Como criar uma convocatória de formação avançada

A convocatória de formação avançada permite registar formações mais completas, com um responsável, envio de email de convocatória, sessões e possibilidade de incluir empresa formadora principal e externa. Se apenas precisa de um registo rápido sem estas opções, utilize a convocatória básica.

Passos para registar a convocatória

1. Aceda a Formação e informação > Convocatórias de formação e clique em Nova avançada.
2. Preencha os campos da convocatória e clique em Guardar.
3. Na aba Cursos, clique em Novo para ligar o curso (ou vários) à convocatória e, se necessário, o seu modelo de questionário de avaliação.
4. Na aba Assistentes, ligue as necessidades de formação à convocatória.
5. Na aba Sessões, crie a sessão ou sessões da convocatória.
6. Na aba Relatórios e anexos > Relatórios, obtenha a lista de assistentes e os certificados de formação.

Nota

No mínimo, deve preencher Título e Responsável para poder guardar o registo.

Cuidado

• Se numa mesma convocatória indicar mais de um curso, só aparecerão as necessidades de formação dos colaboradores a quem se apliquem TODOS os cursos.
• Apenas aparecem as necessidades de formação com estado «Não iniciado». Se espera ver uma necessidade e esta não aparecer, consulte os motivos pelos quais as necessidades de formação não aparecem.
• O número de horas das sessões deve coincidir com o número de horas do curso.

Dica

• Para assinalar a presença dos colaboradores, na aba Sessões pode selecionar a sessão e clicar em Assinalar presença sessão em bloco.
• Também pode aceder ao registo a partir de uma convocatória existente.

Campos do ecrã de detalhe

Campo	Descrição
Código	Texto livre para identificar a convocatória com um código específico.
Título	Texto livre com o título da convocatória.
Bonificada	Caixa que indica que a convocatória foi gerida com bonificação. Ao assinalar, é mostrada a aba Grupos de bonificação. Se estiver assinalada, ao ligar as necessidades de formação, estas aparecerão com a caixa Bonificada assinalada por defeito.
Código de bonificação	Texto livre com um código específico para a bonificação.
Online	Caixa que indica que a convocatória é online. No campo Convocatória online de Configuração > Ligação moodle só aparecem as convocatórias com esta caixa assinalada.
Modelo de questionário de avaliação	Modelo do inquérito de satisfação que os colaboradores irão realizar. Cria-se como modelo de questionário no módulo de Questionários.
Empresa formadora principal	Seletor que indica a empresa formadora principal.
Empresa formadora externa	Seletor que indica a empresa formadora externa.
Formador	Seletor que indica o formador. Embora não seja obrigatório, recomenda-se preenchê-lo porque aparece nos relatórios de Lista de assistentes por convocatória, Lista de assistentes por sessão e Certificado de realização de ação formativa.
Cargo do formador	Texto livre com o cargo do formador. Recomenda-se preenchê-lo porque aparece nos mesmos relatórios que o campo Formador.
Responsável	Seletor que identifica o colaborador que irá gerir a convocatória. Também receberá os avisos SmartStatus relacionados com a convocatória.
Data (das sessões)	Preenchido automaticamente com Desde 31/12/9999 até 01/01/0001 e atualizado ao registar uma sessão.
Local (das sessões)	Preenchido automaticamente ao registar uma sessão.
Estado	Fase em que se encontra a convocatória. Ver comportamento do estado.
Total horas convocatória	Número de horas necessárias para realizar a formação. Preenchido automaticamente ao registar as sessões.
Data de encerramento	Data manual em que a convocatória foi encerrada.
Meios e documentação	Texto livre com a relação de recursos materiais necessários para ministrar a formação. Aparece nos relatórios de Receção de documentação do curso Prevencontrol e Lista de assistentes por sessão.
Observações	Texto livre com observações relevantes.
Etiquetas	Etiquetas para agrupar convocatórias por critérios sem um campo próprio.

Nota

SmartOSH adiciona automaticamente um número à convocatória quando dispõe da data da sessão, com o formato CVF + dois dígitos do ano da sessão + 5 dígitos sequenciais. Por exemplo, uma sessão de 27/02/2022 geraria algo como CVF2200001.

Comportamento do campo «Estado»

O estado da convocatória evolui automaticamente na maioria dos casos:

• Pendente de planear: estado inicial ao criar a convocatória.
• Em curso: aplica-se automaticamente ao registar as sessões e guardar.
• Finalizada / gerida: modifica-se manualmente.

Cuidado

Ao mudar a convocatória para o estado Finalizada / gerida, cria-se automaticamente uma nova necessidade com estado «Não iniciado» para as necessidades de formação que estejam nos estados «Em curso», «Não avaliado», «Suspenso» ou «Não assistiu».

Motivos pelos quais as necessidades de formação não aparecem

Se ao ligar assistentes não aparecem as necessidades de formação que esperava, pode dever-se a:

• A necessidade de formação não foi criada (não foi ligado o curso ao âmbito ou entidade).
• A necessidade ainda não foi gerada: se ligou o curso ao âmbito ou entidade hoje, até ao dia seguinte não se criam as necessidades, salvo se as recalcular com a operação correspondente.
• A necessidade anterior está no estado «Em curso», «Não avaliado», «Suspenso» ou «Não assistiu» e está ligada a uma convocatória que NÃO está no estado «Finalizada / Gerida», pelo que não foi criada a nova necessidade.
• A necessidade anterior está no estado «Concluído» e a sua data de vencimento ainda não expirou.

Ações relacionadas

• Se precisar de corrigir uma presença assinalada incorretamente, consulte Como remover a presença de um colaborador numa convocatória.

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Fonte: DM-SO-23-002 «Como registar convocatórias de formação do tipo avançada», versão 1, 24/01/2023.