Gestão de autorizações de empregado com tipos configuráveis

Visão geral

A funcionalidade de gestão de autorizações de empregado com tipos configuráveis permite administrar de forma estruturada as autorizações associadas a cada empregado, substituindo o modelo anterior baseado em texto livre por um sistema configurável, rastreável e orientado para a geração documental.

Com esta melhoria, o Smart OSH incorpora:

• Um mestre de tipos de autorização configurável.
• A gestão de autorizações individuais por empregado.
• Um ecrã global para consultar e manter autorizações de toda a organização.
• A geração de relatórios vinculados a cada autorização.
• A vinculação documental entre a autorização e a ficha do empregado.
• Suporte para carga massiva através de Excel no mestre de tipos.

Para que serve

Esta funcionalidade destina-se a:

• Estandardizar a gestão de autorizações.
• Controlar a vigência de cada autorização através de datas.
• Permitir múltiplas autorizações do mesmo tipo para um mesmo empregado.
• Gerar documentação usando modelos associados ao tipo de autorização.
• Consultar autorizações transversalmente a partir de uma lista global.
• Manter rastreabilidade documental desde a autorização e desde o empregado.

Tipos de autorização disponíveis

Além dos tipos já existentes, são incorporados novos tipos de autorização para uso no sistema.

Entre os novos tipos contemplados incluem-se:

• Autorização para trabalhos em espaços confinados
• Autorização para trabalhos em altura
• Autorização para manipulação de produtos químicos

Nota

O sistema parte de um conjunto inicial de tipos já existentes e permite criar novos tipos a partir do mestre, sem necessidade de desenvolvimento adicional.

Requisitos e considerações prévias

Antes de utilizar esta funcionalidade, convém ter em conta o seguinte:

• Devem existir tipos de autorização configurados no mestre.
• Para gerar relatórios, o tipo de autorização deve ter um modelo de relatório associado.
• A visibilidade de menus e operações depende das permissões do utilizador.
• A gestão de autorizações realiza-se tanto a partir da ficha do empregado como a partir de um menu global.
• A data fim não pode ser anterior à data início.
• Não é permitido eliminar um tipo de autorização se estiver a ser utilizado por alguma autorização.

Cuidado

Se um utilizador não dispuser de permissões, não verá o menu nem as operações relacionadas com esta funcionalidade.

Mestre de tipos de autorização

O que é

O mestre de tipos de autorização é a configuração base a partir da qual se definem os diferentes modelos de autorização disponíveis na plataforma.

Permite parametrizar:

• O código do tipo.
• O nome da autorização.
• O título da autorização.
• O modelo de relatório associado.
• As condições e observações.
• A descrição da autorização.

Onde se encontra

Rota de menu:

Organização | Configuração | Tipos de autorização

O que se pode fazer

Neste ecrã estão disponíveis operações padrão:

• Novo
• Editar
• Eliminar

Campos do detalhe

Cada tipo de autorização pode incluir os seguintes campos:

• Código: obrigatório e único.
• NomeAutorização: obrigatório.
• TituloAutorizacion
• Modelo de relatório
• Condições e observações
• Descrição da autorização

Como criar um tipo de autorização

1. Aceda a Organização | Configuração | Tipos de autorização.
2. Clique em Novo.
3. Informe o código do tipo.
4. Informe o nome da autorização.
5. Complete, se aplicável, o título, o modelo de relatório, a descrição e as condições e observações.
6. Guarde o registo.

Como editar um tipo existente

1. Aceda à lista de Tipos de autorização.
2. Selecione o registo que deseja modificar.
3. Clique em Editar.
4. Atualize os campos necessários.
5. Guarde as alterações.

Como eliminar um tipo

1. Aceda à lista de Tipos de autorização.
2. Selecione o tipo.
3. Clique em Eliminar.
4. Confirme a operação se o sistema o solicitar.

Cuidado

Não é possível eliminar um tipo de autorização que já esteja associado a autorizações existentes.

Dica

Defina corretamente o modelo, o título e os textos base no mestre para reduzir tarefas manuais ao criar autorizações de empregado.

Gestão de autorizações na ficha do empregado

Alteração principal na ficha

A antiga aba Dados para autorizações passa a denominar-se Autorizações.

A alteração funcional mais importante é que desaparecem os campos de texto livre e são substituídos por uma grid estruturada.

O que mostra a aba Autorizações

A grid de autorizações do empregado inclui estas colunas:

• Código
• Título autorização
• Data início autorização
• Data fim autorização

Operações disponíveis:

• Novo
• Eliminar
• Gerar relatório

Criação ou edição de uma autorização

Ao criar ou editar uma autorização abre-se um formulário com estes campos:

• Tipo de autorização
• Título autorização
• Data início
• Data fim
• Modelo de relatório
• Descrição da autorização
• Condições e observações

Além disso, existe uma aba adicional:

• Relatórios e anexos

Nela pode-se:

• Consultar o relatório gerado.
• Armazenar um ficheiro anexo associado.

Autocompletar a partir do tipo de autorização

Ao selecionar um tipo de autorização, o sistema preenche automaticamente:

• Título autorização
• Modelo de relatório
• Descrição
• Condições e observações

Estes valores são obtidos do mestre de tipos de autorização.

Como criar uma autorização para um empregado

1. Aceda à ficha do empregado.
2. Entre na aba Autorizações.
3. Clique em Novo.
4. Selecione o tipo de autorização.
5. Reveja os campos autocompletados.
6. Informe ou ajuste as datas de início e fim.
7. Complete ou corrija, se aplicável, o título, a descrição, o modelo ou as condições.
8. Guarde o registo.

Como editar uma autorização de empregado

1. Aceda à ficha do empregado.
2. Entre em Autorizações.
3. Abra a autorização que deseja modificar.
4. Realize as alterações necessárias.
5. Guarde.

Como eliminar uma autorização de empregado

1. Aceda à aba Autorizações do empregado.
2. Selecione o registo correspondente.
3. Clique em Eliminar.
4. Confirme a operação.

Como gerar o relatório de uma autorização

1. Aceda à autorização do empregado.
2. Clique em Gerar relatório.
3. O sistema utilizará o modelo associado à autorização.
4. O documento gerado ficará vinculado à autorização e ao empregado.

Nota

Podem ser criadas várias autorizações do mesmo tipo para um mesmo empregado. Não existe restrição por tipo repetido.

Cuidado

Se a autorização não dispuser de modelo associado, a geração do relatório mostrará uma mensagem controlada e não poderá ser concluída.

Gestão global de autorizações

O que é

Além da gestão a partir da ficha do empregado, o Smart OSH incorpora uma vista centralizada para consultar e manter todas as autorizações da organização.

Onde se encontra

Rota de menu:

Organização | Autorizações de empregado

O que mostra a lista global

O ecrã global mostra autorizações de todos os empregados com colunas principais como:

• Código
• Identificação
• Empregado
• Tipo autorização
• Data início autorização
• Data fim autorização

Filtros disponíveis

A grid permite filtrar por:

• Âmbito
• Ativo
• Tipo de empregado
• Cargo

Operações disponíveis

A partir deste ecrã pode-se:

• Novo
• Eliminar
• Gerar relatório

O seu funcionamento é equivalente ao da aba de autorizações do empregado, com a diferença de que aqui a autorização é gerida a partir de uma vista transversal.

Detalhe da autorização global

O ecrã de detalhe contém:

• Os mesmos campos que a autorização de empregado.
• Um campo adicional obrigatório de relação com o empregado.

Como criar uma autorização a partir da lista global

1. Aceda a Organização | Autorizações de empregado.
2. Clique em Novo.
3. Selecione o empregado.
4. Selecione o tipo de autorização.
5. Reveja os campos autocompletados.
6. Informe as datas e os restantes dados necessários.
7. Guarde o registo.

Como localizar autorizações concretas

1. Aceda à lista global.
2. Utilize os filtros disponíveis conforme a sua necessidade.
3. Execute a pesquisa.
4. Reveja os registos resultantes.
5. Aceda ao detalhe ou gere relatórios se aplicável.

Dica

Utilize o ecrã global para localizar rapidamente quais empregados dispõem de uma autorização determinada ou quais têm autorizações dentro de um intervalo de vigência concreto.

Geração de relatórios

Como funciona

Cada autorização pode ter um modelo de relatório associado. Quando se gera o relatório, o sistema usa automaticamente o modelo vinculado ao tipo ou à autorização concreta, conforme a configuração disponível.

Que dados utiliza

O relatório gerado toma os dados de:

• A autorização
• O empregado
• O modelo associado

Vinculação documental

O que acontece ao gerar um relatório

Quando se gera um relatório a partir de uma autorização, o sistema:

• Armazena-o na própria autorização.
• Armazena-o também em relatórios e anexos do empregado.

O que aporta esta vinculação

• Rastreabilidade completa
• Acesso a partir de ambos os contextos
• Conservação documental centralizada

Anexos

Além do relatório gerado, a autorização permite armazenar ficheiros anexos relacionados.

Carga massiva através de Excel

O que permite

O mestre Tipos de autorização é incorporado nos processos de carga massiva por Excel.

Isto permite:

• Inserir novos tipos
• Atualizar tipos existentes
• Validar campos obrigatórios

Objetivo da carga massiva

• Facilitar a parametrização inicial
• Reduzir tarefas manuais repetitivas
• Manter o mestre de forma mais eficiente

Como utilizá-la

1. Descarregue o modelo de carga massiva correspondente.
2. Adicione novos tipos ou modifique os existentes.
3. Verifique que os campos obrigatórios estão informados.
4. Execute a carga no Smart OSH.
5. Reveja o resultado e corrija os possíveis erros de validação.

Cuidado

Se o Excel contiver códigos duplicados ou faltarem campos obrigatórios, o sistema devolverá erros de validação e não completará a carga desses registos.

Regras funcionais chave

Repetição de tipos

• É permitido registar várias autorizações do mesmo tipo para um mesmo empregado.

Vigência

• A vigência da autorização fica delimitada por data de início e data de fim.

Integridade do mestre

• Não se pode guardar um tipo com código duplicado.
• Não se pode eliminar um tipo que já esteja em uso.

Relação obrigatória com empregado

• Na gestão global, não se pode guardar uma autorização sem a associar a um empregado.

Validação de datas

• Não é permitida uma data fim anterior à data início.

Casos de uso habituais

Emitir uma autorização padrão a um empregado

1. Configura-se previamente o tipo de autorização no mestre.
2. Acede-se à ficha do empregado.
3. Cria-se uma nova autorização selecionando esse tipo.
4. O sistema completa automaticamente os textos base e o modelo.
5. Guardam-se as datas.
6. Gera-se o relatório.

Resultado: a autorização fica registada e documentada com rastreabilidade.

Consultar quais empregados têm uma autorização concreta

1. Aceda a Organização | Autorizações de empregado.
2. Filtre pelo tipo de autorização que deseja consultar.
3. Reveja a lista resultante.

Resultado: obtém uma visão global dos empregados e vigência das suas autorizações.

Manter um histórico de renovações

1. Crie uma autorização inicial para o empregado.
2. Quando necessário, crie uma nova autorização do mesmo tipo com novas datas.
3. Conserve ambas no sistema.

Resultado: mantém-se um histórico de autorizações sem sobrescrever registos prévios.

Considerações sobre permissões, auditoria e desempenho

A funcionalidade contempla:

• Controlo de permissões por função
• Auditoria de criação, modificação e eliminação
• Validações homogéneas entre popup e detalhe
• Compatibilidade com a exportação padrão de grids

Nota

Se no seu ambiente observar diferenças em algum campo ou filtro relativamente a esta documentação, prevalecerá a configuração e versão implementada nesse ambiente.

Benefícios principais

Esta funcionalidade aporta:

• Autonomia de configuração
• Estandardização documental
• Controlo histórico
• Gestão estruturada
• Pesquisa transversal
• Escalabilidade futura
• Melhor rastreabilidade e auditoria

Resumo

A gestão de autorizações de empregado com tipos configuráveis transforma a administração de autorizações no Smart OSH para um modelo mais sólido e sustentável.

Permite:

• Configurar tipos a partir de um mestre
• Gerir autorizações a partir do empregado ou de uma vista global
• Gerar e armazenar relatórios
• Associar documentação a cada registo
• Controlar a vigência e manter histórico

Trata-se de uma melhoria chave para organizações que necessitam de um controlo formal, auditável e escalável das autorizações associadas aos seus empregados.

Ref. SO-3423