Planear, atribuir tarefas e duplicar medidas

Atribuir o responsável pela implementação

1. Aceda ao ecrã de detalhe da medida e abra o separador Responsável pela implementação.
2. Selecione o cargo e procure o nome da pessoa responsável.
3. Clique em Guardar.

Dica

• Pode preencher Cargo de implementação e Responsável pela implementação, ou apenas Responsável pela implementação.
• Se selecionar um cargo, aparecerá automaticamente a pessoa configurada para ele no módulo Organização.
• Se num mesmo cargo houver vários colaboradores, pode escolher o que corresponda.

Reatribuir o responsável

Tem duas opções:

A partir de qualquer separador “Medidas”:

1. Entre no ecrã de detalhe do registo pai.
2. No separador Medidas, selecione os registos e abra Operações > Reatribuir responsável.

A partir do ecrã de lista “Medidas” do módulo “Riscos”:

1. Aceda a Riscos > Medidas e selecione os registos.
2. Abra Operações > Reatribuir responsável.

Em ambos os casos:

3. Marque Reatribuir a mim, Alterar cargo ou Alterar colaborador e escolha o novo responsável.
4. Clique em Aceitar.

Cuidado

• O responsável não é alterado se a medida tiver estado de implementação Fechado ou Anulado.
• Se o novo responsável não tiver permissões de utilizador para gerir medidas, aparecerá uma notificação.

Atribuir e gerir observadores numa medida

Atribuir observadores

1. Aceda a Riscos > Medidas e entre no registo.
2. Abra o separador Observadores e clique em Ligar.
3. Selecione os trabalhadores e clique em Aceitar.
4. Guarde as alterações.

Alterar observadores em bloco

1. Aceda a Riscos > Medidas e selecione os registos com observadores atribuídos.
2. Abra Operações > Reatribuir observador.
3. Selecione os observadores a alterar, procure o novo e clique em Aceitar.

Eliminar observadores em bloco

1. Selecione os registos e abra Operações > Eliminar observadores em bloco.
2. Selecione os observadores e clique em Aceitar.

Como planear a implementação das medidas

Para que as medidas apareçam nos relatórios de Planeamento da atividade preventiva e Acompanhamento da atividade preventiva é necessário indicar uma Data fim planeada.

1. Aceda ao ecrã de detalhe da medida.
2. Abra o separador Planeamento e preencha:
   • Data início: dia de registo da medida.
   • Data de vencimento: data máxima recomendada para fechar a medida. Se estiver associada a um fator de risco, preenche-se automaticamente com a avaliação do risco e a data de início.
   • Data fim planeada: data prevista de encerramento. Recomenda-se que seja anterior ou coincida com a de vencimento.
   • Data de finalização: data real de encerramento.

Consequências de fechar a medida

• A data de finalização é preenchida com o dia atual na medida e nas suas tarefas (respeitando tarefas já fechadas).
• O fator de risco, não conformidade, oportunidade ou objetivo associado passa a Pendente de encerramento (se a medida for única ou a última a fechar).
• É notificada a alteração aos responsáveis.
• Se estiver ativo o circuito de verificação, o estado passa a Pendente de verificação da eficácia.

Cuidado

Se estiver ativo o circuito de aprovação, não poderá fechar a medida até que o seu estado de aprovação seja Aprovado.

Replanear as datas de uma medida

1. Aceda a Riscos > Medidas e selecione os registos.
2. Abra Operações > Alterar datas.
3. Marque a caixa Alterar data… que corresponda, selecione a data desejada e clique em Aceitar.
4. (Opcional) Para que a data fim planeada coincida com a de vencimento, marque Alterar data fim planeada e Copiar data de vencimento para data fim planeada.

Nota

• A data de aprovação ou rejeição só muda em medidas com circuito de aprovação ativo e estado de implementação Não iniciado.
• A data de verificação da eficácia só muda em medidas com circuito ativo e estado Fechado.
• A data fim planeada é apagada se estava preenchida.
• As alterações são notificadas aos responsáveis.

Criar medidas periódicas

Útil para ações recorrentes (por exemplo, simulacros de emergência).

1. Aceda ao ecrã de detalhe da medida.
2. Marque Medida periódica.
3. No separador Planeamento, indique a Periodicidade para a geração e o Intervalo (dias, meses, anos).
4. Clique em Guardar.

Dica

Por exemplo, para que uma medida seja gerada anualmente, indique periodicidade 1 e intervalo Anos.

Nota

Uma vez criada a nova medida periódica, esta não se atualiza se a medida anterior for modificada.

Gerir e associar tarefas a uma medida

1. Aceda ao registo da medida e verifique que Medida que NÃO gera tarefas está desmarcado.
2. Abra o separador Tarefas e clique em Novo ou Editar.
3. Preencha os campos necessários no ecrã de detalhe da tarefa.
4. Clique em Guardar.

Nota

• Se Medida que NÃO gera tarefas estiver desmarcado, é criada automaticamente uma tarefa com o mesmo título da medida ao criá-la. A tarefa herda título, data de início, data de vencimento e âmbito.
• As tarefas que adicionar partilham o âmbito da medida.
• A data de início da tarefa não poderá ser superior à data de vencimento da medida.
• Cada tarefa pode ter responsáveis diferentes.

Gerir o progresso

1. Aceda ao registo da tarefa e dirija-se ao campo % Cumprimento.
2. Indique uma percentagem no menu suspenso.

Cuidado

Ao preencher a Data de finalização da tarefa, alterar o estado para Fechado ou colocar o % de cumprimento a 100 %:

• A data de finalização é preenchida com o dia atual na medida e nas suas tarefas.
• O estado da tarefa passa a Fechado e o % a 100 %.
• A medida passa a Pendente de verificação (se a tarefa for única ou a última a fechar).
• É notificada a alteração aos responsáveis.

Dica

Se uma medida não tiver tarefas, o seu grau de progresso será de 100 % quando estiver Fechada.

Como copiar uma medida

1. Aceda a Riscos > Medidas e selecione o registo.
2. Clique em Duplicar.
3. Modifique e preencha a informação da nova medida.

Cuidado

• Não é possível duplicar vários registos ao mesmo tempo.
• Por defeito duplica-se toda a informação associada (incluindo a tarefa associada se Medida que NÃO gera tarefas não estiver marcada).
• A nova medida duplicada não aparecerá associada a nenhum fator de risco.