Como entregar EPIs aos colaboradores

A entrega de EPIs é o momento em que a necessidade passa ao estado «Entregue» e é gerado automaticamente o comprovativo para a assinatura do colaborador. O Smart OSH oferece quatro formas distintas de o fazer, consoante se entrega em bloco ou de forma individual.

Comportamento comum na entrega

Independentemente do método escolhido, ao guardar a entrega ocorre o seguinte de forma automática:

• O estado da necessidade de EPI muda para «Entregue».
• É gerado o relatório Comprovativo de entrega de EPI ou Comprovativo de entrega de EPI (tabela) (consoante o selecionado em Definições).
• No separador Envios é gerado um envio diferido do comprovativo para o colaborador assinar.
• Os campos Existências tamanho e Movimento de Detalhe da entrega são calculados e preenchidos automaticamente.
• Os campos Marca e Modelo são preenchidos automaticamente se estiverem indicados no ecrã de detalhe do EPI.
• Os campos Data prevista de revisão / manutenção e Colaborador previsto para realizar a revisão / manutenção são preenchidos automaticamente se no tipo de EPI tiver sido definida a periodicidade e o responsável correspondentes.

Entrega em bloco (mesmo EPI e tamanho)

Útil para entregar o mesmo EPI e o mesmo tamanho a vários colaboradores na mesma data.

1. Aceda ao ecrã de lista de Necessidades de EPI.
2. Selecione as necessidades que partilhem o mesmo tipo de EPI.
3. Clique em Operações > Entrega em bloco (mesmo EPI e tamanho).
4. Preencha EPI, Tamanho e Data de entrega.
5. Clique em Aceitar.

Dica

Se o tipo de EPI tiver definido um único EPI e um único tamanho, os campos EPI e Tamanho são preenchidos automaticamente.

Entrega em bloco (com EPI e tamanho informado)

Útil quando as necessidades já têm o campo «EPI-Tamanho» preenchido (por exemplo, em segundas entregas) e pretende registar a data de entrega para vários colaboradores em bloco.

1. Aceda ao ecrã de lista de Necessidades de EPI.
2. Selecione as necessidades com o campo EPI-Tamanho já preenchido.
3. Clique em Operações > Entrega em bloco (com EPI e tamanho informado).
4. Preencha a Data de entrega e clique em Aceitar.

Entrega a partir do ecrã de detalhe da necessidade

Útil para entregas individuais ou quando necessita preencher campos específicos como o número de série.

1. Aceda ao ecrã de lista de Necessidades de EPI e entre na necessidade.
2. Altere o campo Estado da necessidade para «Entregue».
3. No separador Detalhe da entrega, selecione o EPI-Tamanho e, se aplicável, preencha o Nº de série.
4. Clique em Guardar.

Dica

• Em segundas entregas ou posteriores, o campo EPI-Tamanho é preenchido automaticamente.
• O Nº de série não é obrigatório, mas é recomendável preenchê-lo: aparece no relatório Comprovativo de entrega de EPIs por colaborador.
• Se preencher a Data de validade do EPI, essa data será aplicada automaticamente como Data de renovação no ecrã de detalhe da necessidade.

Variante: preencher a data de entrega antes do estado

Como alternativa à alteração manual do estado:

1. Entre na necessidade.
2. No separador Detalhe da entrega, selecione EPI-Tamanho, preencha a Data de entrega e, se aplicável, o Nº de série.
3. Clique em Guardar.

Ao guardar, o estado da necessidade muda automaticamente para «Entregue».

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Fonte: M-SO-20-19-01 «Manual de uso EPIS», versão 1, 21/12/2020.