Configurar as responsabilidades de gestão

Smart OSH permite configurar três responsabilidades distintas que determinam a quais colaboradores são notificadas ou atribuídas a gestão dos acidentes/incidentes. Cada uma controla um email diferente:

• Informação notificação acidentes/incidentes: colaboradores que recebem um email informativo quando é criada uma nova notificação.
• Responsabilidade gestão notificação acidentes/incidentes: colaboradores que recebem o email e atuam como responsáveis pela gestão da notificação.
• Participação investigação acidentes/incidentes: colaboradores que devem participar na investigação uma vez criada.

Configurar uma responsabilidade

1. Acede a Organização → Resp. e cargos → Responsabilidades.
2. Entra na responsabilidade que se aplica (de entre as três anteriores).
3. Acede ao separador Pessoas e clica em Novo.
4. Em Pessoa, procura e seleciona o colaborador que receberá o email.
5. Seleciona o âmbito em que a responsabilidade terá validade.
6. Clica em Aceitar e depois em Guardar.

Cuidado

A atribuição do âmbito é restritiva:

• Se a pessoa tem a responsabilidade atribuída apenas por Empresa, receberá todas as notificações dirigidas a essa empresa.
• Se for atribuída por Empresa + Centro, apenas receberá as notificações dirigidas a esse centro e a essa empresa, e não as dirigidas unicamente à empresa.

Emails que recebem os colaboradores

Email de informação da notificação

• Assunto: Notificação Acidente/Incidente NAC-AA-NNNNN.
• Corpo: informação completa da notificação criada.
• As secções Descrição trabalho pessoa afetada, Causas propostas e Medidas propostas só são mostradas se estiverem preenchidas.
• É enviado o mesmo email independentemente do tipo (Acidente com baixa, sem baixa ou Incidente).

Email de responsabilidade de gestão da notificação

• Assunto: Notificação Acidente/Incidente NAC-AA-NNNNN.
• Corpo: idêntico ao anterior; o único elemento que muda é a frase que aparece antes do link de acesso ao Smart OSH.
• As secções Descrição trabalho pessoa afetada, Causas propostas e Medidas propostas só são mostradas se estiverem preenchidas.

Email de participação na investigação

• Assunto: Investigação Acidente/Incidente IAC-AA-NNNNN.
• Corpo: informação da investigação.
• A secção Descrição trabalho pessoa afetada só é mostrada se estiver preenchida.
• É enviado o mesmo email independentemente do tipo de acidente.

Nota

Codificação dos registos:

• Em NAC-AA-NNNNN e IAC-AA-NNNNN, AA são os dois últimos dígitos do ano e NNNNN o número sequencial do registo gerado.

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Fonte: M-SO-20-09-01 «Manual de uso – Accidentes», versão 1.