Como registar um pedido de EPI

Uma solicitação de EPI é o pedido de um novo equipamento (por desgaste, perda, troca de tamanho, etc.) quando já existe uma necessidade anterior completada. O Smart OSH oferece quatro vias para registar a solicitação e um único fluxo para a gerir posteriormente.

Comportamento comum ao solicitar

Independentemente do canal utilizado, ao registar a solicitação ocorre o seguinte de forma automática:

• A necessidade de EPI anterior passa de «Completado» para «Fechado» e a Data de fecho é preenchida com a data do dia.
• São desativados os controlos de datas de revisão, manutenção e renovação da necessidade fechada.
• Deixam de ser gerados os SmartStatus dos responsáveis pela revisão, manutenção e entrega para essa necessidade.
• Cria-se uma nova necessidade de EPI com estado «Não iniciado» e um aviso SmartStatus ao colaborador previsto para realizar a entrega.

Nota

Em todas as vias de solicitação, aparecem apenas os tipos de EPI que já foram entregues e assinados pelo menos uma vez, ou seja, os que têm pelo menos uma necessidade em estado «Completado».

Solicitação a partir do SmartOSH

Qualquer utilizador com acesso ao SmartOSH e os papéis pertinentes pode registar uma solicitação:

1. Acede ao ecrã de lista de Necessidades de EPI.
2. Seleciona uma necessidade em estado «Completado».
3. Clica em Operações > Registar solicitação de EPI.
4. Se for o caso, altera a Data da solicitação, preenche o Motivo da solicitação e, se necessário, o Tamanho solicitado e as Observações da solicitação.
5. Clica em Aceitar.

Nota

A operação Registar solicitação de EPI só é ativada ao selecionar uma necessidade em estado «Completado».

Solicitação a partir da URL

Qualquer utilizador com acesso ao SmartOSH e os papéis pertinentes a quem seja fornecida a URL pode solicitar um EPI sem entrar no backoffice:

1. Acede à URL de solicitação de EPI fornecida pelo administrador.
2. Seleciona o Tipo de EPI e o Motivo da solicitação.
3. Se o tamanho que precisa for diferente do que aparece como «Tamanho entregue», preenche o campo Tamanho.
4. Se desejar, preenche Observações.
5. Clica em Enviar.

Solicitação a partir da App

Qualquer utilizador com acesso à App e os papéis pertinentes pode solicitar:

1. Inicia sessão na App com o teu nome de utilizador e palavra-passe.
2. Entra na secção Solicitação de EPI.
3. Seleciona o Tipo de EPI e preenche o Motivo da solicitação.
4. Se precisares, preenche Tamanho e Observações.
5. Clica em Enviar.

Dica

Para que o botão Enviar seja ativado deves preencher pelo menos os campos obrigatórios Tipo de EPI e Motivo.

Solicitação a partir do Visor app

Para utilizadores que acedem ao SmartOSH a partir da web mas não podem ou não querem instalar a App:

1. Acede ao SmartOSH com o teu utilizador e palavra-passe.
2. Entra na secção Visor app a partir do ecrã inicial.
3. Entra em Solicitação de EPI.
4. Seleciona o Tipo de EPI e preenche o Motivo.
5. Se precisares, preenche Tamanho e Observações.
6. Clica em Enviar.

Como gerir uma solicitação recebida

Quando uma solicitação é registada, o responsável previsto pela entrega recebe um aviso SmartStatus com a informação básica.

A partir desse momento, esse responsável — ou qualquer utilizador com acesso ao Smart OSH e os papéis pertinentes — pode gerir a entrega seguindo o fluxo descrito em Como entregar EPIs aos colaboradores.

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Fonte: M-SO-20-19-01 «Manual de uso EPIS», versão 1, 21/12/2020.