Como assinar o comprovativo de entrega de EPI

Uma vez entregue o EPI, a necessidade fica no estado «Entregue» e é gerado automaticamente o comprovativo. Para que a necessidade passe a «Concluída» é necessário que o empregado assine o comprovativo. O Smart OSH oferece quatro formas de o fazer.

Quem pode assinar

Cuidado

Só podem assinar o comprovativo de entrega:

• O empregado que recebe o EPI.
• O Supervisor PRL do empregado (desde que esteja corretamente configurado).
• O empregado previsto para realizar a entrega do EPI.

A operação Assinar comprovativo de entrega só é ativada ao selecionar necessidades no estado «Entregue» e quando o utilizador conectado coincide com alguma destas três figuras.

Comportamento comum ao assinar

Independentemente do método, ao assinar acontece o seguinte automaticamente:

• O estado da necessidade muda para «Concluída».
• É inserida a assinatura do empregado no relatório.
• No separador Envios da necessidade, o estado do envio muda para «Aceite».
• Se o envio diferido do comprovativo ainda não tivesse ocorrido, é cancelado.

Assinar a partir do ecrã de lista de Necessidades de EPI

Útil para assinar uma ou várias necessidades do mesmo empregado numa só sessão.

1. Aceda ao ecrã de lista de Necessidades de EPI.
2. Selecione uma ou várias necessidades no estado «Entregue» que partilhem o mesmo empregado.
3. Clique em Operações > Assinar comprovativo de entrega.
4. Faça com que o empregado assine e clique em Assinar.
5. Feche o pop-up de assinatura.

Assinar a partir do ecrã de detalhe da necessidade

Útil para assinaturas individuais.

1. Aceda ao ecrã de lista de Necessidades de EPI e entre na necessidade.
2. Clique em Operações > Assinar comprovativo de entrega.
3. Faça com que o empregado assine e clique em Assinar.
4. Feche o pop-up de assinatura.

Assinar a partir do correio eletrónico

Ao entregar um EPI, o sistema gera um envio diferido do comprovativo para o empregado ou para o seu supervisor PRL para que o assine por correio eletrónico.

1. O empregado (ou o seu Supervisor PRL) clica em Ver documento no correio recebido.
2. Clica em Aceitar e assinar.
3. Realiza a sua rubrica e clica em Assinar.
4. Fecha a janela.

Cuidado

O comprovativo é enviado de forma diferida, não imediatamente. Se precisar que o empregado o receba no momento, execute a operação Forçar envio diferido agora a partir do ecrã de lista de Necessidades de EPI.

Assinar manualmente em papel

Quando não é viável assinar digitalmente, pode imprimir o comprovativo, recolher a assinatura manuscrita e registar o recibo.

Opção A: descarregar o relatório da própria necessidade

1. No ecrã de detalhe da necessidade, clique no ícone Descarregar do separador Relatórios.
2. Imprima o relatório e, uma vez assinado pelo empregado, digitalize-o.
3. No ecrã de lista de Necessidades de EPI, selecione a necessidade e clique em Operações > Registar recibo do comprovativo de entrega.

Opção B: gerar comprovativos em branco para várias necessidades

1. No ecrã de lista de Necessidades de EPI, selecione uma ou várias necessidades no estado «Não iniciado» e/ou «Entregue».
2. Clique em Operações > Gerar e enviar para o meu email comprovativos de entrega (em branco).
3. No correio recebido, clique no link do Documento anexo e imprima os relatórios.
4. Uma vez assinados pelos empregados, digitalize-os.
5. Selecione a necessidade correspondente no ecrã de lista e clique em Operações > Registar recibo do comprovativo de entrega.

Nota

Ao registar o recibo, automaticamente:

• O estado da necessidade muda para «Concluída».
• É inserido o novo comprovativo (digitalizado) no relatório.
• No separador Envios, o estado muda para «Aceite».

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Fonte: M-SO-20-19-01 «Manual de uso EPIS», versão 1, 21/12/2020.