CAE como empresa externa

Guia operacional para responsáveis CAE de empresa externa em Smartosh. Resume o manual oficial; não substitui todos os pormenores nem filtros avançados.

Objetivo

Gerir num único local a coordenação de atividades empresariais (CAE): dados da tua empresa, empregados e veículos/máquinas, atribuição a coordenações, troca de documentação (solicitada, pendente de validar, caducidades) e notificações CAE perante a empresa principal.

Primeiro acesso

1. Receberás um email de boas-vindas com a URL, o utilizador e um link para alterar a palavra-passe.
2. Cria a palavra-passe nesse link (o sistema confirmará a alteração).
3. Entra por Acesso a SmartOSH e inicia sessão com utilizador e palavra-passe.

Painel CAE (acessos rápidos)

No menu superior, o Painel CAE concentra o habitual:

Acesso	Para que serve
Documentos pendentes de aceitar ou rever	Rever e, se for o caso, aceitar e assinar como responsável CAE. O número sob o título indica pendentes.
Documentos solicitados	Documentos que a subcontrata pediu; aqui anexas ficheiros.
Todos os documentos	Ver documentação já aceite e o resto se alterares filtros (ex. estado).
Empresas externas	Rever dados da tua empresa e registar empregados para os atribuir a coordenações.
Coordenações	Consulta (sem editar cabeçalho): participantes, estado documental, Notificações CAE para a empresa principal.
Subcontratas	Ver empresas subcontratadas que dependem da tua organização.
Manual CAE	Link para o manual completo em documento.
Notificações CAE	Ver e responder avisos com a empresa principal.

Controlo de acessos (desde Início): verificar o estado da documentação dos trabalhadores de empresas externas; o empregado é critério obrigatório de pesquisa.

Rotas alternativas

Muitas ecrãs repetem-se desde o módulo CAE (por exemplo CAE → Empresas externas em vez de Painel CAE).

1. Rever ou editar dados da tua empresa

1. Painel CAE → Empresas externas (ou CAE → Empresas externas).
2. Clica nos três pontos junto ao nome da tua empresa e abre o detalhe.
3. Verifica ou corrige dados; se alterares algo, usa Guardar e fechar.

Para registar empresas subcontratadas deves coordenar com o administrador CAE da empresa principal (não é um registo livre daqui).

2. Empregados: registo, dados opcionais e baixa

1. Mesma rota até ao detalhe de Empresa externa.
2. Separador Empregados → Novo.
3. Preenche pelo menos Nome, Apelido 1 e Identificação (DNI/NIE, etc.); confirma com Aceitar e Guardar no ecrã anterior. Os obrigatórios estão marcados com asterisco.
4. Trabalhadores independentes: marca Autónomo se não forem quadro; convém preencher NASS quando aplicável.
5. Datas de entrada/saída na empresa externa: abre o empregado, completa o pop-up e Aceitar + Guardar (ainda não implica estar atribuído a uma coordenação).

Cuidado

Não dês baixa ao utilizador responsável com que entras na plataforma: o utilizador fica desativado e perde o acesso.

Baixa de empregado: no separador Empregados, seleciona → Dar baixa a empregados (data proposta editável). Isso desatribui o empregado de todas as coordenações e inativa as necessidades de documento ligadas a ele. Só podes dar baixa em coordenações onde sejas responsável.

Reativar um empregado inativo: separador Empregados → Ligar → procurar pessoa → Aceitar → verificar datas → Guardar. Depois deves voltar a atribuir às coordenações correspondentes.

3. Atribuir ou remover empregados de uma coordenação

Sem sair de Empresa externa | Empregados:

• Atribuir: seleciona o empregado → Atribuir/Desatribuir → Atribuir a coordenações → marca coordenações → Aceitar → Guardar em empresa externa.
• Desatribuir: mesmo menu → Desatribuir de coordenações → marcar → Aceitar → Guardar e fechar em empresa externa.

Quando os empregados ficarem associados, começarão a gerar-se solicitações de documentação conforme a configuração da coordenação.

4. Veículos e máquinas

1. Empresa externa → separador Veículos/máquinas → Novo.
2. Mínimo: Tipo e Matrícula/Nº de série; Aceitar e Guardar. Se faltar um tipo no catálogo, contacta a empresa principal.
3. Atribuir/desatribuir de coordenações: igual que com empregados, desde Atribuir/Desatribuir nesse separador.
4. Para eliminar a ligação do veículo com a tua empresa externa: seleciona linha → Eliminar (segundo manual).

5. Documentação: pendentes, solicitados e estados

Pendente de aceitar ou rever

Painel CAE → Documentos pendentes… → sobre a linha, Validar o documento (ou Operações → Ir para a página de validação). Descarrega o ficheiro, revê e Aceitar e Assinar se for caso disso. Se fores validador, poderás indicar caducidade e expedição. A assinatura digital pode fazer-se num quadro com o rato se o fluxo o exigir.

Se o item não aparecer com borda azul, o responsável do documento pode ser outra empresa externa.

Documentos solicitados

Painel CAE → Documentos solicitados → Carregar o documento ou Operações → Anexar documentos. Escolhes ficheiro, Data de expedição e Aceitar. Só um ficheiro por pedido: se forem vários, combina-os ou comprime-os num zip. A data de caducidade indicada condiciona a resolicitação automática; costuma haver avisos 14 e 7 dias antes.

Modelo: se aplicável, descarrega o modelo (plataforma ou email), preenche, virtualiza e carrega com Anexar documento.

Todos os documentos

Por defeito verás Aceite; amplia com o filtro Documento para outros estados.

Estados úteis (resumo): Solicitado (anexar ou reenvio após rejeição), Pendente de aceitar/rever, Aceite, Rejeitado, Anulado/Não aplica. Se te rejeitarem, receberás email ao responsável CAE com motivo.

Caducidade e troca de anexo

• A ponto de caducar: avisos prévios; após caducar, chegará uma nova solicitação para carregar o documento renovado. Entretanto o documento anterior pode continuar considerado aceite segundo regras do fluxo (ver manual).
• Trocar anexo só se o estado continuar Pendente de aceitar/rever no destino: Painel CAE → Todos os documentos → filtros segundo manual → Operações → Trocar o ficheiro anexo atual.

Documento «Não aplica»

Desde Carregar o documento, opção Não aplica: motivo e confirmar. Passa a validação da empresa principal; se rejeitarem, volta a solicitar. Se validares tu um documento recebido e não aplica, o manual prevê fluxo Não aplica desde a validação até deixar a necessidade em Anulado/Não aplica.

6. Descarregamento massivo

CAE → Documentos: seleciona registos → Operações → Descarregar os documentos em bloco (ativos, inativos ou ambos; no zip os ativos podem ir marcados com (A) segundo o manual).

7. Filtros e listagens (ideia geral)

Em Documentos, Coordenações, Empresas externas, etc. há filtros superiores (estado, caducidade, classe, tipo de coordenação…). Podes afinar com Seletor de colunas (clique direito em cabeçalhos) e filtro por funil em colunas, ou pesquisador de texto. Os filtros de cabeçalho são de uma opção cada; podes combinar vários filtros diferentes.

8. Subcontratas

Se trabalha uma subcontrata sob a tua responsabilidade, a empresa principal deve registar o acesso após receber NIF, razão social e dados do responsável CAE (nome, DNI, email). Em Painel CAE → Subcontratas vês a lista. Para ver documentos de subcontrata em listagens, adiciona a coluna Subcontrata (seletor de colunas).

9. Notificações CAE

• Listagem: Painel CAE → Notificações CAE (o número indica não lidas).
• Criar: Painel CAE → Coordenações → abre a coordenação → separador Notificações CAE → Novo → preenche obrigatórios (*).
• Enviar: na listagem de notificações, seleciona → Operações → Enviar notificação (só se não estiver marcado Notificação enviada; para reenviar, desmarca Enviado segundo manual). A resposta da empresa principal aparece na coluna Resposta.

10. Consultar documentação de um empregado

Início → Controlo de acessos → critérios (o empregado é obrigatório) → Procurar documentos. Os responsáveis externos e adicionais veem conforme alcance a sua empresa e subcontratas (detalhe no manual).

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*Fonte: M-SO-21-09 «Manual de uso CAE para empresa externa», versão 17.1, 19/05/2025.