Gerir uma participação

Uma vez criada uma participação, os responsáveis designados recebem um email com a informação básica. A partir desse momento podes revê-la, completar informação, alterar o seu estado e responder ao notificante.

Informação disponível no ecrã detalhe

Na parte superior são mostrados os campos de Categoria, Título, Data, Descrição, Descrição da localização, Observações e melhorias propostas, Responsável, Estado, Data de aprovação e Data de encerramento.

Através das várias abas podes consultar e enriquecer a informação:

• Âmbito: âmbito ao qual pertence a participação.
• Respostas: registo de respostas ao notificante.
• Anexos: anexos manuais e os gerados com o relatório de participação.
• Responsáveis: responsáveis atribuídos automaticamente; podes adicionar outros.
• Dados do notificante: dados básicos de quem registou a participação.
• Fatores de risco: criar ou ligar um fator de risco existente.
• Relatórios: ver o relatório da participação ou ligar outros do âmbito.
• Não conformidades / Oportunidades: criar ou ligar registos existentes do âmbito.
• Reuniões: ligar a participação a uma reunião/conversa.
• SmartStatus: avisos gerados automaticamente para esta participação.

Atribuir o responsável

O campo Responsável deve ser preenchido manualmente e só permite selecionar pessoas que estejam ligadas na aba Responsáveis.

Nota

Embora a aba Responsáveis seja preenchida automaticamente, o campo Responsável do ecrã detalhe não: pode haver mais do que um responsável para o mesmo âmbito e deves escolher explicitamente quem se ocupa da gestão.

Alterar o estado

Por defeito, ao criar a participação, o estado é Pendente de rever. Podes alterá-lo manualmente entre os seguintes valores:

• Pendente de rever: estado por defeito. Ainda não foi realizada nenhuma ação.
• Em curso: a participação está a ser gerida.
• Aprovada: a participação está aprovada.
• Anulada: a participação foi rejeitada.
• Encerrado: a participação já foi gerida.

Enviar resposta ao notificante

1. Acede à participação à qual queres responder.
2. Entra na aba Respostas e clica em Novo.
3. Preenche a secção Resposta e indica a Data de envio.
4. Clica em Aceitar e depois em Guardar.
5. Clica em Operações → Enviar resposta ao notificante.

Nota

O notificante recebe o email instantaneamente. A data que aparece nesse email é a data de envio da participação, não a data de envio da resposta.

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Fonte: M-SO-20-12-01 «Manual de uso – Liderança e participação dos colaboradores», versão 1, 08/09/2020.