Convocatórias, atas e lembretes

Smart OSH permite gerir todos os comunicados associados a uma reunião ou palestra: a convocatória, os lembretes automáticos e o envio da ata.

Enviar a convocatória de reunião/palestra

1. Acede a Liderança e participação dos colaboradores → Reuniões e palestras.
2. Seleciona a reunião e clica em Operações → Enviar convocatória de reunião/palestra agora.

Dica

Esta operação também está disponível a partir do interior da própria reunião/palestra.

Nota

• Se algum participante não tiver email, o programa informa-te.
• Os participantes não integrados na empresa (registados livremente) também recebem o email.
• O email é enviado no mesmo momento em que a operação é executada.
• Mesmo que não sejam preenchidos Descrição, Local ou Ordem do dia, esses campos aparecem no conteúdo do email (em branco se não houver dados).
• Os anexos adicionados à reunião não são enviados neste email de convocatória.
• Os participantes registados livremente recebem o mesmo email que os restantes, mas sem a secção de acesso ao Smart OSH.

Avisos do programa ao enviar a convocatória

Ao executar a operação, o programa pode mostrar-te:

• Alterações guardadas corretamente: as alterações pendentes foram guardadas automaticamente.
• Convocatória enviada: a convocatória foi enviada corretamente aos participantes.
• Convocatória não enviada: um ou vários participantes não têm email preenchido e não receberam a convocatória.

Enviar os emails da ata de reunião/palestra

1. Acede a Liderança e participação dos colaboradores → Reuniões e palestras.
2. Seleciona a reunião e clica em Operações → Enviar todos os emails da ata de reunião/palestra agora.

Dica

Esta operação também está disponível a partir do interior da própria reunião/palestra.

Nota

• Se algum participante não tiver email, o programa informa-te.
• Os participantes não integrados na empresa também recebem o email.
• O email é enviado no mesmo momento em que a operação é executada.
• Só recebem os participantes que tenham assistido à reunião.
• Os anexos adicionados à reunião sim são incluídos neste email.
• Os participantes registados livremente recebem o email sem a secção «Documentos para assinar»: em vez disso recebem um link para a ata dentro da secção Documentos anexos.

Avisos do programa ao enviar a ata

• Alterações guardadas corretamente: as alterações pendentes foram guardadas automaticamente.
• Ata enviada: os emails da ata foram enviados corretamente aos participantes.
• Ata não enviada: um ou vários participantes não têm email preenchido e não receberam a ata.

Configurar o email de lembrete automático

O email de lembrete é enviado automaticamente sem necessidade de executar qualquer operação, desde que tenha sido configurada a antecedência.

1. Acede a Liderança e participação dos colaboradores → Reuniões e palestras.
2. Entra na reunião e abre o separador Opções de configuração.
3. Indica o número de horas em Antecedência do lembrete (em horas).
4. Clica em Guardar.

Nota

Exemplo: se a reunião for às 09:00 e configurares uma antecedência de 24 horas, o programa enviará um lembrete 24 h antes (09:00 do dia anterior) e outro 12 h antes (21:00). Se a reunião for numa segunda-feira, o lembrete será enviado no domingo.

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Fonte: M-SO-20-12-01 «Manual de uso – Liderança e participação dos colaboradores», versão 1, 08/09/2020.