Como gerar o planeamento e o acompanhamento da atividade preventiva

Smart OSH permite gerar dois relatórios complementares: o Planeamento da atividade preventiva e o Acompanhamento da atividade preventiva. Ambos podem ser gerados a partir do módulo Riscos ou de Organização, partilham as mesmas opções de configuração e seguem as mesmas condições para mostrar as medidas.

Conteúdo dos relatórios

Tanto o relatório de planeamento como o de acompanhamento seguem a mesma estrutura:

1. Capa e índice.
2. Introdução com um resumo do conteúdo e dos âmbitos a que se aplica.
3. Detalhe por âmbito e por fatores de risco:
   • O relatório de Planeamento mostra as medidas planeadas.
   • O relatório de Acompanhamento mostra o acompanhamento dessas mesmas medidas.

Dica

Disponibilizam-se também as versões (tabela) de ambos os relatórios (Planeamento da atividade preventiva (tabela) e Acompanhamento da atividade preventiva (tabela)), com um formato mais compacto.

Gerar o relatório a partir de Riscos

1. Aceda a Riscos → Fatores de risco e clique em Gerar relatório.
2. Selecione o âmbito para o qual pretende gerar o relatório.
3. Em Modelo de relatório, escolha Planeamento da atividade preventiva ou Acompanhamento da atividade preventiva.
4. Configure o restante das opções (ver Opções disponíveis).
5. Clique em Aceitar.

Cuidado

É obrigatório selecionar um dos âmbitos Empresa, Atividade ou Equipamento/Instalação. Se quiser um relatório mais específico, pode adicionar também Centro, Secção ou Posto.

Nota

O relatório demora alguns minutos a ser gerado, dependendo do volume de dados. Uma vez pronto, poderá consultá-lo a partir de:

• Os separadores Relatórios e Anexos do nível organizativo a partir do qual o gerou.
• O módulo Documentação → Relatórios / Anexos.

Gerar o relatório a partir de Organização

1. Aceda a Organização → Empresas, escolha um registo e clique em Gerar relatório.
2. Em Modelo de relatório, selecione Planeamento da atividade preventiva ou Acompanhamento da atividade preventiva.
3. Configure o restante das opções (ver Opções disponíveis).
4. Clique em Aceitar.

Dica

A opção Gerar relatório está também disponível nas páginas de listagem e detalhe de Centros, Secções e Postos.

Opções disponíveis ao gerar o relatório

Estas opções aparecem tanto ao gerar o relatório a partir de Riscos como de Organização:

Opção	Descrição
Incluir âmbitos superiores	Inclui no relatório os dados dos níveis organizativos superiores ao selecionado. Por exemplo, se escolher Secção, também aparecerão Empresa e Centro.
Incluir âmbitos inferiores	Inclui os níveis organizativos inferiores ao selecionado. Por exemplo, se escolher Secção, também aparecerão os Postos.
Incluir apenas medidas com «Data fim planeada»	Filtra quais medidas aparecem no relatório. Ver Condições para que as medidas apareçam.
Desde data / Até data	Define o intervalo de datas do relatório. Só aparecem medidas cuja data fim planeada esteja dentro do intervalo.
Notificar-me por email quando o relatório estiver gerado	Envia um email ao utilizador que executa a ação quando o relatório estiver gerado.
Assinar o relatório digitalmente	Permite que o relatório seja assinado pelas pessoas indicadas em Assinaturas e distribuição → Assinaturas.
Enviar o relatório por email	Envia o relatório às pessoas indicadas em Assinaturas e distribuição → Assinaturas para receção e assinatura posterior.

Cuidado

Se não selecionar nenhuma data em Desde data / Até data, o relatório não mostrará nenhum registo.

Nota

Sobre a assinatura e o envio do relatório:

• Para que o fluxo de assinatura e envio funcione corretamente, Assinar o relatório digitalmente e Enviar o relatório por email devem estar assinalados em simultâneo.
• Se também preencher o campo Âmbitos de distribuição, será enviado um email a essas pessoas assim que todos os signatários tiverem assinado.
• Se apenas quiser gerar o relatório para dispor do seu conteúdo, não assinale estas opções.

Condições para que as medidas apareçam

O comportamento depende da opção Incluir apenas medidas com «Data fim planeada»:

Com a opção assinalada

Para que uma medida apareça no relatório deve cumprir:

1. Ter preenchido o campo Data fim planeada.
2. Que essa data esteja dentro do intervalo do relatório (Desde data e Até data).

Além disso:

• No relatório de Planeamento: só aparecem medidas abertas.
• No relatório de Acompanhamento: aparecem medidas abertas e fechadas.

Nota

A data de vencimento não influencia a aparição das medidas nestes relatórios.

Com a opção desassinalada

• No relatório de Planeamento: aparecem todas as medidas abertas (em estado Não iniciado, Em curso ou Pendente de verificar), tenham ou não data de planeamento.
• No relatório de Acompanhamento: aparecem as medidas abertas e, além disso, as medidas em estado Anulado ou Fechado que tenham sido anuladas ou fechadas dentro do intervalo do relatório.

Atribuir em bloco a data fim planeada a várias medidas

Para informar de uma só vez a data fim planeada de várias medidas:

1. Aceda a Riscos → Medidas e selecione a vista Planeamento.
2. Selecione os registos aos quais quer aplicar a mesma data.
3. Clique em Operações → Alterar datas.
4. Assinale a opção Alterar data fim planeada.
5. Assinale a opção Copiar data de vencimento para data fim planeada (ou, alternativamente, preencha diretamente o campo Data fim planeada).
6. Clique em Aceitar.

Nota

• Aparecerão tantas opções quantos circuitos ativos tenha a medida (Aprovação, Implementação, Verificação da eficácia).
• As alterações aplicam-se no momento em que clica em Aceitar.

Incluir medidas de qualquer origem

Se quiser um relatório que recolha medidas de todas as origens (fatores de risco, não conformidades, oportunidades ou objetivos), dispõe dos modelos globais:

• Planeamento global de medidas.
• Planeamento global de medidas (tabela).
• Acompanhamento global de medidas.
• Acompanhamento global de medidas (tabela).

Estes relatórios são gerados da mesma forma que os outros (a partir de Riscos ou Organização), aplicam as mesmas condições e têm o mesmo conteúdo, com a única diferença de que incluem medidas de qualquer origem.

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Fonte: DM-SO-22-039 «Como gerar o Planeamento da atividade preventiva e o Acompanhamento», versão 3, 15/09/2022.