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Não conformidades e oportunidades

Em Smart OSH podes registar Não conformidades e Oportunidades a partir do ecrã principal de Sistemas de gestão ou de outros módulos que as geram a partir da sua atividade. O procedimento de preenchimento é o mesmo em todos os casos: muda apenas o ponto de entrada.

Origens a partir das quais podem ser criadas

Seção intitulada “Origens a partir das quais podem ser criadas”

Uma Não conformidade ou Oportunidade pode ser criada a partir de qualquer um destes pontos:

  • Sistemas de gestão → Não conformidades/Oportunidades (registo direto).
  • Questionários → Questionários.
  • Riscos → Visitas de segurança.
  • Liderança e participação dos colaboradores → Participações.
  • Liderança e participação dos colaboradores → Reuniões e conversas.
  • Sistemas de gestão → Auditorias.
  • Acidentes → Investigações de acidente/incidente.

Como criar uma Não conformidade ou Oportunidade (procedimento geral)

Seção intitulada “Como criar uma Não conformidade ou Oportunidade (procedimento geral)”

Clica em Novo em qualquer um dos pontos de entrada e segue estes passos:

  1. Preenche os campos referentes à Não conformidade/Oportunidade. Pelo menos, os campos obrigatórios assinalados com asterisco.
  2. Adiciona os detalhes através dos separadores disponíveis:
    • Medidas: criar e ligar medidas preventivas à Não conformidade/Oportunidade.
    • Anexos: adicionar documentos para ampliar a informação do registo.
    • Origem: consultar a partir de que registo foi criada a Não conformidade/Oportunidade.
    • Colaboradores com acesso: adicionar colaboradores que poderão ver a informação.
    • Colaboradores com permissão especial: ligar colaboradores com permissão de leitura ou escrita. Recomenda-se indicar o motivo do acesso.
  3. Clica em Guardar.

Como criar uma Não conformidade/Oportunidade a partir de outros módulos

Seção intitulada “Como criar uma Não conformidade/Oportunidade a partir de outros módulos”

A partir daqui, os passos para os dados do registo são sempre os mesmos (os do procedimento geral). Muda apenas a navegação prévia até chegar ao botão Novo.

A partir de Questionários

Seção intitulada “A partir de Questionários”
  1. Acede a Questionários → Questionários e abre o questionário.
  2. Entra no separador Não conformidades e clica em Novo.

A partir de Visitas de segurança

Seção intitulada “A partir de Visitas de segurança”
  1. Acede a Riscos → Visitas de segurança e abre a visita.
  2. Entra no separador Não conformidades e clica em Novo.

A partir de Reuniões e conversas

Seção intitulada “A partir de Reuniões e conversas”
  1. Acede a Liderança e participação dos colaboradores → Reuniões e conversas e abre a reunião.
  2. Entra no separador Ações → Não conformidades e clica em Novo.

A partir de Auditorias

Seção intitulada “A partir de Auditorias”
  1. Acede a Sistemas de gestão → Auditorias e abre a auditoria.
  2. Entra no separador Não conformidades e clica em Novo.

A partir de Investigações de acidente/incidente

Seção intitulada “A partir de Investigações de acidente/incidente”
  1. Acede a Acidentes → Investigações de acidente/incidente e abre a investigação.
  2. Entra no separador Não conformidades e clica em Novo.

Como criar uma Não conformidade/Oportunidade a partir de uma Participação

Seção intitulada “Como criar uma Não conformidade/Oportunidade a partir de uma Participação”

As participações são um caso especial: podem ser criadas a partir de três canais distintos.

A partir do Smart OSH

Seção intitulada “A partir do Smart OSH”
  1. Acede a Liderança e participação dos colaboradores → Participações e clica em Novo.
  2. Preenche os dados gerais. Os campos com asterisco são obrigatórios.
  3. Adiciona informação complementar nos separadores disponíveis. No separador Não conformidades/Oportunidades poderás criar as Não conformidades e Oportunidades relacionadas seguindo o procedimento geral descrito acima.

A partir da página anónima de participação

Seção intitulada “A partir da página anónima de participação”
  1. Acede à página anónima de participação.
  2. Escolhe a categoria da participação.
  3. Preenche pelo menos os dados obrigatórios e clica em Enviar.

A partir da App

Seção intitulada “A partir da App”
  1. Acede à app e seleciona o tile Participação do colaborador.
  2. Clica no símbolo +.
  3. Escolhe como categoria Não conformidade ou Oportunidade.
  4. Preenche todos os campos.
  5. Envia a participação.

Fonte: M-SO-19-04-02 «Manual de uso Sistemas de gestão», versão v.2, 08/04/2020.