Assinar distribuir e descarregar relatórios

Assinar um relatório

A partir da opção Gerar relatório podes configurar a assinatura de qualquer relatório para que seja assinado antes da sua distribuição.

1. Abre o ecrã Gerar relatório a partir de Riscos ou Organização.
2. Clica no separador Assinaturas e seleciona Novo.
3. No ecrã Assinaturas preenche os campos necessários: Nome, Cargo, Pessoa (entre outros).
4. Clica em Aceitar e, em seguida, em Aceitar em Gerar relatório.
5. Clica em Guardar no ecrã do registo pertinente.

Campos do bloco “Assinaturas”

• Nome: epígrafe que aparecerá na secção de assinatura do relatório (por exemplo, Aprovado por, Elaborado por, Assinado por).
• Cargo: cargo da pessoa que assina. Aparece no campo da assinatura.
• Pessoa: nome e apelidos de quem assina. Se estiver assinalada a opção Assinar o relatório digitalmente, o relatório será enviado para o email dessa pessoa.
• Ordem: ordem em que cada assinatura aparecerá no relatório e ordem de envio para a assinatura digital.
• Assinatura com aceitação/rejeição: permite à pessoa Aceitar e assinar ou Rejeitar o documento e indicar o motivo.

Dica

Para que todas as pessoas recebam o relatório ao mesmo tempo, deixa um “1” no campo Ordem. Para envios sequenciais, indica “1”, “2”, “3”, etc.

Cuidado

Se um documento for rejeitado, a aplicação cancela as próximas assinaturas, inativa o relatório e gera um aviso SmartStatus ao responsável para resolver a incidência.

Nota

• Ao assinalar Assinar o relatório digitalmente, o relatório é enviado às pessoas selecionadas para a sua assinatura. Se não for assinalado, o relatório será gerado na mesma e poderá ser assinado manualmente.
• Se adicionares conteúdo no separador Assinaturas, os checks Assinar o relatório digitalmente e Enviar o relatório via email são assinalados automaticamente.

Distribuir um relatório

1. Configura previamente as assinaturas do relatório.
2. A partir do ecrã Gerar relatório, clica no separador Âmbitos de distribuição e seleciona Novo.
3. No novo ecrã Âmbito preenche os campos e clica em Aceitar.
4. Clica em Aceitar em Gerar relatório e, em seguida, em Guardar no ecrã do registo.

Nota

• O programa enviará o documento às pessoas aplicáveis uma vez que tenha sido assinado por todos os indicados em Assinaturas.
• Para que o envio automático funcione, os emails de cada pessoa devem estar registados previamente a partir do módulo Organização.
• O check Distribuir para empregados futuros distribui automaticamente o documento aos novos empregados (um novo empregado considera-se tal quando lhe é atribuído um posto de trabalho).

Consultar e descarregar relatórios

A consulta e descarga realizam-se a partir do módulo Smart, com duas opções: ecrã Relatórios ou ecrã Anexos.

A partir de “Relatórios”

1. Acede ao módulo Smart e abre o separador Relatórios.
2. Clica no ícone Descarregar do registo desejado.
3. Para descarregar vários relatórios de uma vez, seleciona os registos, abre Operações e escolhe Descarregar relatórios em bloco.

A partir de “Anexos”

1. Acede ao módulo Smart e abre o separador Anexos.
2. Clica no ícone do registo desejado para descarregar um único relatório.
3. Para descarregar vários de uma vez, seleciona os registos, abre Operações e escolhe Descarregar os anexos em bloco.