Criar uma reunião ou palestra
A criação de uma reunião ou conversa no Smart OSH compõe-se de vários passos: o registo principal, os participantes, a ordem do dia e, opcionalmente, os acordos e a periodicidade de futuras reuniões.
Passos para criar uma reunião/conversa
Seção intitulada “Passos para criar uma reunião/conversa”- Aceda a Liderança e participação dos colaboradores → Reuniões e conversas e clique em Novo.
- Preencha os dados gerais da reunião.
- Informe um âmbito no separador Âmbito.
- Atribua os participantes que devem comparecer.
- Defina a ordem do dia a tratar.
- Clique em Guardar.
Aspetos importantes a ter em conta
Seção intitulada “Aspetos importantes a ter em conta”- O relatório Ata de reunião/conversa é gerado automaticamente ao enviar o email da ata aos participantes.
- Quando todos os participantes assinarem a ata, o programa envia um novo email com o documento já assinado por todos como acuse de receção.
- Qualquer ordem do dia fechada não será incluída na próxima reunião gerada automaticamente.
- Qualquer acordo fechado não será incluído na próxima reunião gerada automaticamente.
- Para informar os participantes da convocatória pode optar por: o envio manual do email de convocatória ou o email de lembrete automático (configurável).
Campos que aparecem em cada email
Seção intitulada “Campos que aparecem em cada email”| Tipo de email | Campos que aparecem |
|---|---|
| Convocatória | Nome do participante na saudação, título Reunião, código e título da reunião, data, hora, descrição, local, participantes, ordem do dia, link de acesso ao Smart OSH. |
| Lembrete de convocatória | Nome do participante na saudação, título Convocatória de reunião/conversa, código e título da reunião, data, local, hora. |
| Ata de reunião | Nome do participante na saudação, título Ata de reunião, código e título da reunião, data, hora, link para o documento para aceitar/assinar, link para os documentos anexados. |
Atribuir participantes
Seção intitulada “Atribuir participantes”Participantes registados no Smart OSH
Seção intitulada “Participantes registados no Smart OSH”- Aceda à reunião e entre no separador Participantes.
- Clique em Atribuir participantes.
- Selecione os colaboradores que pretende convocar e clique em Aceitar.
- Clique em Guardar.
Participantes não registados (livres)
Seção intitulada “Participantes não registados (livres)”Se precisar de convocar alguém que não está registado no Smart OSH:
- Aceda à reunião e entre no separador Participantes.
- Clique em Novo.
- Preencha os dados do participante não registado e clique em Aceitar.
- Clique em Guardar no ecrã de detalhe da reunião.
Criar a ordem do dia
Seção intitulada “Criar a ordem do dia”- Aceda à reunião e entre no separador Ordem do dia.
- Clique em Novo.
- Preencha os dados do ponto a tratar e clique em Aceitar.
- Clique em Guardar.
Criar acordos
Seção intitulada “Criar acordos”Tem duas formas de registar um acordo:
A partir do separador «Ordem do dia»
Seção intitulada “A partir do separador «Ordem do dia»”- Aceda ao separador Ordem do dia e entre no ponto ao qual pretende adicionar o acordo.
- Clique em Novo.
- Preencha o Título e as Observações do acordo.
- Clique em Aceitar no ecrã do acordo, Aceitar no da ordem do dia e Guardar no ecrã principal.
A partir do separador «Acordos»
Seção intitulada “A partir do separador «Acordos»”- Aceda ao separador Acordos e clique em Novo.
- Selecione a Ordem do dia da qual depende e preencha Título e Observações.
- Clique em Aceitar e depois em Guardar.
Indicar a periodicidade
Seção intitulada “Indicar a periodicidade”Se a reunião se repetir a cada certo tempo, pode parametrizar a periodicidade:
- Aceda à reunião e preencha os campos Periodicidade para a geração e Intervalo.
- Clique em Aceitar.
Fonte: M-SO-20-12-01 «Manual de uso – Liderança e participação dos colaboradores», versão 1, 08/09/2020.