Conceitos do módulo

Aceder ao Smart OSH

Para entrar na plataforma, o utilizador administrador deve fornecer-te: link, utilizador e palavra-passe (ou link para defini-la).

Como recuperar a palavra-passe

Se tens um utilizador e não te lembras da palavra-passe, usa a opção Esqueci-me da palavra-passe a partir do ecrã de acesso:

1. Acede ao Smart OSH e clica em Esqueci-me da palavra-passe.
2. Preenche apenas um dos dois campos: Utilizador ou Endereço de email.
3. Clica em Enviar dados.
4. Se o programa tiver o teu email, receberás imediatamente um email para definir a nova palavra-passe.

Dica

Se não receberes o email nos próximos 5 minutos, contacta o teu responsável.

Estrutura do módulo

A partir do módulo de Gestão da mudança podes registar as mudanças necessárias e concretizar todas as intervenções do processo.

Menu principal

O módulo é composto pelo seguinte menu:

• Gestão da mudança: menu principal que dá acesso a Mudanças e Configuração.
• Mudanças: ecrã principal para registar as mudanças, geri-las e consultar as existentes.
• Configuração: menu que permite registar o conteúdo dos campos configuráveis.

Tipos de ecrã

• Ecrã detalhe: ecrã de criação ou consulta de um registo. Contém os campos obrigatórios, os não obrigatórios e as separadores com informação adicional. Exemplos: Mudanças, Departamentos, Locais, Localizações, Tipos de afetação, Afetações, Verificações, Listas de distribuição e Tipos de custo.
• Ecrã lista: mostra todos os registos registados. Também é chamado ecrã de relação. Neste módulo tens o ecrã lista de Mudança.
• Separador: secção dentro de um ecrã detalhe que permite ver mais conteúdo, criar novos registos ou ligar registos existentes. Separadores disponíveis: Âmbito, Afetações, Consultas, Documentação, Autorizações, Verificações, Envios, Anotações, Custos, Relatórios, Anexos e SmartStatus.

Tipos de campos

• Campos de texto livre: preenchem-se livremente.
• Campos de seleção: selecionas uma das opções disponíveis.
• Campos de pesquisa: permitem pesquisar a partir de um ecrã lista.
• Campos calculados: são preenchidos automaticamente pelo programa.

Nota

• Se o título de um campo contém um asterisco, o campo é de preenchimento obrigatório.
• Se o título de um campo aparece sublinhado e está preenchido, ao clicar leva-te ao ecrã detalhe do registo associado.

Ações mais comuns

Nos ecrãs e separadores encontrarás ícones de ação para: registar, eliminar, guardar, guardar e sair, sair sem guardar, atualizar, gerar relatório, ligar registos, limpar campos, selecionar de uma lista, mostrar ajuda contextual, aceder a definições, descarregar para Excel, exportar para PDF/Excel, desvincular registos e descarregar PDF.

Cuidado

Se o ícone de uma ação aparecer em cinzento, essa ação não está ativa e não pode ser executada.

Operações por separador

Alguns separadores do ecrã detalhe da Mudança dispõem de operações específicas:

Separador	Operação
Documentação	Anexar documento
Autorizações	Autorizar mudança
Verificações	Gerir verificações
Envios	Forçar envio diferido agora · Registar confirmação ficha de riscos
Relatórios	Atualizar relatório · Descarregar relatórios em lote
Anexos	Descarregar anexos em lote · Assinar anexo · Alterar datas em lote · Registar confirmação ficha de riscos
SmartStatus	Abrir · Ignorar

Para executar uma operação: seleciona o registo, clica em Operações e escolhe a operação que necessitas.

Relatórios

O módulo dispõe do Relatório de gestão da mudança, que o programa gera e atualiza automaticamente em função das ações dos responsáveis.

Cuidado

Não é recomendado gerá-lo manualmente salvo se precisares de o assinar à mão.

Para gerar manualmente:

• A partir do ecrã lista: seleciona o registo e clica em Gerar relatório.
• A partir do ecrã detalhe: clica em Gerar relatório.

Ao gerar aparecem as seguintes opções:

• Modelo do relatório: modelo a gerar.
• Notificar-me por email quando o relatório estiver gerado: envia aviso ao terminar.
• Assinar o relatório digitalmente: ativa a assinatura digital.
• Enviar o relatório por email: envio diferido para quem aplicar.
• Âmbitos de distribuição: destinatários quando o relatório estiver assinado por todos.
• Assinaturas: pessoas a quem será enviado para assinar.

Estados da gestão da mudança

Toda a gestão da mudança percorre cinco estados diferenciados, encadeados conforme as ações dos responsáveis:

#	Estado	Etapa	Ação principal
1	Rascunho	Início	Regista-se o pedido; os responsáveis recebem o email para autorizar a mudança.
2	Criado	Decisão	Os responsáveis recebem o pedido de autorização de planeamento e podem autorizar e assinar ou rejeitar (volta a Rascunho).
3	Planeamento	Planeamento	Os responsáveis recebem o documento a validar e o pedido de autorização de execução.
4	Execução	Execução	Os responsáveis recebem o pedido de verificações e o de arranque.
5	Arranque	Realização	Os responsáveis recebem o email para autorizar o arranque.

Nota

• Exceto a passagem de Rascunho para Criado, todas as transições de estado são automáticas: não se recomenda modificá-las manualmente.
• Todos os envios de email são feitos em envio diferido.

Fonte: M-SO-20-16-01 «Manual de uso Gestão da mudança», versão v.1, 18/05/2020.