Como criar uma convocatória para formação básica

A convocatória de formação básica permite registar uma formação de forma rápida, indicando a empresa formadora externa, gerindo a assistência e obtendo o certificado de formação. Se precisares de indicar um responsável pela formação ou gerir o envio de emails de convocatória, utiliza a convocatória avançada.

Passos para registar a convocatória

Acede a Formação e informação > Convocatórias de formação e clica em Nova básica.
Preenche os campos da convocatória.
Na aba Assistentes, clica em Ligar, seleciona o pessoal que deve realizar a formação e clica em Aceitar.
Clica em Guardar.
Na aba Relatórios e anexos > Relatórios, obtém a lista de assistentes e os certificados de formação.

Campos do ecrã detalhe

Campo	Descrição
Código	Texto livre para identificar a convocatória com um código específico.
Título	Texto livre com o título da convocatória.
Data	Data em que a convocatória se realiza.
Local	Texto livre com a localização da convocatória.
Bonificada	Caixa que indica que a convocatória foi gerida com bonificação. Ao assinalar, mostram-se as abas Dados de bonificação e Grupos de bonificação.
Empresa formadora externa	Seletor que indica a empresa externa que ministrou a formação.
Formador	Seletor que indica o formador. Embora não seja obrigatório, recomenda-se preenchê-lo porque aparece nos relatórios de Lista de assistentes por convocatória, Lista de assistentes por sessão e Certificado de realização de ação formativa.
Cargo do formador	Texto livre com o cargo do formador. Recomenda-se preenchê-lo porque aparece nos mesmos relatórios que o campo Formador.
Estado	Fase em que se encontra a convocatória. Ver comportamento do estado.
Data de encerramento	Data manual em que a convocatória foi encerrada.
Modelo de questionário de avaliação	Modelo do inquérito de satisfação que os colaboradores irão realizar. Cria-se como modelo de questionário no módulo de Questionários.
Etiquetas	Etiquetas para agrupar convocatórias por critérios sem um campo próprio.
Observações	Texto livre com observações relevantes.

Comportamento do campo «Estado»

O estado da convocatória evolui automaticamente na maioria dos casos:

Pendente de planear: estado inicial ao criar a convocatória.
Em curso: aplica-se automaticamente ao preencher os campos obrigatórios e guardar.
Finalizada / gerida: modifica-se manualmente.

Motivos pelos quais as necessidades de formação não aparecem

Se ao ligar assistentes não aparecem as necessidades de formação que esperavas, pode dever-se a:

A necessidade de formação não foi criada (não foi ligado o curso ao âmbito ou entidade).
A necessidade ainda não foi gerada: se ligaste o curso ao âmbito ou entidade hoje, até ao dia seguinte as necessidades não são criadas, salvo se as recalculares com a operação correspondente.
A necessidade anterior está em estado «Em curso», «Não avaliado», «Suspenso» ou «Não assistiu» e está ligada a uma convocatória que NÃO está em estado «Finalizada / Gerida», pelo que não foi criada a nova necessidade.
A necessidade anterior está em estado «Completo» e a sua data de vencimento ainda não expirou.

Ações relacionadas

Se precisares de corrigir uma assistência marcada incorretamente, consulta Como remover a assistência de um colaborador numa convocatória.

Fonte: DM-SO-23-001 «Como registar convocatórias de formação do tipo básica», versão 1, 24/01/2023.