Fluxo de autorizações da alteração

Esta página descreve, por ordem, o ciclo completo que uma alteração segue uma vez criada: como se solicitam as autorizações, o que fazem os responsáveis e como gerir as incidências (anotações e rejeições).

1. Solicitar a autorização para o planeamento

Quando a alteração dispõe de toda a informação, solicita-se a autorização do planeamento.

Como iniciar o pedido

1. Acede ao módulo Gestão da mudança → Alterações → entra na alteração.
2. Modifica o campo Estado de Rascunho para Criado.

Passo automático

Ao mudar o estado, a aplicação gera na aba Envios tantos registos quantos responsáveis pela autorização do planeamento existam na aba Autorizações.

Como forçar o envio diferido

Por defeito, os emails são enviados no dia seguinte. Para enviá-los imediatamente:

1. Desde a alteração, acede à aba Envios.
2. Seleciona o registo a enviar.
3. Clica em Operações → Forçar envio diferido agora.

O programa envia imediatamente o email aos responsáveis.

O que recebe o responsável

O responsável recebe um email de Notificações SmartOSH com um link Ver documento.

Como consultar o documento

1. Acede à caixa de entrada e abre o email Notificações SmartOSH.
2. Clica em Ver documento.
3. É mostrada uma página para consultar e descarregar o documento, e executar a ação correspondente.

Opções do responsável

O responsável pela autorização do planeamento dispõe de três opções:

• Autorizar e assinar: abre o ecrã de assinatura. Após assinar, a alteração passa para o estado Planeamento e gera-se automaticamente o envio (em diferido) do pedido de documentação.
• Adicionar anotações: abre um ecrã para escrever as anotações. A alteração volta a Rascunho e o responsável pela alteração recebe um aviso para as gerir.
• Rejeitar: abre um ecrã para indicar o motivo. A alteração passa para Rejeitado e o programa envia um email informativo ao responsável pela alteração, aos responsáveis pela autorização e aos colaboradores da lista de distribuição.

2. Gerir anotações

Se um responsável pela autorização do planeamento adicionar anotações, deves resolvê-las para continuar o processo:

1. Acede ao módulo Gestão da mudança → Alterações → entra na alteração.
2. Na aba Anotações, seleciona a anotação correspondente. Marca o check Aplicadas se for o caso, preenche o campo Comentários aplicação e clica em Aceitar.
3. Modifica a informação da alteração conforme as anotações, se considerares oportuno.
4. Muda o estado da alteração de Rascunho para Criado para que se volte a gerar automaticamente o envio do pedido de autorização para o planeamento.

3. Gerir rejeições

Se um responsável rejeitar a alteração em qualquer fase:

1. Muda o estado da alteração de Rejeitado para Rascunho e modifica a informação conforme o motivo da rejeição, se considerares oportuno.
2. Muda o estado de Rascunho para Criado para reiniciar o ciclo e voltar a gerar automaticamente o envio do pedido de autorização correspondente.

4. Solicitar a documentação

Quando todos os responsáveis pela autorização do planeamento tiverem assinado, gera-se automaticamente um envio (em diferido) do pedido de documentação aos responsáveis que devem fornecê-la.

Como forçar o envio diferido

Desde a alteração → aba Envios → seleciona o registo → Operações → Forçar envio diferido agora. O programa envia o email aos responsáveis pela documentação.

O que recebe o responsável pela documentação

Um email de Notificações SmartOSH com o link para anexar o documento.

Como anexar a documentação

1. Acede ao email Notificações SmartOSH.
2. Clica em Anexar documento.
3. Na página que se abre, usa Escolher ficheiros para anexar e clica em Aceitar.

Passo automático

Após anexar a documentação, o programa envia imediatamente o email aos responsáveis pela autorização da execução.

5. Solicitar a autorização para a execução

O envio do pedido de autorização para a execução gera-se automaticamente quando todos os responsáveis anexaram a sua documentação. A aplicação cria em Envios tantos registos quantos responsáveis pela autorização da execução existam.

Nota

O envio gera-se em diferido.

Como forçar o envio diferido

Desde a alteração → aba Envios → seleciona o registo → Operações → Forçar envio diferido agora.

O que recebe o responsável

Um email de Notificações SmartOSH com o link Ver documento.

Como consultar o documento

1. Acede ao email Notificações SmartOSH.
2. Clica em Ver documento.
3. É mostrada a página para autorizar o documento, descarregá-lo se necessário e executar a ação correspondente.

Opções do responsável

• Autorizar e assinar: abre o ecrã de assinatura. Após assinar, a alteração passa para o estado Execução e gera-se automaticamente o envio (em diferido) das verificações.
• Rejeitar: abre um ecrã para indicar o motivo. A alteração passa para Rejeitado e o programa envia um email informativo a todos os envolvidos (responsável pela alteração + responsáveis pela autorização + lista de distribuição).

Autorizar a alteração desde Smart OSH

Como responsável, também podes autorizar a execução diretamente na aplicação, sem passar pelo email:

1. Acede ao módulo Gestão da mudança → Alterações → entra na alteração → aba Autorizações.
2. Seleciona o colaborador correspondente, clica em Operações → Autorizar alteração.
3. Clica em Autorizar e assinar ou Rejeitar.

6. Solicitar as verificações

O envio do pedido de verificações gera-se automaticamente quando todos os responsáveis autorizaram a execução. A aplicação cria em Envios tantos registos quantos responsáveis pelas verificações existam na aba Autorizações.

Nota

O envio gera-se em diferido.

Como forçar o envio diferido

Desde a alteração → aba Envios → seleciona o registo → Operações → Forçar envio diferido agora.

O que recebe o responsável

Um email de Notificações SmartOSH com o link Gerir verificações.

Como consultar as verificações

1. Acede ao email Notificações SmartOSH.
2. Clica em Gerir verificações.
3. É mostrada uma página para aceitar as verificações pertinentes.

Ações disponíveis

• Escolher ficheiro para anexar: para fornecer um documento de suporte.
• Check Realizada: marca a verificação como executada.
• Aceitar: confirma a gestão da verificação.
• Cancelar: sai sem realizar nenhuma ação.

Passo automático

Quando todas as verificações estiverem realizadas, gera-se automaticamente o envio (em diferido) do pedido de arranque.

Gerir verificações desde Smart OSH

Como responsável, também podes gerir as verificações diretamente na aplicação:

1. Acede ao módulo Gestão da mudança → Alterações → entra na alteração → aba Verificações.
2. Seleciona a verificação, clica em Operações → Gerir verificações.
3. Realiza as mesmas ações que a partir do email.

7. Solicitar a autorização para o arranque

O envio do pedido de arranque gera-se automaticamente quando todos os responsáveis aceitaram as verificações. A aplicação cria em Envios tantos registos quantos responsáveis pela autorização do arranque existam.

Nota

O envio gera-se em diferido.

Como forçar o envio diferido

Desde a alteração → aba Envios → seleciona o registo → Operações → Forçar envio diferido agora.

O que recebe o responsável

Um email de Notificações SmartOSH com o link Ver documento.

Como consultar o documento

1. Acede ao email Notificações SmartOSH.
2. Clica em Ver documento.
3. É mostrada a página para Autorizar e assinar ou Rejeitar o arranque.

Opções do responsável

• Autorizar e assinar: o responsável autoriza o arranque e assina.
• Rejeitar: a alteração passa para o estado Rejeitado e o programa envia um email informativo a todos os envolvidos (responsável pela alteração + responsáveis pela autorização + lista de distribuição).

Dica

Quando todos os responsáveis pelo arranque autorizarem a alteração, o seu estado passará a Arranque e o ciclo de gestão terá terminado.

Fonte: M-SO-20-16-01 «Manual de uso Gestão da mudança», versão v.1, 18/05/2020.