Criar uma subcontratação

Se a tua atividade no cliente não a realizas com recursos próprios e a subcontratas ou trabalhas com uma empresa que te acompanha, podes criar uma subcontratação dependente da tua coordenação. Isto permite-te delegar parte da gestão documental e de recursos na própria subcontrata, mantendo a rastreabilidade sob a tua coordenação.

Aceder ao assistente de subcontratação

Para iniciar o processo, clica em Criar subcontratação no cabeçalho da tua coordenação ou subcontratação.

O assistente abre-se como um fluxo guiado em vários passos, semelhante ao assistente de coordenação.

Passo 1 · Dados gerais

Preenche os dados gerais da subcontratação. Assegura-te de completar, no mínimo, os campos obrigatórios.

Indicar a empresa externa

Quando tiveres de indicar a empresa externa da subcontratação:

Clica em Criar empresa externa.
Introduz o NIF, CIF ou identificação equivalente no campo Identificação.
Se a empresa já existir no sistema, os seus dados serão carregados automaticamente.
Se a empresa não existir, deverás informar manualmente todos os campos como empresa nova.

Passo 2 · Responsável externo

Indica quem será o responsável externo da subcontratação.

Se houver mais do que um responsável, podes adicionar responsáveis adicionais.

Responsável genérico de empresa externa

Se quiseres registar um responsável genérico associado à empresa (sem personalizá-lo em funcionários concretos), recomenda-se configurá-lo assim:

Identificação: CIF ou NIF da empresa externa.
Email: correio do gestor CAE dessa empresa externa.
Nome: nome da empresa externa.
Apelido 1: um hífen -.
Telefone: preferencialmente o telefone do gestor CAE.
Predefinir como responsável CAE: assinalar sempre esta caixa.

Passos 3 a 6 · Recursos e configuração

Os passos 3 a 6 do assistente cobrem os recursos da subcontratação. Como os uses depende de quem gere a documentação:

Se gerires tu próprio a documentação da subcontrata, completa cada passo como farias numa coordenação normal.
Se a própria subcontrata se encarregar da sua gestão, podes saltar a maioria dos passos e deixar só o imprescindível para que eles atribuam recursos.

Passo 3 · Funcionários

Se não gerires tu a documentação, omite este passo e deixa que a subcontrata crie e atribua os seus próprios funcionários.

Se te perguntarem, podes facilitar-lhes estes tutoriais:

Passo 4 · Veículos e máquinas

Se não gerires tu a documentação, omite este passo e deixa que a subcontrata gere os seus próprios veículos e máquinas.

Tutoriais que podes facilitar-lhes:

Passo 5 · Postos de trabalho CAE

Embora não geras tu a documentação, recomendamos deixar criados os postos de trabalho CAE que apliquem, se houver. Assim a subcontrata só terá de os atribuir a cada funcionário.

Consulta como fazê-lo em Adicionar postos de trabalho CAE à coordenação.

Passo 6 · Trabalhos especiais e riscos

Da mesma forma, recomendamos deixar criados os trabalhos especiais e riscos que apliquem. A subcontrata só precisará de os vincular a cada funcionário.

Consulta como fazê-lo em Adicionar trabalhos especiais / riscos à coordenação.

Finalizar a subcontratação

Quando tiveres terminado de incluir e configurar os recursos, clica em Finalizar.

O sistema verificará que passaste por todos os passos obrigatórios. Segundo o resultado, a subcontratação ficará num destes dois estados:

✅ Em curso: está tudo correto. A subcontratação fica ativa.
⚠️ Pendente de dados: faltam elementos obrigatórios (por exemplo, funcionários sem atribuir a um posto de trabalho CAE). Revê os passos e completa o que faltar.

Fonte: Documentação interna de Smartosh «Criação de uma subcontratação», disponível em Scribe.