Painel de controlo de Coordenações
O painel de controlo de Coordenações oferece-te uma visão global da coordenação de atividades empresariais (CAE) da tua organização: quantas coordenações ativas tens com empresas externas, que documentação lhes é exigida, em que estado está cada documento e qual o nível de cumprimento por empresa e por tipo de documento.
Só verás os dados das empresas e centros aos quais tens acesso conforme o teu perfil de utilizador. Duas pessoas diferentes podem ver números diferentes no mesmo painel de controlo, e isso é o esperado.
Conceitos chave
Seção intitulada “Conceitos chave”Antes de rever cada elemento, convém ter claros vários conceitos que são usados em todo o painel de controlo.
Coordenação. Uma coordenação é a relação de coordenação de atividades empresariais entre a tua empresa e uma empresa externa (contrata ou subcontrata), normalmente associada a um centro de trabalho. É a unidade que conta o cartão indicador e a coluna Coordenações da tabela. Cada coordenação conta-se uma única vez, mesmo que tenha muitos documentos associados.
Documento. Dentro de cada coordenação exige-se uma série de documentos (a necessidade de documento). Cada documento é a unidade que contam os gráficos de anel e as colunas de necessidades. Um mesmo documento conta-se uma única vez. Cada documento tem um tipo (por exemplo, um seguro, um certificado, uma avaliação de riscos…) e um estado.
Estados do documento. Cada documento encontra-se num destes estados:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Solicitado | O documento foi pedido e está à espera de ser recebido. |
| Pendente de aceitar | O documento foi recebido e está pendente de revisão ou aceitação. |
| Enviado pendente de assinatura | O documento foi enviado e está pendente de assinatura. |
| Aceite | O documento foi revisto e aceite. |
| Não aplica | O documento não é necessário para essa coordenação (inclui os pendentes de solicitar e os anulados). |
| Estado não definido | O documento está num estado não contemplado pelo painel de controlo. |
Documento OK, NÃO OK ou N/A. Para medir o cumprimento, cada documento classifica-se de forma simplificada:
- OK: apenas os documentos aceites.
- NÃO OK: os documentos solicitados, pendentes de aceitar ou enviados pendentes de assinatura; ou seja, os que ainda requerem gestão.
- N/A: os documentos que não se aplicam.
Origem do documento (a quem é pedido). Cada documento é pedido a uma origem concreta. O painel de controlo agrupa-os em: documentos de empresa (principal ou externa), documentos de empresas subcontratadas, documentos de empregados e documentos de centro.
% de cumprimento. A percentagem de cumprimento calcula-se como os documentos aceites divididos pelo total de documentos. Tem em conta que o total inclui também os documentos marcados como Não aplica, que podem fazer baixar a percentagem.
Só elementos ativos. O painel de controlo mostra apenas as coordenações e documentos ativos, e os elementos de estrutura (empresa, centro, empresa externa) ativos.
Permissões de âmbito. O painel de controlo inclui apenas as coordenações das empresas e centros aos quais tens acesso. Por isso, dois utilizadores com permissões diferentes podem ver números diferentes.
Filtros encadeados. Todos os filtros aplicam-se ao mesmo tempo sobre todos os gráficos, cartões e tabelas. Se selecionares um centro e um tipo de documento, tudo o que vês no ecrã recalcula-se apenas com esses documentos.
Filtros
Seção intitulada “Filtros”No lado esquerdo encontrarás os filtros. A maioria permite seleção múltipla e inclui um campo de pesquisa.
| Filtro | O que permite delimitar |
|---|---|
| Âmbito | A estrutura organizacional, em forma de árvore: empresa → centro. Só são mostrados os elementos ativos. |
| Coordenação | As coordenações concretas pelo seu nome. |
| Empresa externa | Os documentos de determinadas empresas externas (contratas ou subcontratas). |
| Tipo de documento | Os documentos de determinados tipos. |
| Estado do documento | Os documentos num determinado estado (solicitado, pendente de aceitar, aceite…). |
| Origem | Os documentos conforme a quem são pedidos (empresa, empregados, subcontratas, centro). |
Cartão indicador
Seção intitulada “Cartão indicador”Coordenações ativas
Seção intitulada “Coordenações ativas”Mostra o número de coordenações ativas do período e dos filtros selecionados. É a contagem de coordenações distintas, contadas uma única vez mesmo que tenham muitos documentos associados.
Gráfico de anel
Seção intitulada “Gráfico de anel”Documentos por estado
Seção intitulada “Documentos por estado”Distribui os documentos segundo o seu estado (solicitado, pendente de aceitar, aceite, não aplica…). Cada porção indica o número de documentos e a percentagem sobre o total. Serve para ver de relance quanta documentação está pendente de gerir e quanta já está aceite.
Estado dos documentos (cumprimento)
Seção intitulada “Estado dos documentos (cumprimento)”Este bloco agrupa três gráficos de anel que distribuem os documentos segundo o seu nível de cumprimento (OK, NÃO OK e N/A), mas cada um sobre um conjunto distinto de documentos:
Documentos totais
Seção intitulada “Documentos totais”Distribui todos os documentos segundo estejam OK, NÃO OK ou N/A. Dá a fotografia global do cumprimento documental.
Documentos de empresa e centro
Seção intitulada “Documentos de empresa e centro”Distribui apenas os documentos que são pedidos a empresas (principal, externa ou subcontratas) e a centros. Serve para ver o cumprimento da documentação de tipo empresarial.
Documentos de empregados
Seção intitulada “Documentos de empregados”Distribui apenas os documentos que são pedidos a empregados. Serve para ver o cumprimento da documentação dos trabalhadores.
Tabela: Coordenações por empresa
Seção intitulada “Tabela: Coordenações por empresa”Lista as empresas com as suas coordenações e o seu nível de cumprimento documental.
| Coluna | O que mostra | Como se calcula |
|---|---|---|
| Empresa | O nome da empresa. | — |
| Coordenações | Número de coordenações da empresa. | Contagem de coordenações únicas. |
| Necessidades totais | Número total de documentos exigidos. | Contagem de documentos únicos. |
| Necessidades OK | Número de documentos aceites. | Contagem de documentos em estado Aceite. |
| % Necessidades OK | Percentagem de documentos aceites sobre o total. | Documentos aceites divididos pelo total de documentos. Acompanha uma barra de progresso. |
A tabela é interativa: podes selecionar uma ou várias linhas para delimitar o resto do painel de controlo a essas empresas.
Tabela: Cumprimento por tipo de documento
Seção intitulada “Tabela: Cumprimento por tipo de documento”Lista os tipos de documento com a sua percentagem de cumprimento.
| Coluna | O que mostra | Como se calcula |
|---|---|---|
| Tipo de documento | O nome do tipo de documento. | — |
| % Necessidades OK | Percentagem de documentos aceites desse tipo. | Documentos aceites desse tipo divididos pelo total desse tipo. Acompanha uma barra de progresso. |
Perguntas frequentes
Seção intitulada “Perguntas frequentes”O que conta como documento “OK”?
Só os documentos aceites. Os documentos solicitados, pendentes de aceitar ou enviados pendentes de assinatura consideram-se NÃO OK porque ainda requerem gestão, e os que não se aplicam consideram-se N/A.
Por que a % de cumprimento é mais baixa do que esperava?
A percentagem calcula-se sobre o total de documentos, incluindo os marcados como Não aplica. Se uma empresa tem muitos documentos que não se aplicam, a percentagem de aceites sobre o total pode sair mais baixa do que seria de esperar.
Por que o número de documentos não coincide com o de coordenações?
Porque cada coordenação exige vários documentos. O indicador de coordenações conta coordenações, enquanto os anéis e as colunas de necessidades contam documentos.
Qual a diferença entre os três anéis de “Estado de documentos”?
Os três mostram a mesma distribuição (OK / NÃO OK / N/A), mas sobre conjuntos distintos: um com todos os documentos, outro só com os de empresa e centro, e outro só com os de empregados.
Por que os meus números não coincidem com os de um colega?
O painel de controlo aplica as permissões de âmbito de cada utilizador: só inclui as coordenações das empresas e centros aos quais tens acesso. Dois utilizadores com permissões diferentes verão números diferentes.