Painel de Tarefas
O painel de controlo de Tarefas oferece-te uma visão global do estado de todas as tarefas da tua organização: quantas existem, quantas continuam pendentes, quais estão vencidas e como evolui a carga de trabalho ao longo do tempo.
Só verás as tarefas a que tens acesso segundo o teu perfil de utilizador. Duas pessoas diferentes podem ver números diferentes no mesmo painel de controlo, e isso é o esperado.
Conceitos chave
Seção intitulada “Conceitos chave”Antes de rever cada elemento, convém ter claros três conceitos que se usam em todo o painel de controlo:
Tarefa aberta e tarefa fechada. Cada estado de tarefa da tua organização, embora tenha um nome personalizado, equivale a um dos seis estados oficiais do sistema: Não iniciado, Em curso, Pausado, Em espera, Fechado ou Anulado. O painel de controlo considera fechada toda a tarefa cujo estado equivale a Fechado ou Anulado; os outros quatro contam como aberta.
Tarefa vencida. Uma tarefa está vencida quando continua aberta e a sua data prevista de conclusão já passou (é anterior a hoje). As tarefas fechadas nunca contam como vencidas, mesmo que tenham sido fechadas com atraso. As tarefas sem data prevista de conclusão também não contam como vencidas.
Filtros encadeados. Todos os filtros do painel de controlo aplicam-se ao mesmo tempo sobre todos os gráficos e tabelas. Se selecionares um centro e um responsável, tudo o que vês no ecrã recalcula-se apenas com as tarefas desse centro e desse responsável.
Filtros
Seção intitulada “Filtros”Na parte superior e no lado esquerdo encontrarás os filtros. Todos permitem seleção múltipla e a maioria inclui um campo de pesquisa para localizar valores rapidamente.
| Filtro | O que permite delimitar |
|---|---|
| Estado da tarefa | Um ou vários estados concretos (pendente, em curso, finalizada…). |
| Data | O período de tempo, segundo a data de início das tarefas. |
| Responsável | As tarefas atribuídas a determinadas pessoas. |
| Observador | As tarefas em que determinadas pessoas figuram como observadores. |
| Empregado observado | As tarefas associadas a determinados empregados observados. |
| Projeto | As tarefas que pertencem a determinados projetos. |
| Âmbito | A estrutura organizacional, em forma de árvore: empresa → centro → secção → posto. Podes selecionar qualquer nível; por exemplo, um centro completo ou um posto concreto. Só se mostram os elementos ativos da organização. |
| Atividade | As tarefas associadas a determinadas atividades (apenas atividades ativas). |
| Equipa | As tarefas associadas a determinadas equipas de trabalho (apenas equipas ativas). |
| Empresa externa | As tarefas relacionadas com determinadas empresas externas (apenas empresas ativas). |
| Etiqueta e Etiqueta de tarefa | As tarefas marcadas com determinadas etiquetas. |
| Tipo de origem | O elemento que gerou a tarefa: uma reunião, um questionário, um estudo ergonómico, uma investigação de acidentes, um simulacro, um plano de emergência ou uma medição (iluminação, ruído ou temperatura). |
Cartões de indicadores
Seção intitulada “Cartões de indicadores”Na zona central há três cartões com os indicadores principais. Cada um mostra um valor grande e, por baixo, os dados de referência com os quais se compara.
Tarefas abertas vs. totais
Seção intitulada “Tarefas abertas vs. totais”Mostra quantas tarefas continuam abertas face ao total de tarefas do período e dos filtros selecionados.
- Valor principal: número de tarefas abertas (todas as que não estão finalizadas nem anuladas).
- Valor de referência: número total de tarefas, abertas e fechadas.
- Percentagem: que proporção do total continua aberta.
Cada tarefa conta-se uma única vez, mesmo que tenha vários participantes ou apareça em vários contextos.
Tarefas vencidas vs. abertas
Seção intitulada “Tarefas vencidas vs. abertas”Mostra quantas das tarefas abertas já ultrapassaram a sua data prevista de conclusão.
- Valor principal: tarefas abertas cuja data prevista de conclusão é anterior a hoje.
- Valor de referência: total de tarefas abertas.
- Percentagem: que proporção do que está aberto está vencido.
É o indicador de alerta do painel de controlo: uma percentagem alta significa que se está a acumular trabalho fora do prazo.
Duração média
Seção intitulada “Duração média”Mostra quantos dias se demora, em média, a completar uma tarefa.
- Calcula-se apenas com as tarefas em estado equivalente a Fechado (as anuladas não são tidas em conta).
- Para cada tarefa contam-se os dias decorridos entre a sua data de início e a sua data de conclusão, e calcula-se a média de todas elas.
O resultado mostra-se arredondado em dias.
Gráficos de anel
Seção intitulada “Gráficos de anel”Tarefas por estado
Seção intitulada “Tarefas por estado”Distribui todas as tarefas (abertas e fechadas) segundo o seu estado atual. Cada porção do anel é um estado, e a etiqueta indica o nome do estado, o número de tarefas e a percentagem que representa do total.
Serve para ver de relance como se distribui o trabalho: quanto está pendente, quanto em curso e quanto já terminado.
Também funciona como filtro: ao clicar numa porção, o resto do painel de controlo limita-se às tarefas desse estado.
Tarefas vencidas por estado
Seção intitulada “Tarefas vencidas por estado”É o mesmo tipo de gráfico, mas apenas com as tarefas vencidas (abertas e com a data prevista de conclusão já ultrapassada). Distribui essas tarefas vencidas segundo o estado em que se encontram.
Permite identificar em que ponto do fluxo de trabalho as tarefas fora de prazo estão a ficar bloqueadas: por exemplo, se a maioria das vencidas continua em estado “pendente” ou se estão “em curso”.
Tabela: Tarefas por centro
Seção intitulada “Tabela: Tarefas por centro”É um ranking dos centros de trabalho segundo a sua percentagem de encerramento de tarefas. As tarefas que não têm centro atribuído agrupam-se numa linha própria chamada “Tarefas sem centro”.
| Coluna | O que mostra | Como se calcula |
|---|---|---|
| Posição | A posição do centro no ranking. | Ordena-se de maior para menor percentagem de encerramento. Se dois centros empatam, partilham posição. |
| Centro | O nome do centro de trabalho. | — |
| % Encerramento | A percentagem de tarefas concluídas. | Tarefas fechadas do centro divididas pelo total de tarefas do centro. Acompanha-se de uma barra de progresso: quanto mais cheia, melhor vai o centro. |
| Totais | Todas as tarefas do centro. | Contagem de tarefas, abertas e fechadas. |
| Abertas | As tarefas ainda por fechar. | Contagem de tarefas que não estão finalizadas nem anuladas. |
| Vencidas | As tarefas abertas fora do prazo. | Contagem de tarefas abertas com data prevista de conclusão anterior a hoje. |
A tabela também é interativa: podes selecionar uma ou várias linhas para limitar o resto do painel de controlo a esses centros.
Gráficos de evolução temporal
Seção intitulada “Gráficos de evolução temporal”Os dois gráficos da direita mostram como evolui o trabalho mês a mês. Em ambos, a série de uma cor representa as tarefas abertas (segundo a sua data de início) e a da outra as tarefas fechadas (segundo a sua data de conclusão). Só se mostram meses até ao mês atual; não se projetam dados para o futuro.
Tarefas abertas e fechadas acumuladas
Seção intitulada “Tarefas abertas e fechadas acumuladas”Mostra, para cada mês, o total acumulado desde o início do período:
- A linha de abertas acumuladas soma todas as tarefas iniciadas até esse mês incluído.
- A linha de fechadas acumuladas soma todas as tarefas concluídas até esse mês incluído.
A leitura é simples: a distância vertical entre as duas linhas é o trabalho pendente em cada momento. Se as linhas se afastam, está-se a abrir trabalho mais rápido do que se fecha; se se aproximam, está-se a recuperar terreno.
Tarefas abertas e fechadas por mês
Seção intitulada “Tarefas abertas e fechadas por mês”Mostra o mesmo mas mês a mês, sem acumular:
- Quantas tarefas se iniciaram em cada mês.
- Quantas tarefas se fecharam em cada mês.
Serve para detetar picos de atividade, meses com muita abertura de tarefas ou períodos em que o ritmo de encerramento caiu.
Perguntas frequentes
Seção intitulada “Perguntas frequentes”Porque é que a soma das porções de um anel não coincide com o cartão de totais? Confirma os filtros ativos. Cada gráfico responde a todos os filtros ao mesmo tempo, incluindo os cliques feitos sobre outros gráficos ou sobre a tabela.
Porque é que uma tarefa fechada com atraso não aparece como vencida? Porque “vencida” descreve uma situação atual: só conta o que continua aberto e fora do prazo. Uma vez fechada, a tarefa deixa de estar vencida.
Porque é que vejo “Tarefas sem centro” na tabela? São tarefas que não têm um centro de trabalho atribuído. Agrupam-se nessa linha para que não desapareçam da análise.
Porque é que os meus números não coincidem com os de um colega? O painel de controlo aplica as permissões de âmbito de cada utilizador: só se incluem as tarefas das empresas, centros ou secções a que tens acesso. Dois utilizadores com permissões diferentes verão números diferentes.
Uma tarefa com vários observadores ou várias etiquetas conta várias vezes? Não. Internamente a tarefa aparece associada a cada um dos seus observadores e etiquetas (para que os filtros funcionem), mas todas as contagens do painel de controlo contam tarefas únicas, por isso cada tarefa soma uma única vez.