Importações rápidas

As importações rápidas permitem carregar informação da estrutura organizacional no Smart OSH sem necessidade de o fazer via KB020 nem pelo sistema geral de importação de dados.

A partir desta secção podes importar rapidamente os registos de Empresas, Centros, Secções, Cargos, Empregados e Atribuições a cargos do empregado.

Cuidado

Este processo afeta dados diretos da estrutura organizacional e dos empregados. Revê sempre cuidadosamente os dados que vais carregar antes de executar a importação.

Fluxo geral

Qualquer importação rápida segue sempre os mesmos três passos:

1. Descarrega o Excel de modelo que necessites.
2. Preenche o Excel com os dados que queres importar.
3. Carrega o Excel na secção de importações rápidas e espera que o programa termine de processá-lo.

Dois modelos, dois casos de uso

Smart OSH oferece dois modelos conforme o que vais carregar:

Modelo vazio

É o modelo completo. Usa-o quando quiseres carregar estrutura organizacional (empresas, centros, secções, cargos) e, opcionalmente, também empregados e as suas atribuições. Contém seis separadores: Empresas, Centros, Secções, Cargos, Empregados e Atribuições.

Modelo carga de empregados

Modelo simplificado para quando apenas precisas carregar empregados e as suas atribuições numa estrutura organizacional que já existe no Smart OSH. Contém dois separadores: Empregados e Atribuições (este último é preenchido automaticamente a partir do separador Empregados).

Dica

Se vais carregar empregados, carrega sempre Empregados e Atribuições na mesma importação. As atribuições a cargo são o que dá sentido ao empregado dentro da estrutura organizacional.

Como descarregar um modelo

As três opções de descarga estão em Configuração > Importações rápidas > Operações.

Modelo vazio

1. Acede a Configuração > Importações rápidas.
2. Clica em Operações > Exportar modelo vazio.
3. Abre o documento Excel descarregado.

Modelo de carga de empregados

1. Acede a Configuração > Importações rápidas.
2. Clica em Operações > Exportar modelo carga empregados.
3. Abre o documento Excel descarregado.

Modelo com dados de exemplo

Se quiseres ver um exemplo de como preencher o Excel:

1. Acede a Configuração > Importações rápidas.
2. Clica em Operações > Exportar modelo com dados de exemplo.
3. Abre o documento Excel descarregado.

Dica

É o mesmo modelo vazio mas com linhas de exemplo preenchidas. Útil como referência visual quando estás a aprender a usar a ferramenta.

Como preencher o Excel

1. Abre o Excel do modelo que queres preencher. Se o download for feito em vista protegida, clica em Ativar edição.
2. Preenche os dados nos separadores que queres importar.
3. Guarda o Excel no teu computador.

Regras gerais de preenchimento

Estas regras aplicam-se a todos os separadores e são a causa mais frequente de erros quando omitidas:

Cuidado

Os campos em branco também modificam dados. Se deixares um campo em branco para um registo que já existe no Smart OSH e esse campo estava preenchido no programa, a importação apaga o conteúdo existente, deixando-o vazio.

Recomendação: quando modificares um registo existente, preenche o máximo número de campos opcionais que já tivesse, mesmo que não queiras alterá-los.

Nota

• Os separadores que não quiseres importar e que não sejam obrigatórios podes eliminá-los ou deixá-los em branco.
• As colunas obrigatórias estão indicadas a azul escuro no modelo.
• As colunas opcionais estão indicadas a azul claro.
• Algumas colunas têm notas integradas no próprio modelo com detalhes de como preenchê-las.

Dica

• Para os separadores Empregados e Atribuições, carrega-os sempre na mesma importação. Se não vais carregar essa informação, elimina ambos os separadores do Excel.
• Quando um separador depende de outros (por exemplo, Atribuições referencia empresas, centros, secções, cargos e empregados), copia e cola os códigos identificativos dos outros separadores para evitar discrepâncias por erros tipográficos.

O campo «Operacion»

Quase todos os separadores incluem uma coluna Operacion com dois valores possíveis:

• Modificação: adiciona o registo se não existir ou modifica-o se já existia.
• Eliminar ou Baja (consoante o separador): elimina definitivamente o registo.

Cuidado

Para os empregados, se quiseres marcá-los como inativos sem os eliminar, indica Modificación no campo Operacion e preenche o campo FechaBaja no separador Atribuições.

O campo «Codigo»

Quando uma coluna se chama Codigo, CodigoEmpresa, CodigoCentro, etc., o valor deve ser idêntico ao já existente no Smart OSH se o registo já estiver registado.

Cuidado

O código distingue caracteres exatamente. Por exemplo, se no Smart OSH o código está registado como 01, indicar 1 é considerado um código diferente e a importação criará um registo novo em vez de atualizar o existente.

Separador «Empresas»

Coluna	Descrição
Operacion	Modificación para adicionar/modificar; Eliminar para apagar definitivamente.
Codigo	Código do registo. Deve coincidir exatamente com o do Smart OSH se a empresa já existir.
Nombre	Denominação social ou nome identificativo da empresa.
TipoIdentificacion	0 (CIF), 1 (NIF), 2 (NRT), 99 (Outros).
Identificador	Número identificador correspondente ao tipo (CIF, NIF, NRT ou Outros).
Observaciones	Observações a incluir no ecrã detalhe da empresa.
EMail	Correio eletrónico do ecrã detalhe.
DescripcionActividad	Atividades que serão incluídas em Descrição e classificação.
DescripcionInstalaciones	Instalações que serão incluídas em Descrição e classificação.
Telefono	Telefone que será incluído no separador Telefones.
Activo	X para manter a empresa ativa.
Etiquetas	Etiquetas a adicionar no ecrã detalhe.
CodigoCNAE	Código da Classificação Nacional de Atividades Económicas que será incluído em Descrição e classificação.

Separador «Centros»

Coluna	Descrição
Operacion	Modificación para adicionar/modificar; Baja para eliminar definitivamente.
CodigoEmpresa	Código da empresa a que pertence o centro. Deve coincidir exatamente com o do Smart OSH.
CodigoCentro	Código do centro. Deve coincidir exatamente se já existir.
Nombre	Nome identificativo do centro.
Activo	X para manter o centro ativo.
Direccion	Será incluído no campo Rua do ecrã detalhe.
Ciudad	Será incluído no campo Localidade.
Pais	Será incluído dentro do campo Endereço.
Telefono	Telefone que será incluído no separador Telefones.
DescripcionActividad	Atividades a incluir em Descrição e classificação.
DescripcionInstalaciones	Instalações a incluir em Descrição e classificação.
CNAE	Código CNAE a incluir em Descrição e classificação.
CCSS	Conta de Contribuição para a Segurança Social a incluir em Descrição e classificação.
Email	Correio eletrónico do ecrã detalhe do centro.
Etiquetas	Etiquetas a adicionar no ecrã detalhe.
Latitud	Latitude a adicionar em Descrição e classificação.
Longitud	Longitude a adicionar em Descrição e classificação.
TecnicoPRL	Identificador do empregado que será adicionado como Técnico PRL principal no separador Modalidades preventivas.
ListaTecnicosPRL	Identificadores adicionais de técnicos PRL. Separa vários empregados com ;.
Observaciones	Observações a incluir no ecrã detalhe do centro.

Separador «Secciones»

Coluna	Descrição
CodigoEmpresa	Código da empresa a que pertence a secção. Deve coincidir exatamente com o do Smart OSH.
Operacion	Modificación para adicionar/modificar; Baja para eliminar definitivamente.
CodigoCentro	Código do centro a que pertence a secção. Deve coincidir exatamente.
CodigoSeccion	Código da secção. Deve coincidir exatamente se já existir.
Nombre	Nome identificativo da secção.
DescripcionActividad	Atividades a incluir no separador Descrição.
DescripcionInstalaciones	Instalações a incluir no separador Descrição.
Etiquetas	Etiquetas a adicionar no ecrã detalhe.
Activo	X para manter a secção ativa.
Observaciones	Observações a incluir no ecrã detalhe.

Separador «Puestos»

Coluna	Descrição
CodigoEmpresa	Código da empresa. Deve coincidir exatamente com o do Smart OSH.
CodigoCentro	Código do centro. Deve coincidir exatamente.
Operacion	Modificación para adicionar/modificar; Baja para eliminar definitivamente.
CodigoSeccion	Código da secção. Deve coincidir exatamente.
CodigoPuesto	Código do cargo. Deve coincidir exatamente se já existir.
Nombre	Nome identificativo do cargo.
DescripcionFuncion	Descrição das funções do cargo, a incluir no separador Descrição.
CNO	Código da Classificação Nacional de Ocupação a incluir no separador Descrição.
Etiquetas	Etiquetas a adicionar no ecrã detalhe.
Activo	X para manter o cargo ativo.

Separador «Empleados»

O separador Empregados existe nos dois modelos com um comportamento ligeiramente diferente:

• Modelo vazio: contém os dados pessoais do empregado e é complementado com o separador Atribuições para os cargos.
• Modelo carga empregados: contém os dados pessoais e os dados de atribuição ao cargo no próprio separador.

Cuidado

Preenche o máximo número de campos opcionais quando modificares um empregado existente. Se deixares um campo vazio e esse campo já tinha dados no Smart OSH, a importação apaga o conteúdo.

Colunas comuns a ambos os modelos

Coluna	Descrição
Operacion	Modificación para adicionar/modificar; Baja para eliminar. Para marcar um empregado como inativo sem o eliminar, usa Modificación e preenche FechaBaja no separador Atribuições (modelo vazio) ou no próprio separador Empregados (modelo carga empregados).
Codigo	Código do registo. Campo livre e deve ser único.
Nombre	Nome do empregado.
Apellido 1	Primeiro apelido.
Apellido 2	Segundo apelido.
TipoIdentificacion	0 (NIF/NIE), 1 (Cass), 99 (Outros).
Identificacion	Número identificador correspondente ao tipo.
Email	Correio eletrónico do empregado.
FechaNacimiento	Data de nascimento no formato DD/MM/AAAA.
Sexo	M (Masculino) ou F (Feminino).
Sensibilidad	EM (Grávida), ES (Sensibilidade Especial), LA (Lactação), MY (Idoso). Separa várias sensibilidades com ;. A sensibilidade «Menor» é calculada automaticamente com a data de nascimento.
Direccion	Rua do campo Endereço do ecrã detalhe.
Ciudad	Localidade do campo Endereço.
Provincia	Província do campo Endereço.
CP	Código postal do campo Endereço.
Pais	País do campo Endereço.
Telefono	Telefone que será incluído no separador Telefones.
NASS	Número de afiliação à Segurança Social.
TipoEmpleado	0 (Interno), 1 (Externo), 2 (Autónomo), 3 (ETT).

Cuidado

A sensibilidade «Menor» (ME) NÃO deve ser adicionada manualmente: o programa calcula-a automaticamente a partir da FechaNacimiento.

Colunas específicas do modelo vazio

Estas colunas estão apenas no separador Empregados do modelo vazio:

Coluna	Descrição
Observaciones	Observações a incluir no ecrã detalhe do empregado.
IdentificacionResponsable	DNI ou identificador do empregado supervisor hierárquico. O supervisor deve existir previamente ou ter sido carregado numa linha anterior do mesmo Excel.
FechaUltimoReconocimiento	Data do último reconhecimento médico (formato DD/MM/AAAA). Será incluída em Aptidões médicas e renúncias.
CaducidadCertificado	Data de validade do certificado médico (formato DD/MM/AAAA). Será incluída como Data próximo reconhecimento médico empregado.
Idioma	ca-ES (Catalão), es-ES (Espanhol), en-GB (Inglês), fr-FR (Francês).
Etiquetas	Etiquetas a adicionar no ecrã detalhe.
Nacionalidad	Código da nacionalidade segundo a norma ISO 3166.
EnviarEmailsAlSupervisor	X para que os emails do empregado sejam enviados ao seu supervisor PRL. Marca por defeito o check Enviar todos os emails do empregado através do supervisor PRL. Exceção: os emails de formação e vigilância da saúde nunca são enviados ao supervisor.
DocBienvenidaEnviado	X se NÃO quiseres que sejam enviados os emails de documentos de boas-vindas. Marca o check Documento(s) de boas-vindas enviado(s).
ResumenAptitud	0 (Sem definir), 1 (Não apto), 2 (Apto sem restrições), 3 (Apto com restrições), 4 (Apto Parcial), 5 (Renúncia). Preenche o campo Resumo aptidão médica em Aptidões médicas e renúncias.
TeleTrabajo	X para marcar o empregado em regime de teletrabalho.

Colunas específicas do modelo carga empregados

Neste modelo, o separador Empregados inclui os dados de atribuição ao cargo, evitando ter que preencher o separador Atribuições manualmente:

Coluna	Descrição
CodigoEmpresa	Código da empresa a que o empregado é atribuído. Deve coincidir exatamente com o do Smart OSH.
CodigoCentro	Código do centro. Deve coincidir exatamente.
CodigoSeccion	Código da secção. Deve coincidir exatamente.
CodigoPuesto	Código do cargo. Deve coincidir exatamente.
FechaAlta	Data inicial da atribuição ao cargo (formato DD/MM/AAAA).
FechaBaja	Data final da atribuição ao cargo (formato DD/MM/AAAA).

Dica

O separador Atribuições do modelo carga empregados está protegido e não é editável: é preenchido automaticamente a partir dos dados que indiques no separador Empregados.

Cuidado

Se usares a importação para alterar a atribuição de cargo de um empregado, a nova atribuição não substitui a anterior. Ambas permanecem atribuídas ao empregado e a mais antiga fica marcada com o check «Cargo principal». Se precisares de fechar a anterior, faz-no manualmente ou preenchendo a sua FechaBaja.

Separador «Asignaciones»

O separador Atribuições liga cada empregado ao seu posto de trabalho dentro da estrutura organizacional. O seu comportamento depende do modelo utilizado.

Modelo vazio

No modelo vazio, o separador Atribuições é editável e deves preenchê-lo manualmente.

Cuidado

Este separador deve conter dados identificativos que coincidam exatamente com os dos outros separadores (Empresas, Centros, Secções, Cargos, Empregados). Para maior segurança, copia e cola os códigos dos outros separadores em vez de os escreveres.

Coluna	Descrição
Operacion	Modificación para adicionar/modificar; Baja para eliminar. Para marcar a atribuição como inativa, usa Modificación e preenche FechaBaja.
CodigoEmpresa	Código da empresa. Deve coincidir exatamente com o do Smart OSH.
CodigoCentro	Código do centro. Deve coincidir exatamente.
CodigoSeccion	Código da secção. Deve coincidir exatamente.
CodigoPuesto	Código do cargo. Deve coincidir exatamente.
Identificacion	Número identificador do empregado (CIF, NIF, NRT ou Outros).
FechaAlta	Data inicial da atribuição (formato DD/MM/AAAA).
FechaBaja	Data final da atribuição (formato DD/MM/AAAA).
TipoContrato	Nome do tipo de contrato do empregado. É adicionado no separador Atribuições do ecrã detalhe do empregado.
SituacionProfesional	Nome da situação profissional do empregado.
RegimenSS	Nome do regime da Segurança Social.
TextoConvenio	Nome do texto de convenção aplicável.
CodigoEmpresExterna	Código da empresa externa a que pertence o empregado, se aplicável.
HorasTrabajadas	Número de horas trabalhadas para essa atribuição.
Principal	X para marcar esta atribuição como cargo principal do empregado.

Modelo carga empregados

No modelo carga empregados, o separador Atribuições está protegido e não é editável.

Dica

O separador é preenchido automaticamente a partir dos dados de CodigoEmpresa, CodigoCentro, CodigoSeccion, CodigoPuesto, FechaAlta e FechaBaja que indiques no separador Empregados desse mesmo modelo.

Se precisares de controlar campos avançados da atribuição (tipo de contrato, situação profissional, horas trabalhadas, etc.), utiliza o modelo vazio, que permite preencher todas as colunas.

Como carregar o Excel

Depois de teres o Excel preenchido, o último passo é subi-lo para o Smart OSH e supervisionar o resultado.

Passos

1. Acede a Configuração > Importações rápidas.
2. Clica em Novo e preenche os campos do registo.
3. Clica em Guardar.
4. Clica em Importar.

Campos do registo de importação

Campo	Descrição
Nombre	Nome identificativo da importação. Por exemplo: «Empregados dezembro 2021».
Archivo	Documento Excel com os dados a importar.
Estado	Por defeito Não iniciado. O programa modifica-o automaticamente à medida que o processo avança.
Fecha última carga (o reintento)	Inicialmente vazio. O programa preenche automaticamente ao executar a importação.
Usuario	Preenchido automaticamente pelo programa com o utilizador que cria o registo.

Cuidado

O formato do Excel deve ser .xls ou .xlsx. Se carregares qualquer outro formato, mesmo que o sistema indique que foi carregado corretamente, não será realizada nenhuma importação.

Como monitorizar o progresso

Após clicares em Importar, o sistema gere a importação em segundo plano:

1. O Estado muda para Iniciada no momento de início.
2. A Fecha última carga (o reintento) é preenchida imediatamente.
3. Espera um tempo prudente e atualiza a página para ver o progresso.
4. Quando terminar, o Estado passará a um destes dois valores:
   • Finalizada correctamente: todos os registos foram carregados sem erros.
   • Finalizada com erros: houve pelo menos um problema com algum registo.

Dica

Se tens muitos registos para carregar, não fiques à espera da tela. A importação pode demorar e a página só se atualiza ao recarregares manualmente.

Comportamento em caso de erros

Nota

Se a importação contiver múltiplos registos e for encontrado um erro, o programa carrega os registos corretos que processou até esse momento. Não reverte as alterações anteriores ao erro.

Tens duas formas de obter o detalhe do erro:

• A partir do email que o sistema envia quando a importação termina com erros: contém um link para o log de erros.
• A partir do log da própria importação rápida no Smart OSH.

Dica

Quando uma importação falha, o log indica a linha concreta e o motivo do erro, permitindo corrigir apenas o necessário e voltar a carregar o Excel.

Lembrete final

Cuidado

As importações rápidas afetam dados diretos da estrutura organizacional e dos empregados. Antes de clicares em Importar:

• Revê os dados do Excel.
• Verifica que os códigos coincidem com os do Smart OSH.
• Confirma que não deixaste campos vazios em registos existentes que já tinham dados.
• Assegura o formato do ficheiro (.xls ou .xlsx).

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Fonte: PR-SO-21-023 «Importações rápidas», versão 1.1, 12/04/2022.