Introdução ao módulo

O módulo Liderança e participação dos colaboradores permite registar e gerir de forma ágil as contribuições dos colaboradores, as reuniões e palestras da organização e outros avisos programados, alinhado com a cláusula 5 da Norma Internacional ISO 45001.

Objetivos

Com este módulo podes:

• Permitir que os colaboradores façam diferentes contribuições (comunicado de risco, não conformidade, oportunidade, proposta, sugestão).
• Responder ao colaborador em relação à contribuição realizada.
• Gerir as propostas e ações derivadas.
• Dispor de notificações automáticas por email aos responsáveis de cada participação.
• Organizar reuniões ou palestras com as suas convocações, participantes, ordem de trabalhos, acordos e atas.
• Estabelecer um conjunto de temas a tratar como reforço de liderança.

Conteúdo do módulo

O menu principal Liderança e participação dos colaboradores é composto por quatro secções:

• Participações: registo, gestão e consulta das contribuições dos colaboradores.
• Reuniões e palestras: registo, gestão e consulta das reuniões e palestras.
• Outros avisos: consulta dos avisos gerados que se apliquem ao utilizador.
• Configuração: registo do conteúdo de alguns campos das ecrãs anteriores (categorias, estados, definições, etc.).

Tipos de relatório do módulo

O módulo dispõe de dois relatórios próprios:

• Relatório de participação do colaborador: relatório com a informação básica de uma participação.
• Ata de reunião/palestra: relatório que o programa gera automaticamente ao enviar os emails da ata aos participantes.

Cuidado

Se a ata já foi enviada aos participantes e o relatório de Ata de reunião/palestra for gerado manualmente novamente, o relatório anterior desaparece e o seu anexo (com as assinaturas que tivesse) é arquivado. Apenas fica válido o novo relatório, com pedidos de assinatura a todos os participantes.

Por este motivo, não se recomenda gerar manualmente a ata de reunião/palestra: deixa que o programa a gere ao enviar os emails.

Gerar o «Relatório de participação do colaborador»

Podes gerá-lo a partir de dois locais:

• Ecrã de lista: seleciona o registo e clica em Gerar relatório.
• Ecrã de detalhe: clica em Gerar relatório.

Ao gerá-lo verás as seguintes opções:

• Modelo de relatório: seleciona Relatório de participação do colaborador.
• Notificar-me por email quando o relatório estiver gerado.
• Assinar digitalmente o relatório.
• Enviar o relatório por email.
• Âmbitos de distribuição: ao adicionar um âmbito (ou equipa, atividade, cargo, colaborador), o programa enviará o relatório em diferido a quem corresponda. Se houver assinaturas configuradas, o envio será feito após a assinatura.
• Assinaturas: as pessoas indicadas receberão o relatório para o assinarem.

Gerar o relatório «Ficha de participação»

O relatório mostra os dados básicos da participação apenas no ecrã: não é guardado na aplicação. Podes gerá-lo a partir de:

• Ecrã de lista: seleciona o registo e clica em Mostrar no relatório.
• Ecrã de detalhe: clica em Relatório.

Sobre a geração automática da «Ata de reunião/palestra»

O processo é o seguinte:

1. Ao executar a operação Enviar todos os emails da ata reunião/palestra agora, o programa envia um email a cada participante com o documento da ata e a opção de assiná-lo.
2. Quando todos os participantes tiverem assinado, o programa envia (no email de notificações diárias) um novo email para assinar o acuse de receção: cada participante volta a receber o documento já assinado por todos e deve assiná-lo novamente como acuse.

Dica

Se só precisares de ver a ata como rascunho antes de a enviar, basta selecionar o modelo de relatório e clicar em Aceitar sem marcar nenhuma opção adicional.

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Fonte: M-SO-20-12-01 «Manual de uso – Liderança e participação dos colaboradores», versão 1, 08/09/2020.