Configurar as responsabilidades de gestão
Para que um colaborador receba um email automático quando for criada uma nova participação e figure como responsável pela sua gestão, deve estar registado na responsabilidade de gestão de participação correspondente.
Existem três responsabilidades independentes consoante o tipo de participação:
- Responsabilidade gestão participação (Exceto Não conformidades e Oportunidades): para participações que não sejam nem não conformidades nem oportunidades (ex. comunicado de risco, proposta, sugestão).
- Responsabilidade gestão participação (Não conformidades): para participações da categoria Não conformidade.
- Responsabilidade gestão participação (Oportunidades): para participações da categoria Oportunidade.
Configurar uma responsabilidade
Seção intitulada “Configurar uma responsabilidade”- Acede a Organização → Resp. e cargos → Responsabilidades.
- Entra na responsabilidade de gestão de participação que se aplique.
- Acede ao separador Pessoas e clica em Novo.
- Em Pessoa, procura e seleciona o colaborador que receberá o email.
- Seleciona o âmbito em que a responsabilidade terá validade.
- Clica em Aceitar e depois em Guardar.
Emails que recebem os responsáveis
Seção intitulada “Emails que recebem os responsáveis”Os responsáveis recebem um email com o assunto «Participação PE-AA-NNNNN», onde:
- AA são os dois últimos dígitos do ano em que a participação foi registada.
- NNNNN é o número sequencial da participação gerada.
O conteúdo do email varia ligeiramente consoante o tipo de responsabilidade:
- Responsabilidade (Exceto Não conformidades e Oportunidades): email associado a participações do tipo Comunicado de risco, Proposta ou Sugestão.
- Responsabilidade (Não conformidades): email associado a participações da categoria Não conformidade.
- Responsabilidade (Oportunidades): email associado a participações da categoria Oportunidade.
Fonte: M-SO-20-12-01 «Manual de uso – Liderança e participação dos colaboradores», versão 1, 08/09/2020.