Funcionamento dos documentos de boas-vindas

Os documentos de boas-vindas permitem que os colaboradores que são atribuídos pela primeira vez a um âmbito recebam automaticamente, por email, toda a informação definida como «Documento de boas-vindas».

Existem duas formas de configurá-los:

A partir do separador Detalhes de um anexo.
A partir do separador Âmbitos de distribuição (dentro de Assinaturas e distribuição) de um anexo.

Configuração a partir do separador «Detalhes»

Quando configuras o documento de boas-vindas a partir de Detalhes, deves ter em conta que:

O email de entrega só é enviado a colaboradores que não tenham assinalado o check Documento/s de boas-vindas enviado/s no separador Documentos de boas-vindas da sua ficha.
Se desmarcares esse check na ficha do colaborador, o programa voltará a enviar-lhe um email com todos os documentos de boas-vindas que lhe apliquem, os tenha recebido antes ou não.

Tens dois comportamentos possíveis conforme o tipo de documento:

Comportamento	Detalhe
Descarregar o documento	O colaborador recebe o email com o documento para descarregar.
Descarregar e assinar o documento	O colaborador recebe o email, deve consultar o documento e ainda assiná-lo.

Configurar um documento só para descarregar

Cria o anexo que atuará como documento de boas-vindas. Por exemplo: Organização → Centros → [centro] → separador Anexos → Novo.
Preenche o campo Nome descritivo.
Anexa o ficheiro no campo Ficheiros através de Procurar.
Assinala o check Documento de boas-vindas.
Clica em Aceitar.

Configurar um documento para descarregar e assinar

Cria o anexo que atuará como documento de boas-vindas (por exemplo, a partir de Organização → Centros → [centro] → Anexos → Novo).
Preenche o campo Nome descritivo.
Anexa o ficheiro no campo Ficheiros através de Procurar.
Assinala os checks Documento de boas-vindas e Assinar o documento de boas-vindas.
Clica em Aceitar.

Configuração a partir do separador «Âmbitos de distribuição»

Esta opção não é exclusiva para documentos de boas-vindas: permite enviar qualquer anexo a um âmbito concreto e assinalá-lo como documento de boas-vindas. É útil para reenviar um documento de boas-vindas sem ter que reenviar também os anteriores.

Cria o anexo que queres enviar como documento de boas-vindas (por exemplo, Organização → Centros → [centro] → Anexos → Novo).
Preenche o campo Nome descritivo e anexa o ficheiro através de Procurar.
Acede ao separador Assinaturas e distribuição e entra em Âmbitos de distribuição.
Clica em Novo.
Seleciona o âmbito para onde enviar o documento (por exemplo, Empresa e Centro).
Assinala os checks Distribuir para colaboradores futuros e Documento de boas-vindas.
Clica em Aceitar.
Volta a clicar em Aceitar na janela do anexo e em Guardar na janela do âmbito onde te encontras.

O que recebe o colaborador

Quando configurado a partir de «Detalhes»

O destinatário recebe no dia seguinte um email com:

Assunto: Entrega de documentos de boas-vindas à empresa «NNNNN».
Corpo da mensagem: a quem é dirigido, o título Documento de boas-vindas, uma secção para os documentos só para descarregar (com os seus links) e outra secção para os documentos de descarregar e assinar (com os seus links).

Se o documento for só para descarregar:

Acede ao link do documento. Abrir-se-á uma nova página com o conteúdo.
Visualiza o documento e fecha a página depois de consultado.

Se o documento requer assinatura:

Acede ao link do documento.
Descarrega-o (se precisares) ou visualiza-o no ecrã e clica em Aceitar e assinar.
Realiza a assinatura e clica em Assinar.

Quando configurado a partir de «Âmbitos de distribuição»

O destinatário recebe no dia seguinte um email com:

Assunto: Notificações SmartOSH - DD-MM-AAAA HH:HH.
Corpo da mensagem: a quem é dirigido, o título Documentos pendentes de aceitação e, em seguida, o título do documento com um link Ver documento.

Passos do colaborador:

Acede ao link Ver documento.
Descarrega-o (se precisares) ou visualiza-o no ecrã e clica em Aceitar e assinar.
Realiza a assinatura e clica em Assinar.

Diferenças entre «Detalhes» e «Âmbitos de distribuição»

Aspeto	Detalhes	Âmbitos de distribuição
Assunto do email	Entrega de documentos de boas-vindas à empresa «NNNNN»	Notificações SmartOSH - DD-MM-AAAA HH:HH
Fica registado no separador «Documentos de boas-vindas» do colaborador	Sim	Não
Interfere no check «Documento/s de boas-vindas enviado/s» do colaborador	Sim	Não
Interfere no campo «Data envio documento/s de boas-vindas» do colaborador	Sim	Não
Separadores «Envios» e «Controlo de distribuição»	Só se for solicitada assinatura do documento, poderá ver-se o estado do envio.	Sempre poderá ver-se o estado do envio.

Conclusão: ambos os métodos servem para enviar os documentos de boas-vindas, pela primeira vez, a colaboradores novos ou com uma nova atribuição. A diferença está nos requisitos:

A partir de Detalhes: o colaborador deve ter o check Documento/s de boas-vindas enviado/s desassinalado. Se o desassinalares, o programa reenviará todos os anexos assinalados como documento de boas-vindas.
A partir de Âmbitos de distribuição: é necessário assinalar o check Distribuir para colaboradores futuros ao configurar o anexo.

Onde consultar os documentos de boas-vindas enviados

Dispões de três formas para consultar os documentos enviados:

A partir do módulo «Organização»

Acede a Organização → Colaboradores e entra no colaborador.
Acede ao separador Formação e informação → Plano de acolhimento.

A partir do módulo «Documentação»

Acede a Documentação → Envios de documento e procura pelo nome descritivo do documento.

A partir do módulo «Formação e informação»

Acede a Formação e informação → Planos de acolhimento.

Fonte: DM-SO-22-048 «Funcionamento dos Documentos de boas-vindas», versão 2.1, 12/11/2025.