Como gerar e assinar um relatório

SmartOSH permite gerar e assinar relatórios a partir de vários módulos seguindo um fluxo comum: gerar o relatório a partir da listagem ou detalhe, configurar signatários e distribuição, e assinar a partir do e-mail que os destinatários recebem.

Esta página cobre o fluxo para Questionários e Acidentes, que é praticamente idêntico, e indica o que fazer para Formação e informação.

Fluxo comum para gerar um relatório

O processo de geração é o mesmo em todos os módulos. O que varia é onde se inicia e quais modelos de relatório estão disponíveis.

Passos

1. Acede ao módulo correspondente e seleciona o registo do qual queres gerar o relatório.
2. Clica em Gerar relatório.
3. Seleciona o modelo de relatório que desejas gerar.
4. Revê os campos do formulário e ajusta-os se necessário.
5. Clica em Aceitar.

Dica

A ação de Gerar relatório pode ser executada tanto a partir do ecrã de listagem do módulo (selecionando o registo) como a partir do próprio registo.

Nota

Na primeira vez que geras um relatório, os campos aparecem preenchidos com o parametrizado em Configuração > Modelos de relatório. A partir da segunda vez que geras o mesmo relatório sobre o mesmo registo, o programa recupera as condições da geração anterior.

Campos do formulário de geração

Campo	Descrição
Notificar-me por e-mail quando o relatório estiver gerado	Ao assinalar, o programa notifica-te por e-mail quando o relatório estiver gerado.
Assinar digitalmente o relatório	Deve estar sempre assinalado para que o relatório seja enviado às pessoas que assinam.
Enviar o relatório por e-mail	Deve estar sempre assinalado para que o relatório seja enviado às pessoas que assinam.
Assinaturas	Pessoas que devem assinar o relatório. Preenche-se automaticamente se o modelo selecionado dispuser desta informação; caso contrário, deves adicioná-las manualmente.
Âmbitos de distribuição	Pessoas que devem receber o aviso de receção assim que o relatório estiver assinado por todos os signatários. Preenche-se automaticamente se o modelo o prever.

Cuidado

As caixas Assinar digitalmente o relatório e Enviar o relatório por e-mail devem estar sempre assinaladas. Se estiverem desmarcadas, o relatório não é enviado às pessoas que aplicam.

Como adicionar pessoas na secção «Assinaturas»

Se a secção Assinaturas não se preencher automaticamente:

1. Clica em Novo.
2. No campo Nome, indica o título que queres que apareça antes do nome do signatário (por exemplo «Aprovado por», «Assinado por»).
3. Procura e seleciona a pessoa no campo Pessoa.
4. Clica em Aceitar.

Dica

Se preencheres o campo Cargo, deves igualmente selecionar o funcionário concreto para que o relatório seja enviado. Ao selecionar o cargo, só aparecerão os funcionários que ocupem esse cargo, e no relatório será incluído o nome do cargo na secção da assinatura.

Como configurar os âmbitos de distribuição

Ao adicionar conteúdo em Âmbitos de distribuição (um âmbito, equipa / instalação, atividade, cargo ou funcionário), o programa enviará o relatório em diferido a quem corresponda quando estiver assinado por todas as pessoas indicadas em Assinaturas.

Cuidado

Os e-mails com os relatórios são gerados em diferido: não são enviados imediatamente, mas após o processo noturno. Os destinatários receberão no dia seguinte à geração do relatório.

Fluxo comum para assinar um relatório

Uma vez gerado o relatório, os signatários recebem-no por e-mail e seguem estes passos:

1. Entra na caixa de correio eletrónico e clica em Ver documento.
2. Clica em Aceitar e assinar.
3. Realiza a assinatura diretamente na caixa e clica em Assinar.

SmartOSH mostrará um aviso indicando que a operação foi registada.

Dica

No ecrã de assinatura também podes visualizar o documento a partir do próprio ecrã ou descarregá-lo antes de assinar.

Particularidades por módulo

As secções seguintes destacam apenas as diferenças específicas de cada módulo relativamente ao fluxo comum descrito acima.

Questionários

Acesso: Questionários > Questionários > [selecionar o questionário] > Gerar relatório.

Modelos de relatório disponíveis:

• Impressão de questionário com ações.
• Impressão de questionário com capa.
• Relatório de Avaliação de riscos por questionário.

Dica

Configuração habitual de um relatório de questionário: na secção Assinaturas incluem-se as pessoas que interagiram na gestão do questionário (incluindo o responsável), e em Âmbitos de distribuição apenas o responsável.

Acidentes

Acesso: Acidentes > Investigações de acidente / incidente > [selecionar a investigação] > Gerar relatório.

Modelo de relatório disponível:

• Investigação de acidente / incidente (é o único modelo).

Dica

Configuração habitual de um relatório de investigação: na secção Assinaturas incluem-se as pessoas que participaram na gestão da investigação (por exemplo, a pessoa que a investigou e a pessoa afetada), e em Âmbitos de distribuição apenas a pessoa que realizou a investigação.

Formação e informação

Para assinar o certificado de realização de uma ação formativa, o fluxo é gerido a partir do módulo de Formação e informação, que tem o seu próprio procedimento específico.

Nota

Consulta a documentação do módulo de Formação e informação para os passos detalhados do certificado de realização de ação formativa.

---

Fonte: DM-SO-23-008 «Como gerar e assinar um relatório», versão 1, 14/04/2023.