Gerir fatores de risco

Como visualizar os fatores de risco registados

Desde o ecrã de lista Fatores de risco do módulo Riscos podes visualizar e gerir todos os fatores registados.

Pesquisa filtrada

Combina os filtros disponíveis para restringir resultados:

• Âmbito, Atividade, Equipamento/instalação: mostra os fatores associados a esses âmbitos.
• Cargo: mostra fatores com responsável cujo cargo coincide.
• Observador: se tiveres observadores atribuídos, clica em procurar para aceder ao campo Detalhe observador.
• Filtro (estado): Em curso, Fechado, Anulados, Pendente de encerramento, Não iniciados.
• Etiqueta: mostra fatores com a etiqueta indicada.

Modos de visualização

No campo Ver tens disponível:

• Lista: detalhe por severidade, tipo, título, grau de avanço, estado, pessoal afetado, data de início e vencimento.
• Lista com âmbito: detalhe por âmbito.
• SmartIndex por tipo de risco: detalhe por tipo de risco e ordem de severidade.

Como atribuir o responsável de um fator de risco

Tens duas formas: manual ou parametrizada.

Atribuição manual

Realiza-se ao criar o fator:

1. No ecrã de detalhe, acede ao campo Responsável.
2. No ecrã de lista Empregado, procura por Nome, DNI ou filtros (Âmbito, Atividade, Equipamento/instalação, Empresa Externa, Cargo, Atribuições, Tipo, Responsável Empresa Externa, Data última revisão).
3. Seleciona o empregado e clica em Aceitar.

Dica

Se quiseres atribuir-te como responsável, utiliza a operação Atribuir a mim (responsável).

Atribuição parametrizada

1. Acede ao menu de Definições do Smartosh.
2. Na aba Fatores de risco, escolhe o método:
   • Sem seleção: será preenchido manualmente.
   • Responsável de prevenção: atribui-se automaticamente ao empregado que ocupa esse cargo.
   • Utilizador que cria o fator de risco: atribui-se à pessoa que cria o registo.

Nota

Esta ação aplica-se apenas aos registos novos que sejam criados a partir desse momento.

Reatribuir o responsável

1. Acede a Riscos > Fatores de risco e seleciona os fatores.
2. Abre Operações > Reatribuir responsável.
3. Marca Reatribuir a mim ou Mudar empregado e escolhe o novo responsável.
4. Clica em Aceitar e depois em Guardar.

Como atribuir e gerir observadores

Atribuir um observador

1. Acede a Riscos > Fatores de risco e seleciona o registo.
2. Abre a aba Observadores e clica em Ligar.
3. Seleciona os trabalhadores e clica em Aceitar.
4. Guarda as alterações.

Mudar observadores em bloco

1. Seleciona os registos com observadores atribuídos.
2. Abre Operações > Reatribuir observador.
3. Seleciona os observadores a mudar, procura o novo observador e clica em Aceitar.

Cuidado

Se o fator não tinha observador prévio, a operação de reatribuição não terá efeito.

Eliminar observadores em bloco

1. Seleciona os registos.
2. Abre Operações > Eliminar observadores em bloco.
3. Seleciona os observadores e clica em Aceitar.

Como copiar um fator de risco

1. Acede a Riscos > Fatores de risco e seleciona os fatores a copiar.
2. Abre Operações > Copiar fatores de risco.
3. Preenche a informação básica do novo fator e clica em Seguinte.
4. No ecrã de medidas associadas: por defeito copiam-se todas. Seleciona e apaga as que não quiseres copiar e clica em Seguinte.
5. No ecrã de tarefas associadas: por defeito copiam-se todas. Seleciona e apaga as que não quiseres copiar e clica em Seguinte.
6. No ecrã de anexos: seleciona e apaga os que não quiseres copiar e clica em Aceitar.

Dica

Em cada passo podes mudar o responsável das medidas ou tarefas com a opção Reatribuir responsável.

Nota

Se as medidas tiverem marcado Medida que NÃO gera tarefas, o ecrã de tarefas estará vazio.

Como mudar a data de início em bloco

1. Acede a Riscos > Fatores de risco e seleciona os fatores.
2. Abre Operações > Mudar data início em bloco.
3. Confirma o aviso de afetação.
4. Indica a nova data e clica em Aceitar.

Cuidado

Ao mudar a data de início, automaticamente:

• Atualiza-se a data de início das medidas e tarefas associadas.
• Recalcula-se a data de vencimento (se o fator estiver avaliado).
• Apagam-se a data fim planeada e a data de finalização das medidas e tarefas (se estivessem preenchidas).
• O estado dos fatores e o da implementação de medidas e tarefas passa a Não iniciado.
• Se estiver ativo o circuito de aprovação e as medidas estiverem Aprovadas, notifica-se a alteração.
• Se estiver ativo o circuito de verificação da eficácia, apagam-se os dados de verificação e os responsáveis deixam de poder geri-los.

Como mudar o estado de um fator de risco

De forma individual

1. Acede a Riscos > Fatores de risco e entra no ecrã de detalhe.
2. Seleciona o Estado desejado: Não iniciado, Em curso, Pendente encerramento, Fechado, Anulado.
3. Clica em Guardar.

Em bloco

1. Seleciona os fatores e abre Operações > Mudar estado em bloco.
2. Indica o estado desejado.

Consequências da mudança de estado

• Ao indicar Data de finalização, o estado passa automaticamente a Fechado.
• Ao passar a Fechado, as medidas e tarefas associadas também passam a Fechado, salvo se o circuito de aprovação estiver ativo e não estiverem Aprovadas.
• Ao passar a Fechado com circuito de verificação da eficácia ativo, as medidas passam a Pendente verificação eficácia.
• Ao mudar uma medida associada para Em curso, o fator passa a Em curso.
• Ao passar a Anulado, apaga-se a data de finalização e as medidas e tarefas passam a Anulado. Se estiverem ativos os circuitos de aprovação ou verificação, estes inativam-se e os responsáveis deixam de poder gerir.

Nota

As alterações são notificadas aos responsáveis do fator de risco.

Como atualizar as afetações

Se alteraste o número de trabalhadores ou realizaste uma nova avaliação e a afetação não foi atualizada:

1. Acede a Riscos > Fatores de risco e seleciona o fator.
2. Abre Operações > Recalcular SmartIndex e afetações.

Dica

Também podes fazê-lo a partir de qualquer ecrã com a aba Fatores de risco.

Como gerir os avisos (SmartStatus)

Quando se modifica um registo, falta informação ou aparece uma incidência, o programa envia um aviso por email aos responsáveis e mostra um aviso SmartStatus.

Indicador por cor no ecrã de lista

• 🟢 Verde: registo correto.
• 🟡 Amarelo: registo com problema leve.
• 🔴 Vermelho: registo com problema grave.

Passos para gerir um aviso

1. Acede a Riscos > Fatores de risco e seleciona o fator.
2. Entra no ecrã de detalhe e abre a aba SmartStatus.
3. Seleciona o aviso e abre Operações:
   • Abrir: acede ao registo para corrigir o problema.
   • Ignorar: configura para que esse aviso não volte a ser notificado.
   • Eliminar: elimina o aviso (ícone de eliminar).

Nota

A parametrização de quem recebe os emails configura-se em Smart > Configuração > Definições de problemas SmartStatus.