Glossário

Este glossário descreve os campos e separadores das duas ecrãs principais do módulo: Participação e Reunião/conversa.

Ecrã «Participação»

Categoria: tipo de participação (normalmente Comunicado de risco, Não conformidade, Oportunidade, Proposta, Sugestão). Podem ser adicionados mais tipos.
Título: identifica a participação.
Data: dia em que o registo é criado. No Smart OSH é obrigatório e é preenchido manualmente. Na página anónima, App e Visor app não é mostrado: é transferido automaticamente com o dia do envio.
Descrição: texto livre com a descrição da participação.
Descrição da localização: texto livre sobre a localização a que a participação se refere.
Observações e melhorias propostas: texto livre com qualquer anotação ou melhoria proposta.
Estado: fase em que a participação se encontra. Ao criá-la, o programa indica Pendente de revisão; os outros estados são atribuídos manualmente.
Data de aprovação: preenchida manualmente quando a participação é aprovada.
Data de encerramento: preenchida manualmente quando a participação é encerrada.
Responsável: pessoa encarregada de gerir a participação. Só permite selecionar pessoas ligadas no separador Responsáveis.

Dados notificante: preenchido automaticamente ao criar a participação.
Responsáveis: permite ligar responsáveis à participação. Não é recomendado atribuí-los manualmente: se estiverem definidos em Organização, o programa atribui-os automaticamente.
Anexos: mostra qualquer documento adicionado à participação, seja pelo notificante ou pelo responsável.
SmartStatus: mostra os avisos gerados automaticamente pela aplicação para esta participação.

Relatório: gera um relatório que é mostrado apenas no ecrã no momento. Não é guardado em nenhuma parte do programa.

Título: identifica a reunião ou conversa.
Categoria: categoriza a reunião/conversa. Se a categoria estiver marcada como É conversa, o campo Tipo fica oculto; caso contrário, é mostrado.
Tipo: indica se a reunião é Ordinária ou Extraordinária. Só aparece para categorias que não estejam configuradas como É conversa.
Estado: fase em que a reunião/conversa se encontra. Ao criá-la, o programa indica Não iniciado; os outros estados são atribuídos manualmente.
Responsável: pessoa que gere a realização.
Data: dia da realização. Aparece na ata e nos emails.
Desde hora / Até hora: hora de início e fim da reunião. Aparecem na ata e nos emails.
Local: texto livre com o local da realização. Aparece na ata e nos emails.
Descrição: texto livre relevante para a reunião. Aparece na ata e nos emails.
Observações: texto livre adicional. Não aparece na ata nem nos emails.
Periodicidade para a geração: valor numérico que indica com que frequência deve ser gerada a próxima reunião/conversa.
Intervalo: unidade temporal da periodicidade (dias, semanas, meses, etc.).
Data próxima reunião/conversa: é calculada automaticamente quando estão preenchidos Data, Periodicidade para a geração e Intervalo.
Antecedência do lembrete (em horas): dentro do separador Opções de configuração, indica com quantas horas de antecedência enviar o email de lembrete.

Âmbito: âmbito a que pertence a reunião/conversa. Não é obrigatório, mas recomenda-se o preenchimento.
Assistentes: convocados para a reunião e, se for o caso, os que não assistiram.
Ordem do dia: registo e gestão dos pontos a tratar.
Acordos: registo e gestão dos acordos alcançados, associados a cada ponto da ordem do dia.
Ações: permite ligar outros registos (tarefas, fatores de risco, não conformidades, oportunidades, participações, investigações de acidente e outros avisos).
Anexos: documentos adicionados à reunião/conversa. Inclui também o documento da ata gerado.
Relatórios: relatórios gerados ou ligados que correspondam ao âmbito.
Opções de configuração: contém o campo Antecedência do lembrete (em horas).
SmartStatus: avisos gerados automaticamente para esta reunião/conversa.

Fonte: M-SO-20-12-01 «Manual de uso – Liderança e participação dos colaboradores», versão 1, 08/09/2020.