Adicionar responsáveis adicionais

Se na tua organização gerem a CAE entre várias pessoas ou precisas designar back-ups durante férias, baixas ou licenças, podes adicionar responsáveis adicionais à coordenação. Funcionam como pessoas em cópia dos emails que chegam do MySmart OSH e, além disso, têm acesso completo para carregar e validar documentação.

Antes de começar

Os responsáveis adicionais são escolhidos entre os funcionários já criados na plataforma. A partir do ecrã de responsável adicional não é possível criar um novo funcionário.

Dica

Se a pessoa que queres adicionar ainda não existe na plataforma, cria-a primeiro seguindo o tutorial de Criar funcionários numa coordenação e volta depois a este processo.

Como adicionar um responsável adicional

1. Abre o assistente de coordenação e dirige-te ao passo 2 (Responsáveis).
2. Clica em Novo responsável adicional.
3. No campo Procurar funcionário, seleciona a pessoa que queres adicionar da lista.
4. Configura as opções do responsável (envio de emails e estado ativo, vê os seguintes pontos).
5. Clica em Criar e associar para finalizar.

Uma vez concluído, o responsável adicional ficará vinculado corretamente à coordenação.

Opções do responsável adicional

Ativar envio de emails CAE

Marca o check Ativar envio de emails CAE se quiseres que esta pessoa receba os mesmos emails que o responsável da empresa externa.

Nota

Este check afeta apenas o envio de emails. O simples facto de ser responsável adicional já dá acesso a carregar e validar documentação dentro da plataforma, tal como o responsável da empresa externa, esteja ou não ativado o envio de emails.

Ativo

O check Ativo permite ativar ou desativar a responsabilidade adicional sem ter de a eliminar.

É especialmente útil para:

• Ativar back-ups apenas durante períodos de férias do titular.
• Cobrir baixas ou licenças temporárias.
• Manter uma pessoa configurada na coordenação mas sem que receba notificações quando não é necessário.

Resumo

Ação	Resultado
Adicionar responsável adicional	A pessoa pode carregar e validar documentação
Marcar Ativar envio de emails CAE	Recebe os mesmos emails que o responsável principal
Marcar Ativo	A responsabilidade adicional está vigente
Desmarcar Ativo	Desativa-se temporariamente sem perder a configuração

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Fonte: Documentação interna do Smartosh «Adicionar responsáveis adicionais», disponível em Scribe.