Enviar fichas de riscos por empregado

Como gerar e enviar por email a ficha de riscos a cada trabalhador no Smartosh. Resuma o procedimento; não enumere cada variante de modelo de relatório.

Objetivo

Que cada empregado receba a sua ficha de riscos por email (assinatura digital conforme configuração), seja de forma periódica automática ou manual quando necessário.

Condições básicas (antes de enviar)

Âmbito	Requisito
Empregados	Atribuídos a cargos e com email na ficha.
Cargos	Avaliação de riscos com fatores de risco definidos.
Riscos / medidas	Nas medidas aplicáveis, marcado Informação ao trabalhador.

Envio automático

O Smartosh pode gerar e enviar fichas de forma programada.

1. Verifique que as condições anteriores estão cumpridas.
2. Abra Definições → separador Fichas de riscos por empregado e configure conforme indicado na secção seguinte.
3. Certifique-se de que o envio automático de email está ativo se quiser que os empregados recebam o email.

Cuidado

Não é recomendável ativar a geração automática se ainda não estiver avaliada a eficácia das medidas dos fatores de risco nas avaliações.

O que configurar em Definições (fichas por empregado)

• Modelo de relatório: obrigatório; define qual o modelo de ficha que será gerado.
• Periodicidade e intervalo: obrigatórios em conjunto; definem com que frequência as fichas são geradas automaticamente.
• Enviar um email após a geração: marque se os empregados devem receber o email com a ficha.
• Desativar o processo de geração automática: se marcado, não serão geradas fichas automaticamente. Deixe desmarcado para que o ciclo automático funcione.

Testar sem enviar aos empregados (sobrescrever email)

1. Definições → Envios → Geral.
2. Marque Sobrescrever o endereço de email nos envios de emails e indique o endereço de teste em Endereço de email utilizado quando o endereço é sobrescrito.
3. Guardar.

Perigo

Enquanto ativo, todos os emails enviados pelo Smartosh irão para esse endereço, não apenas os das fichas.

Envio manual: gerar a ficha

Tem duas entradas (escolha a que estiver disponível conforme os módulos).

Opção A — Organização → Empregados

1. Organização → Empregados.
2. Em Ver, escolha a vista Ficha de riscos por empregado.
3. Selecione um ou mais empregados → Gerar relatório.
4. Escolha o modelo de relatório → Aceitar.

Opção B — Formação e informação (se contratado)

1. Formação e informação → Fichas de risco por empregado.
2. Selecione os empregados → Gerar relatório → escolha modelo → Aceitar.

Opções habituais na tela de geração

• O modelo deve coincidir com o configurado em Definições → Fichas de riscos por empregado (a menos que queira uma exceção pontual).
• As opções vêm de Configuração → Modelos de relatório; pode ajustá-las antes de Aceitar.
• Para que o empregado receba o PDF/documento por email: marque Assinar o relatório digitalmente e Enviar o relatório por email.
• Notificar-me por email quando o relatório estiver gerado: aviso ao utilizador que inicia a geração.
• Assinaturas: com um só empregado preenchem-se automaticamente; com vários selecionados o bloco pode parecer vazio, mas o sistema atribui assinatura por relatório.
• Âmbitos de distribuição: apenas se quiser notificar outros destinatários após o empregado ter assinado (email informativo).

Após gerar: o Estado da ficha de riscos costuma ser Gerado e o Estado do envio Envio diferido. O email não é enviado imediatamente: segue o processo noturno.

Forçar o envio sem esperar pelo processo noturno

Se acabou de gerar a ficha e quer o email já:

1. Organização → Empregados → vista Ficha de riscos por empregado → selecione registos → Operações → Forçar envio diferido agora (usado normalmente logo após gerar).

Ou:

2. Documentação → Envios de documento → selecione o envio → Operações → Forçar envio diferido agora (permite vários de uma vez). O estado passa a Enviado (não lido).

Ou, com o módulo de formação:

3. Formação e informação → Fichas de risco por empregado → seleção → Operações → Forçar envio diferido agora (vários de uma vez; estado Enviado (não lido)).

A geração do relatório pode demorar alguns minutos conforme o volume de dados.

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Fonte: DM-SO-22-064 «Como enviar fichas de riscos por empregado», versão 1.1, 20/05/2024.