Gerir uma reunião ou conversa
Uma vez criada uma reunião ou conversa e convocados os participantes, a gestão segue um fluxo claro durante a realização e ao finalizá-la.
Fluxo geral de gestão
Seção intitulada “Fluxo geral de gestão”Antes da reunião
Seção intitulada “Antes da reunião”- Assegura-te de que a reunião está completamente registada: dados gerais, participantes e ordem de trabalhos.
- Informa os participantes da convocatória. Podes fazê-lo de duas formas:
- Manualmente, executando Operações → Enviar convocatória de reunião/conversa agora.
- Automaticamente, parametrizando o campo Antecedência lembrete (em horas) dentro do separador Opções configuração.
Durante a reunião
Seção intitulada “Durante a reunião”- Anota os acordos alcançados para cada ponto da ordem de trabalhos.
- Adiciona novos pontos à ordem de trabalhos se surgirem.
- Fecha os acordos que não devam ser tratados em próximas reuniões.
Ao finalizar a reunião
Seção intitulada “Ao finalizar a reunião”- Indica os participantes que não assistiram.
- Se desejares, indica a hora final da reunião.
- Envia o email com a ata aos participantes.
- Assina a ata da reunião/conversa.
Criar a próxima reunião/conversa
Seção intitulada “Criar a próxima reunião/conversa”Quando uma reunião é periódica e já está finalizada, podes gerar a seguinte:
- Acede a Liderança e participação dos colaboradores → Reuniões e conversas.
- Seleciona a reunião que queres replicar e clica em Operações → Criar próxima reunião/conversa.
- Atualiza os campos que consideres oportunos e clica em Guardar.
Fonte: M-SO-20-12-01 «Manual de uso – Liderança e participação dos colaboradores», versão 1, 08/09/2020.