Estados da documentação

Cada documento de uma coordenação passa por distintos estados que indicam que ação se espera da tua parte ou da parte da empresa principal. Conhecer o significado de cada estado permite-te saber o que fazer em cada momento e manter a documentação atualizada.

Onde consultar o estado

Os estados consultam-se a partir dos seções de documentação da coordenação. Em cada necessidade de documento mostra-se um estado que define a situação atual do processo.

Os quatro estados principais são:

• Solicitado
• Pendente de aceitar / rever (assinar)
• Aceite
• Anulado / Não aplica

Solicitado

Um documento em estado Solicitado indica que a empresa principal está a pedir-te um documento e deves carregá-lo.

Os pedidos podem originar-se por:

• Documentos novos que são pedidos pela primeira vez.
• Rejeições anteriores que requerem que carregues um novo documento.
• Atualizações de documentos que estão prestes a expirar ou que já expiraram.

Como responder a um pedido

1. Identifica o documento que te estão a pedir.
2. Indica a data de emissão.
3. Carrega o documento no espaço disponibilizado para isso.
4. Clica em Anexar para o enviar.

Após anexá-lo, o pedido mudará para Pendente de aceitar / rever e ficará à espera de validação do cliente. Já não requer ações da tua parte.

Pendente de aceitar / rever (assinar)

Um documento em estado Pendente de aceitar / rever (assinar) indica que a empresa principal te está a enviar um documento para que o acesse e assines.

Nota

Estes envios costumam ser documentos informativos e de riscos específicos que a empresa principal te envia e que é importante que conheças.

Como aceitar e assinar o documento

1. O sistema mostrará uma pré-visualização do documento.
2. Revê o seu conteúdo.
3. Clica em Aceitar e assinar para o confirmar.

Pré-visualização rápida

Se só queres ver o documento sem entrar na página de assinatura, podes usar o ícone Ver documento para abrir uma pré-visualização.

Uma vez assinado, o envio passará para o estado Aceite e não requererá mais ações da tua parte.

Aceite

Um documento em estado Aceite significa que:

• A empresa principal validou o documento que carregaste, ou
• Tu aceitaste e assinaste um documento que te tinham enviado.

Ações disponíveis

• Ver documento: pré-visualiza o documento a partir do ícone correspondente.
• Descarregar: se quiseres ter o ficheiro fisicamente no teu dispositivo, usa a opção Descarregar.

Neste estado não é necessária nenhuma ação adicional.

Anulado / Não aplica

Por vezes solicitam-te documentos não obrigatórios que não se aplicam ao trabalhador, veículo ou atividade em questão. Nesses casos, podes indicá-lo à empresa principal em vez de carregares um documento.

Como marcar um documento como “Não aplica”

1. No pedido, clica na opção Não Aplica.
2. Especifica o motivo pelo qual o documento não se aplica, para que fique registado.
3. Confirma a ação.

O pedido passará para o estado Anulado / Não aplica e deixará de requerer ações da tua parte.

Validação posterior

Dependendo da configuração do cliente, é possível que o pedido de Não aplica deva passar por uma validação posterior e ser ratificado pela empresa principal. Nesse caso:

• O pedido passará primeiro para o estado Pendente de aceitar / rever (assinar).
• Se a empresa principal o aceitar, mudará para Anulado / Não aplica.
• Se o rejeitar, voltará ao estado Solicitado e deverás fornecer o documento.

Resumo rápido

Estado	Significado	Ação esperada
Solicitado	Pedem-te um documento	Carregar o documento
Pendente de aceitar / rever (assinar)	Enviam-te um documento	Rever, aceitar e assinar
Aceite	Documento validado ou assinado	Nenhuma (consultar/descarregar)
Anulado / Não aplica	O documento não se aplica ao caso	Nenhuma (pode requerer validação posterior)

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Fonte: Documentação interna da Smartosh «Estados da documentação», disponível em Scribe.