Painel de controlo de Reuniões

O painel de controlo de Reuniões oferece-te uma visão do estado das reuniões: quantas há, em que estado estão, como se distribuem por categoria, em que grau se completam as suas ordens de trabalhos e os seus acordos, qual o nível de assiduidade e como evolui o seu número ao longo do tempo.

Só verás os dados das empresas, centros, secções e cargos a que tens acesso segundo o teu perfil de utilizador. Duas pessoas diferentes podem ver números diferentes no mesmo painel de controlo, e isso é o esperado.

Conceitos chave

Antes de rever cada elemento, convém ter claros vários conceitos que se usam em todo o painel de controlo.

Reunião. É a unidade que se conta neste painel de controlo. Cada reunião conta-se uma única vez, mesmo que tenha vários participantes, vários pontos na ordem de trabalhos ou vários acordos associados que poderiam multiplicar as linhas internamente.

Estado da reunião. Cada reunião tem um estado. A tua organização pode usar nomes de estado personalizados, mas todos equivalem a um destes estados básicos:

Estado básico	Significado
Não iniciada	A reunião ainda não foi iniciada.
Planeada	Está prevista mas ainda não se realizou.
Realizada	A reunião já se realizou.
Fechada	A reunião foi fechada.
Anulada	A reunião foi anulada.

Reuniões pendentes. Consideram-se pendentes as reuniões que ainda não foram realizadas, fechadas nem anuladas (ou seja, as que estão não iniciadas ou planeadas).

Ordens de trabalhos e acordos fechados. Cada reunião pode ter pontos na sua ordem de trabalhos e acordos. Um ponto da ordem de trabalhos ou um acordo considera-se completado quando está fechado.

Assiduidade. Mede quantos dos convocados assistiram realmente às reuniões.

Categoria. Classifica as reuniões (por exemplo, comités, palestras, etc.). Se uma reunião não tem categoria, agrupa-se como categoria não definida.

Reunião ativa. Indica se a reunião está marcada como ativa ou não, o que permite filtrar entre elas.

Elementos ativos. Os gráficos e tabelas têm em conta se a empresa, o centro, a secção e o cargo continuam ativos.

Permissões de âmbito. O painel de controlo inclui apenas as reuniões das empresas, centros, secções e cargos a que tens acesso.

Filtros encadeados. Todos os filtros aplicam-se ao mesmo tempo sobre todos os gráficos, cartões e tabelas.

Filtros

No lado esquerdo encontrarás os filtros. A maioria permite seleção múltipla e inclui um campo de pesquisa.

Filtro	O que permite delimitar
Âmbito	Empresa, centro, secção e cargo, de forma hierárquica.
Reuniões ativas	As reuniões conforme estejam marcadas como ativas ou não.
Categoria	As reuniões de uma categoria concreta (ou as que não têm categoria definida).
Etiqueta	As reuniões marcadas com uma etiqueta concreta.
Data	O período de tempo, segundo a data da reunião.

Cartões de indicador

Na zona central, um conjunto de cartões resume os principais indicadores. Cada cartão inclui um pequeno gráfico de tendência (sparkline).

Reuniões

Número de reuniões pendentes (ainda não realizadas, fechadas nem anuladas) comparado com o total de reuniões, juntamente com a percentagem que representam sobre o total.

Ordens de trabalhos

Percentagem de pontos da ordem de trabalhos fechados sobre o total de pontos da ordem de trabalhos.

Acordos

Percentagem de acordos fechados sobre o total de acordos.

Assiduidade

Percentagem de assiduidade: convocados que assistiram sobre o total de convocados.

Gráficos de pizza (donut)

Reuniões por categoria

Distribuição do número de reuniões segundo a sua categoria.

Reuniões por estado

Distribuição do número de reuniões segundo o seu estado.

Tabela: Reuniões por centro

Compara os centros e mostra, para cada um, o volume de reuniões e o seu grau de cumprimento.

Coluna	O que mostra	Como se calcula
Centro	O centro a que pertencem as reuniões.	—
Reuniões	Número de reuniões do centro.	Contagem de reuniões.
% Reuniões	Grau de reuniões ainda pendentes do centro.	Reuniões não realizadas, fechadas nem anuladas ÷ total de reuniões.
% Ordens de trabalhos	Cumprimento dos pontos da ordem de trabalhos.	Pontos da ordem de trabalhos fechados ÷ total de pontos.
% Acordos	Cumprimento dos acordos.	Acordos fechados ÷ total de acordos.
% Assiduidade	Nível de assiduidade do centro.	Convocados que assistiram ÷ total de convocados.

Cada coluna de percentagem acompanha uma barra de cor que facilita comparar os valores entre centros de um olhar.

Gráfico de evolução

Reuniões por mês

Mostra como evolui o número de reuniões mês a mês, segundo a data da reunião. Representa duas séries: as reuniões criadas acumuladas (que vão somando desde o início do período) e as reuniões criadas em cada mês.

Perguntas frequentes

Quando se considera uma reunião pendente?
Quando ainda não foi realizada, fechada nem anulada; ou seja, quando está não iniciada ou planeada.

Uma reunião com muitos participantes ou acordos conta várias vezes?
Não. Cada reunião conta-se uma única vez, por muito que tenha vários participantes, pontos da ordem de trabalhos ou acordos.

Que data se usa no filtro de data e no gráfico de evolução?
A data da reunião.

O que significam as percentagens de ordens de trabalhos, acordos e assiduidade?
São graus de cumprimento: a proporção de pontos da ordem de trabalhos fechados, de acordos fechados e de convocados que assistiram, respetivamente.

A coluna ”% Reuniões” indica as reuniões concluídas?
Não. Apesar do que possa sugerir, essa coluna (e o cartão de reuniões) refletem as reuniões pendentes (não realizadas, fechadas nem anuladas) sobre o total, não as concluídas. Quanto mais alto é o valor, mais reuniões ficam por realizar.

Estou a usar o filtro de etiqueta e não obtenho os resultados esperados.
O filtro de Etiqueta deste painel de controlo pode não delimitar corretamente as reuniões na versão atual. Se precisares localizar reuniões por etiqueta de forma fiável, utiliza a listagem de reuniões do módulo.

Por que é que os meus números não coincidem com os de um colega?
O painel de controlo aplica as permissões de âmbito de cada utilizador: só se incluem as reuniões das empresas, centros, secções e cargos a que tens acesso.