Medidas e circuitos

Esta página descreve como se gerem as medidas no módulo Sistemas de gestão: onde consultá-las, que circuitos existem e como ativar e operar o circuito de aprovação e o de verificação de eficácia.

Ecrã de medidas

A partir de Sistemas de gestão → Medidas podes visualizar todas as medidas registadas independentemente da sua origem.

Para filtrá-las por origem, utiliza o filtro Ver e escolhe a opção que necessites:

• Livres
• Factores de risco
• Não conformidades
• Oportunidades
• Objetivo
• Todas as medidas
• Planeamento (todas as medidas)

Circuitos de medidas disponíveis

As medidas podem seguir três circuitos distintos em função do nível de controlo que necessites:

Circuito	Descrição
Básico	Apenas implementação da medida.
Aprovação	Primeiro aprova-se a medida e depois implementa-se.
Completo	Primeiro aprova-se, depois implementa-se e finalmente verifica-se a eficácia.

Circuito básico

É o circuito por defeito quando não foi ativado nem o circuito de aprovação nem o de verificação de eficácia.

• Os estados visualizam-se no campo Estado implementação: Não iniciado, Em curso, Pendente de encerramento (equivale ao antigo “Pendente verificar”), Encerrado e Anulado.
• O responsável pela implementação indica-se no separador Responsável implementação.

Circuito de aprovação

Ativa-se assinalando o check Ativar circuito de aprovação medida.

• Os estados visualizam-se no campo Estado aprovação: Rascunho, Pendente aprovação, Aprovado e Rejeitado.
• O responsável pela aprovação e as datas de gestão indicam-se no separador Aprovação.

Circuito completo

Adiciona ao circuito de aprovação a verificação de eficácia. Ativa-se assinalando o check Ativar circuito de verificação eficácia medida.

• Os estados visualizam-se no campo Estado verificação eficácia: Não iniciado, Pendente verificação eficácia, Verificado: eficaz, Verificado: ineficaz e Verificado: ineficaz (com nova medida).
• O responsável pela verificação e a data indicam-se no separador Verificação eficácia.

Como ativar os circuitos por defeito

Podes pré-definir que os circuitos de aprovação ou de verificação de eficácia se apliquem automaticamente às novas medidas conforme a sua origem:

1. Acede às definições do Smart OSH.
2. Entra no separador Medidas e seleciona os checks correspondentes conforme a origem das medidas em que queiras ativar o circuito de aprovação.
3. Seleciona os checks correspondentes para o circuito de verificação da eficácia.
4. Clica em Guardar.

Dica

Embora tenhas pré-definido que um circuito não esteja ativo, podes sempre ir a uma medida concreta e ativá-lo a partir do seu ecrã detalhe assinalando o check correspondente:

• Ativar circuito de aprovação medida.
• Ativar circuito de verificação eficácia medida.

Como gerir o circuito de aprovação

Ao ativar o circuito de aprovação, na medida aparecem o campo Estado aprovação e o separador Aprovação.

1. Preenche os dados gerais da medida (campos com asterisco obrigatórios; pelo menos um âmbito).
2. Adiciona a informação complementar através dos separadores disponíveis.
3. No separador Aprovação, indica o responsável pela aprovação e as datas de gestão da medida.

Aviso ao responsável pela implementação

Quando se preenche a data de aprovação por parte do responsável, o Estado aprovação passa a Aprovado e o responsável pela implementação recebe um aviso para iniciar o seu trabalho. Este aviso não é direto: é enviado no dia seguinte.

Como gerir o circuito de verificação de eficácia

Ao ativar o circuito de verificação de eficácia, na medida aparecem o campo Estado verificação eficácia e o separador Verificação eficácia.

1. Preenche os dados gerais da medida (campos com asterisco obrigatórios; pelo menos um âmbito).
2. Adiciona a informação complementar através dos separadores disponíveis.
3. No separador Verificação eficácia, indica o responsável pela verificação e a data de verificação.

Quando se inicia a verificação

A verificação de eficácia ativa-se ao encerrar a implementação da medida. Quando o Estado implementação passa a Encerrado, o Estado verificação eficácia muda automaticamente para Pendente de verificar e o responsável pela verificação recebe um aviso para iniciar o seu trabalho. Este aviso não é direto: é enviado no dia seguinte.

Estados disponíveis para o responsável pela verificação:

• Verificado: eficaz
• Verificado: ineficaz
• Verificado: ineficaz (com nova medida) — utiliza-se quando a ineficácia detetada dá origem à criação de uma nova medida corretora.

Fonte: M-SO-19-04-02 «Manual de uso Sistemas de gestão», versão v.2, 08/04/2020.