Circuito de aprovação e verificação da eficácia das medidas

Circuito de aprovação de uma medida

Determinadas medidas requerem a aprovação de uma pessoa específica antes da sua implementação. Tens duas opções para ativá-lo: manual ou parametrizada.

Ativar a aprovação manualmente

1. Acede ao ecrã de detalhe da medida e assinala Ativar circuito de aprovação da medida. Serão ativados o campo Estado aprovação e o separador Aprovação.
2. No separador Aprovação, indica o cargo e o nome do funcionário responsável pela aprovação da medida.
3. O responsável indicará o Estado aprovação: Rascunho, Pendente aprovação, Aprovado ou Rejeitado.
4. O responsável indicará a data de aprovação ou a data de rejeição, juntamente com observações, se desejar.
5. Clica em Guardar.

Dica

Podes indicar apenas o campo Responsável aprovação sem teres de selecionar o Cargo. O programa enviará uma notificação ao funcionário para gerir a aprovação.

Cuidado

• Quando o circuito está ativo, não será possível fechar a medida até que o estado de aprovação seja Aprovado.
• Só se a medida estiver Aprovada é que se notifica a alteração do estado de implementação aos seus responsáveis.
• Ao passar para Aprovado, a Data aprovação é preenchida automaticamente com a data atual.

Parametrizar a aprovação por defeito

1. Acede às Definições do Smartosh.
2. Entra no separador Medidas e assinala os checks dos tipos de medidas onde queres que o circuito seja ativado por defeito.
3. Clica em Guardar.

Nota

• Sempre que criares uma medida do tipo configurado, o check de aprovação será assinalado automaticamente.
• Mesmo que tenhas predefinido que não esteja ativo, podes sempre ativá-lo manualmente a partir do ecrã de detalhe da medida.

Alterar o estado de aprovação em bloco

1. Acede a Riscos > Medidas e seleciona os registos.
2. Abre Operações > Alterar estado aprovação em bloco e escolhe o estado.

Consequências por estado

Estado	Consequência
Rascunho	Não altera se o estado de implementação não for Não iniciado. Os responsáveis pela aprovação não poderão geri-las.
Pendente aprovação	Não altera se o estado de implementação não for Não iniciado.
Aprovado	Não altera se o estado de implementação não for Não iniciado. Apaga a data de rejeição e preenche a data de aprovação com o dia atual. Ativa o estado de implementação e permite a gestão pelos responsáveis.
Rejeitado	Não altera se o estado de implementação não for Não iniciado. Apaga a data de aprovação e preenche a data de rejeição. O estado de implementação de medidas e tarefas passa a Anulado e os responsáveis não podem geri-las.

Cuidado

• Se for alterado para Rascunho ou Pendente aprovação, o estado de implementação de medidas e tarefas fica inativo.
• Qualquer alteração de estado, se o circuito de verificação da eficácia estiver ativo, inativa o seu estado e os responsáveis não poderão geri-lo.

Verificação da eficácia de uma medida

Algumas medidas, antes do seu encerramento, devem ser submetidas a uma avaliação de eficácia.

Ativar o circuito de verificação manualmente

1. No ecrã de detalhe da medida, assinala Ativar circuito de verificação da eficácia da medida. Serão ativados o campo Estado verificação eficácia e o separador Verificação Eficácia.
2. No separador Verificação Eficácia, indica o cargo e o nome do funcionário responsável.
3. O responsável indicará o Estado verificação eficácia: Não iniciado, Pendente verificação eficácia, Verificado: eficaz, Verificado: ineficaz, Verificado: ineficaz com nova medida.
4. O responsável indicará a data de verificação da eficácia e, se desejar, observações.
5. Clica em Guardar.

Nota

• Se o estado de implementação da medida estiver Em curso, o campo Estado verificação eficácia permanecerá inativo até que o circuito seja iniciado.
• O circuito é ativado quando a medida passa para o estado de implementação Fechado.
• Só se a medida for a única ou a última fechada e a verificação for Verificado: eficaz, o fator de risco, não conformidade, oportunidade ou objetivo associado passará automaticamente para Pendente encerramento.
• Se a Data verificação eficácia for preenchida e guardada, o estado passa automaticamente para Verificado: eficaz, se ainda não estiver.

Parametrizar o circuito de verificação

1. Acede às Definições do Smartosh.
2. Assinala os tipos de medidas onde queres que o circuito seja ativado por defeito.
3. Clica em Guardar.

Nota

A configuração aplica-se apenas aos registos novos que sejam gerados a partir do momento da sua configuração.

Alterar o estado de verificação em bloco

1. Acede a Riscos > Medidas e seleciona os registos.
2. Abre Operações > Alterar estado verificação da eficácia em bloco e escolhe o estado.

Consequências por estado

Estado	Consequência
Não iniciado	Ativa o estado de implementação de medidas e tarefas. Os responsáveis podem geri-las.
Pendente verificação eficácia	Apaga a data de verificação se estava preenchida.
Verificado: ineficaz (com nova medida)	Deve ser criada uma nova medida que, ao ser verificada, seja eficaz.

Cuidado

• O estado só muda se a implementação for Fechado.
• Ao passar para Não iniciado ou Pendente verificação eficácia, a data de verificação é apagada.
• Ao passar para Verificado: eficaz ou Verificado: ineficaz, a data é preenchida com o dia atual.
• Ao passar para Verificado: eficaz ou Verificado: ineficaz, os fatores, não conformidades, oportunidades ou objetivos associados passam para Pendente encerramento (se a medida for única ou a última a ser encerrada).