Relatórios e anexos do módulo de EPIS

O módulo de EPIS dispõe de três relatórios e de um sistema comum de anexos com assinatura e distribuição que se reutiliza em todas as ecrãs que o incorporam.

Tipos de relatório

Comprovativo de entrega de EPI

Gera-se automaticamente ao alterar o estado da necessidade de EPI para «Entregue». Contém a informação básica do colaborador e os seus postos de trabalho, do EPI entregue e das condições de uso e particulares.

Apresenta por defeito a secção de assinatura do colaborador: não precisa de criar a assinatura manualmente. Pode ser assinado:

• Via email.
• Via web, através da operação Assinar comprovativo de entrega.
• Em papel.

Comprovativo de entrega de EPI (tabela)

Idêntico ao anterior quanto ao momento de geração e às opções de assinatura, mas com a informação apresentada em formato de tabela e sem as condições de uso e particulares.

Comprovativo de entrega de EPIS por colaborador

Gera-se manualmente a partir do ecrã detalhe ou lista de Colaboradores do módulo de Organização. Recolhe a informação básica do colaborador, os seus postos de trabalho e todos os EPIs entregues e assinados até ao momento (nas suas versões mais atuais). Recupera as assinaturas digitalizadas do colaborador.

Como gerar um relatório

Os três relatórios partilham o mesmo fluxo de geração.

Comprovativo de entrega de EPI / Comprovativo de entrega de EPI (tabela)

Pode ser gerado a partir de dois locais:

• Ecrã lista «Necessidades de EPI»: selecione o registo e clique em Gerar relatório.
• Ecrã detalhe «Necessidade de EPI»: clique em Gerar relatório.

As opções disponíveis ao gerar são:

• Modelo de relatório: selecione Comprovativo de entrega de EPI ou Comprovativo de entrega de EPI (tabela) conforme aplicável.
• Notificar-me por email quando o relatório estiver gerado: receberá um email quando o relatório estiver gerado.
• Assinar o relatório digitalmente: permite que o relatório seja assinado digitalmente.
• Enviar o relatório por email: o programa realiza um envio diferido do relatório ao colaborador.
• Âmbitos de distribuição e Assinaturas: não aplicam para estes relatórios.

Comprovativo de entrega de EPIS por colaborador

Gera-se a partir do módulo de Organização:

• Ecrã lista «Colaboradores»: selecione um ou vários colaboradores e clique em Gerar relatório.
• Ecrã detalhe «Colaborador»: clique em Gerar relatório.

Aplicam-se apenas as opções Modelo de relatório e Notificar-me por email quando o relatório estiver gerado. A aplicação recupera as assinaturas do colaborador para as necessidades com estado «Concluído» mais recentes.

Comportamento dos anexos

A partir de qualquer separador Anexos do módulo pode:

• Anexar imagens e/ou documentos que forneçam informação ao registo.
• Consultar anexos gerados automaticamente ou adicionados manualmente.
• Criar assinaturas e âmbitos de distribuição sobre qualquer anexo em formato PDF.

Como anexar imagens ou documentos

1. Aceda ao separador Anexos e clique em Novo.
2. Indique o Nome descritivo e selecione o ficheiro em Procurar.
3. Clique em Aceitar e depois em Guardar.

Nota

Para a ação de anexar, os restantes campos não são obrigatórios.

Como consultar anexos

1. Aceda ao separador Anexos.
2. Clique no ícone de descarregar do registo correspondente.

O ficheiro é descarregado automaticamente para o seu equipamento.

Como criar assinaturas sobre um anexo PDF

1. Aceda ao separador Anexos e clique em Novo.
2. Indique o Nome descritivo e selecione o documento PDF em Procurar.
3. Uma vez anexado, clique em Assinaturas > Novo.
4. Preencha o campo Nome (título da pessoa que assinará: «Aprovado por», «Elaborado por», «Assinado por», etc.) e indique quem assina. Clique em Aceitar.
5. Clique em Guardar no ecrã do registo.

Dica

• O campo Cargo envia o documento a assinar a todos os colaboradores com esse cargo.
• O campo Pessoa envia o documento ao colaborador selecionado.
• O campo Ordem (autopreenchido com 1) define a ordem de assinatura. Para que todos os signatários o recebam ao mesmo tempo, deixe o valor em 1.
• Ao indicar as pessoas que devem assinar, o programa marca automaticamente Assinar o relatório digitalmente e Enviar o relatório por email, e gera um envio diferido.

Cuidado

A caixa Assinatura com aceitação/rejeição permite ao signatário aceitar e assinar ou rejeitar o documento indicando um motivo. Se for rejeitado:

• Cancelam-se as assinaturas seguintes.
• O anexo fica inativo.
• Gera-se um aviso SmartStatus para quem anexou o documento para que volte a anexar um novo.

Como distribuir um documento assinado

Uma vez configuradas as assinaturas:

1. Clique em Âmbitos de distribuição > Novo.
2. Preencha o âmbito de distribuição e clique em Aceitar.
3. Clique em Guardar.

O programa enviará o documento automaticamente às pessoas do âmbito uma vez que tenha sido assinado por todos os indicados.

Dica

A caixa Distribuir para colaboradores futuros distribui o documento automaticamente aos novos colaboradores (a aplicação considera novo colaborador aquele que é atribuído a um posto de trabalho).

Como selecionar um circuito de assinaturas

Se a sua organização tiver circuitos de assinatura predefinidos:

1. Em Anexos > Novo, indique Nome descritivo e selecione o documento PDF.
2. Clique em Assinaturas e selecione o Circuito de assinaturas que deseja usar.
3. Clique em Aceitar e depois em Guardar.

O programa preencherá automaticamente os separadores Assinaturas e Âmbitos de distribuição.

Composição dos anexos

Cada separador Anexos contém as seguintes secções:

• Tipo de documento: classifica o anexo, também para uso no módulo CAE.
• Nome descritivo: título do anexo.
• Ficheiro: a imagem ou documento.
• Notas: comentários sobre o anexo.
• Assinar o relatório digitalmente e Enviar o relatório por email: caixas de ação.
• Separadores Detalhes, Solicitações, Envios, CAE, Assinaturas, Modelos onde incluir, Relatórios, Audit, Âmbitos de distribuição, Pessoas a quem deve ser distribuído.
• SmartStatus: avisos gerados automaticamente para este anexo.

---

Fonte: M-SO-20-19-01 «Manual de uso EPIS», versão 1, 21/12/2020.