Procedimento geral de gestão de EPIs

Antes de entrar em cada operação concreta, convém ter uma vista global do fluxo de configuração e gestão de EPIs no Smart OSH. Esta página descreve os 12 passos do procedimento geral e os 5 estados que percorre cada necessidade de EPI.

Passos do procedimento

Desde o módulo de EPIS deves seguir esta sequência para uma correta implementação:

1. Cria os tipos de EPI desde Configuração > Tipos de EPI.
2. Define as periodicidades (revisão, manutenção, renovação) e as responsabilidades (entrega, revisão, manutenção) no separador Responsabilidades do tipo de EPI.
3. Cria os EPIs do tipo de EPI desde o separador EPIS do tipo de EPI.
4. Atribui os tamanhos ao EPI com a operação Atribuir tamanhos do separador Tamanhos do EPI.
5. Define os responsáveis pela compra desde o separador Tamanhos do EPI, se os precisares.
6. Cria os movimentos de stock de cada tamanho desde o separador Movimentos do Stock de EPIS. Podes usar o tipo de ação Stock inicial se te for conveniente.
7. Liga âmbitos e/ou entidades ao tipo de EPI desde o separador Relações para que se gerem as necessidades de EPI.
8. (Opcional) Se quiseres que um EPI concreto só seja entregue em certos âmbitos, liga âmbitos ou entidades ao EPI desde o seu separador Relações.
9. Entrega os EPIs aos colaboradores com as operações Entrega em bloco (mesmo EPI e tamanho) ou Entrega em bloco (com EPI e tamanho informado) desde o ecrã de lista de Necessidades de EPI.
10. Faz com que os colaboradores assinem o comprovativo com a operação Assinar comprovativo de entrega.
11. Regista as revisões do EPI com Revisão em bloco ou desde o separador Revisões de cada necessidade.
12. Regista as manutenções do EPI com Manutenção em bloco ou desde o separador Manutenções de cada necessidade.

Dica

Todo o EPI necessita de pelo menos um tamanho para poder ser entregue.

A ação de ligar âmbitos ao tipo de EPI (passo 7) pode ser feita indistintamente desde o tipo de EPI ou desde o âmbito/entidade.

Cuidado

Define as periodicidades e responsabilidades antes de criar as necessidades. Se as definires depois, os campos Data de renovação, Colaborador previsto para realizar a entrega, Data prevista de revisão e Data prevista de manutenção NÃO se atualizam nas necessidades já criadas (apenas nas novas).

Cuidado

Cria os stocks de EPIS antes das necessidades. A aplicação calcula automaticamente as existências por tamanho em cada entrega.

Nota

As necessidades de EPI são criadas em diferido, não de forma imediata. Para forçar a sua criação, usa a operação Recalcular necessidades desde o ecrã detalhe ou lista de Tipos de EPI.

Lógica dos estados de uma necessidade

Cada necessidade de EPI muda de estado automaticamente à medida que o processo avança:

• Não iniciado: estado inicial ao criar a necessidade.
• Solicitado: quando o colaborador solicita um novo EPI.
• Entregue: ao preencher uma data de entrega e guardar.
• Completo: quando o colaborador assina o comprovativo de entrega.
• Fechado: quando se cria uma nova necessidade após um novo pedido ou ao ultrapassar a data de renovação, momento em que a necessidade anterior se fecha automaticamente.

Dica

Conhecendo bem estes cinco estados podes interpretar de um olhar qualquer lista de necessidades e saber qual a ação seguinte.

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Fonte: M-SO-20-19-01 «Manual de uso EPIS», versão 1, 21/12/2020.