Cómo generar la planificación y el seguimiento de la actividad preventiva

Smart OSH permite generar dos informes complementarios: la Planificación de la actividad preventiva y el Seguimiento de la actividad preventiva. Ambos pueden generarse desde el módulo Riesgos o desde Organización, comparten las mismas opciones de configuración y siguen las mismas condiciones para mostrar las medidas.

Contenido de los informes

Tanto el informe de planificación como el de seguimiento siguen la misma estructura:

1. Portada e índice.
2. Introducción con un resumen del contenido y los ámbitos a los que aplica.
3. Detalle por ámbito y por factores de riesgo:
   • El informe de Planificación muestra las medidas planificadas.
   • El informe de Seguimiento muestra el seguimiento de esas mismas medidas.

Consejo

Dispones también de las versiones (tabla) de ambos informes (Planificación de la actividad preventiva (tabla) y Seguimiento de la actividad preventiva (tabla)), con un formato más compacto.

Generar el informe desde Riesgos

1. Accede a Riesgos → Factores de riesgo y pulsa Generar informe.
2. Selecciona el ámbito para el que quieres generar el informe.
3. En Modelo de informe, elige Planificación de la actividad preventiva o Seguimiento de la actividad preventiva.
4. Configura el resto de opciones (ver Opciones disponibles).
5. Pulsa Aceptar.

Precaución

Es obligatorio seleccionar uno de los ámbitos Empresa, Actividad o Equipo/Instalación. Si quieres un informe más específico, puedes añadir además Centro, Sección o Puesto.

Nota

El informe tarda unos minutos en generarse en función del volumen de datos. Una vez listo, podrás consultarlo desde:

• Las pestañas Informes y Adjuntos del nivel organizativo desde el que lo has generado.
• El módulo Documentación → Informes / Adjuntos.

Generar el informe desde Organización

1. Accede a Organización → Empresas, elige un registro y pulsa Generar informe.
2. En Modelo de informe, selecciona Planificación de la actividad preventiva o Seguimiento de la actividad preventiva.
3. Configura el resto de opciones (ver Opciones disponibles).
4. Pulsa Aceptar.

Consejo

La opción Generar informe también está disponible en las pantallas de listado y detalle de Centros, Secciones y Puestos.

Opciones disponibles al generar el informe

Estas opciones aparecen tanto al generar el informe desde Riesgos como desde Organización:

Opción	Descripción
Incluir ámbitos superiores	Incluye en el informe los datos de los niveles organizativos superiores al seleccionado. Por ejemplo, si eliges Sección, también aparecerán Empresa y Centro.
Incluir ámbitos inferiores	Incluye los niveles organizativos inferiores al seleccionado. Por ejemplo, si eliges Sección, también aparecerán los Puestos.
Solo incluir medidas con «Fecha fin planificada»	Filtra qué medidas aparecen en el informe. Ver Condiciones para que aparezcan las medidas.
Desde fecha / Hasta fecha	Define el intervalo de fechas del informe. Solo aparecen medidas cuya fecha fin planificada esté dentro del intervalo.
Notificarme por correo cuando el informe esté generado	Envía un correo al usuario que lanza la acción cuando el informe queda generado.
Firmar el informe digitalmente	Permite que el informe sea firmado por las personas indicadas en Firmas y distribución → Firmas.
Enviar el informe vía email	Envía el informe a las personas indicadas en Firmas y distribución → Firmas para su recepción y firma posterior.

Precaución

Si no seleccionas ninguna fecha en Desde fecha / Hasta fecha, el informe no mostrará ningún registro.

Nota

Sobre la firma y el envío del informe:

• Para que el flujo de firma y envío funcione correctamente, Firmar el informe digitalmente y Enviar el informe vía email deben estar marcados a la vez.
• Si además cumplimentas el campo Ámbitos distribución, se enviará un correo a esas personas una vez todos los firmantes hayan firmado.
• Si solo quieres generar el informe para disponer de su contenido, no marques estos checks.

Condiciones para que aparezcan las medidas

El comportamiento depende del check Solo incluir medidas con «Fecha fin planificada»:

Con el check marcado

Para que una medida aparezca en el informe debe cumplir:

1. Tener cumplimentado el campo Fecha fin planificada.
2. Que esa fecha esté dentro del intervalo del informe (Desde fecha y Hasta fecha).

Además:

• En el informe de Planificación: solo aparecen medidas abiertas.
• En el informe de Seguimiento: aparecen tanto medidas abiertas como cerradas.

Nota

La fecha de vencimiento no influye en la aparición de las medidas en estos informes.

Con el check desmarcado

• En el informe de Planificación: aparecen todas las medidas abiertas (en estado No iniciado, En curso o Pendiente de verificar), tengan o no fecha de planificación.
• En el informe de Seguimiento: aparecen las medidas abiertas y, además, las medidas en estado Anulado o Cerrado que se hayan anulado o cerrado dentro del intervalo del informe.

Asignar en bloque la fecha fin planificada a varias medidas

Para informar de una sola vez la fecha fin planificada de varias medidas:

1. Accede a Riesgos → Medidas y selecciona la vista Planificación.
2. Selecciona los registros a los que quieres aplicar la misma fecha.
3. Pulsa Operaciones → Cambiar fechas.
4. Marca el check Cambiar fecha fin planificada.
5. Marca el check Copiar fecha de vencimiento a fecha fin planificada (o, alternativamente, cumplimenta directamente el campo Fecha fin planificada).
6. Pulsa Aceptar.

Nota

• Aparecerán tantas opciones como circuitos activos tenga la medida (Aprobación, Implantación, Verificación de la eficacia).
• Los cambios se aplican en el mismo instante en que pulsas Aceptar.

Incluir medidas de cualquier origen

Si quieres un informe que recoja medidas de todos los orígenes (factores de riesgo, no conformidades, oportunidades u objetivos), dispones de los modelos globales:

• Planificación global de medidas.
• Planificación global de medidas (tabla).
• Seguimiento global de medidas.
• Seguimiento global de medidas (tabla).

Estos informes se generan igual que los demás (desde Riesgos u Organización), aplican las mismas condiciones y tienen el mismo contenido, con la única diferencia de que incluyen medidas de cualquier origen.

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Fuente: DM-SO-22-039 «Cómo generar la Planificación de la actividad preventiva y el Seguimiento», versión 3, 15/09/2022.