No conformidades y oportunidades

En Smart OSH puedes dar de alta No conformidades y Oportunidades desde la pantalla principal de Sistemas de gestión o desde otros módulos que las generan a partir de su actividad. El procedimiento de cumplimentación es el mismo en todos los casos: cambia únicamente el punto de entrada.

Orígenes desde los que se pueden crear

Una No conformidad u Oportunidad puede crearse desde cualquiera de estos puntos:

• Sistemas de gestión → No conformidades/Oportunidades (alta directa).
• Cuestionarios → Cuestionarios.
• Riesgos → Visitas de seguridad.
• Liderazgo y participación de los empleados → Participaciones.
• Liderazgo y participación de los empleados → Reuniones y charlas.
• Sistemas de gestión → Auditorías.
• Accidentes → Investigaciones de accidente/incidente.

Cómo crear una No conformidad u Oportunidad (procedimiento general)

Pulsa Nuevo en cualquiera de los puntos de entrada y sigue estos pasos:

1. Cumplimenta los campos referentes a la No conformidad/Oportunidad. Como mínimo, los campos obligatorios marcados con asterisco.
2. Añade los detalles a través de las pestañas disponibles:
   • Medidas: crear y enlazar medidas preventivas a la No conformidad/Oportunidad.
   • Adjuntos: añadir documentos para ampliar la información del registro.
   • Origen: consultar desde qué registro se ha creado la No conformidad/Oportunidad.
   • Empleados con acceso: añadir empleados que podrán ver la información.
   • Empleados con permiso especial: enlazar empleados con permiso de lectura o escritura. Se recomienda indicar el motivo del acceso.
3. Pulsa Guardar.

Nota

• En el campo de ámbito basta con cumplimentar al menos uno de los ámbitos disponibles.
• En la pestaña SmartStatus se muestran los avisos automáticos generados por el sistema cuando detecta un problema o una acción pendiente.

Cómo crear una No conformidad/Oportunidad desde otros módulos

A partir de aquí, los pasos para los datos del registro son siempre los mismos (los del procedimiento general). Cambia únicamente la navegación previa hasta llegar al botón Nuevo.

Desde Cuestionarios

1. Accede a Cuestionarios → Cuestionarios y abre el cuestionario.
2. Entra en la pestaña No conformidades y pulsa Nuevo.

Desde Visitas de seguridad

1. Accede a Riesgos → Visitas de seguridad y abre la visita.
2. Entra en la pestaña No conformidades y pulsa Nuevo.

Desde Reuniones y charlas

1. Accede a Liderazgo y participación de los empleados → Reuniones y charlas y abre la reunión.
2. Entra en la pestaña Acciones → No conformidades y pulsa Nuevo.

Desde Auditorías

1. Accede a Sistemas de gestión → Auditorías y abre la auditoría.
2. Entra en la pestaña No conformidades y pulsa Nuevo.

Desde Investigaciones de accidente/incidente

1. Accede a Accidentes → Investigaciones de accidente/incidente y abre la investigación.
2. Entra en la pestaña No conformidades y pulsa Nuevo.

Cómo crear una No conformidad/Oportunidad desde una Participación

Las participaciones son un caso especial: pueden crearse desde tres canales distintos.

Desde Smart OSH

1. Accede a Liderazgo y participación de los empleados → Participaciones y pulsa Nuevo.
2. Cumplimenta los datos generales. Los campos con asterisco son obligatorios.
3. Añade información complementaria en las pestañas disponibles. En la pestaña No conformidades/Oportunidades podrás crear las No conformidades y Oportunidades relacionadas siguiendo el procedimiento general descrito arriba.

Nota

• Los datos del notificador se cumplimentan automáticamente con el usuario logueado al realizar la participación.
• En SmartStatus verás los avisos automáticos del sistema.

Desde la página anónima de participación

1. Accede a la página anónima de participación.
2. Elige la categoría de la participación.
3. Cumplimenta como mínimo los datos obligatorios y pulsa Enviar.

Precaución

• Al elegir las categorías No conformidad u Oportunidad, los campos Nombre, Apellidos e Identificación (letras y/o dígitos) pasan a ser obligatorios.
• Si la categoría es No conformidad, el responsable que reciba la participación podrá aprobarla o rechazarla. Si la aprueba, podrá crear la No conformidad a partir de esa participación.
• En las participaciones, los correos a los responsables se envían de forma inmediata (no en diferido).

Desde la App

1. Accede a la app y selecciona el tile Participación del empleado.
2. Pulsa el símbolo +.
3. Elige como categoría No conformidad u Oportunidad.
4. Rellena todos los campos.
5. Envía la participación.

Fuente: M-SO-19-04-02 «Manual de uso Sistemas de gestión», versión v.2, 08/04/2020.