Importaciones rápidas

Las importaciones rápidas te permiten cargar información de la estructura organizativa en SmartOSH sin tener que hacerlo por KB020 ni por el sistema general de importaciones de datos.

Desde este apartado puedes importar de forma rápida los registros de Empresas, Centros, Secciones, Puestos, Empleados y Asignaciones a puestos del empleado.

Precaución

Este proceso afecta a datos directos de la estructura organizativa y de los empleados. Revisa siempre con cuidado los datos que vas a cargar antes de ejecutar la importación.

Flujo general

Cualquier importación rápida sigue siempre los mismos tres pasos:

1. Descarga el Excel de plantilla que necesites.
2. Cumplimenta el Excel con los datos que quieras importar.
3. Carga el Excel en el apartado de importaciones rápidas y espera a que el programa termine de procesarlo.

Dos plantillas, dos casos de uso

SmartOSH ofrece dos plantillas según lo que vayas a cargar:

Plantilla vacía

Es la plantilla completa. Úsala cuando quieras cargar estructura organizativa (empresas, centros, secciones, puestos) y, opcionalmente, también empleados y sus asignaciones. Contiene seis pestañas: Empresas, Centros, Secciones, Puestos, Empleados y Asignaciones.

Plantilla carga empleados

Plantilla simplificada para cuando solo necesitas cargar empleados y sus asignaciones sobre una estructura organizativa que ya existe en SmartOSH. Contiene dos pestañas: Empleados y Asignaciones (esta última se cumplimenta automáticamente desde la pestaña Empleados).

Consejo

Si vas a cargar empleados, carga siempre Empleados y Asignaciones en la misma importación. Las asignaciones a puesto son lo que da sentido al empleado dentro de la estructura organizativa.

Cómo descargar una plantilla

Las tres opciones de descarga están en Configuración > Importaciones rápidas > Operaciones.

Plantilla vacía

1. Accede a Configuración > Importaciones rápidas.
2. Haz clic en Operaciones > Exportar plantilla vacía.
3. Abre el documento Excel descargado.

Plantilla de carga de empleados

1. Accede a Configuración > Importaciones rápidas.
2. Haz clic en Operaciones > Exportar plantilla carga empleados.
3. Abre el documento Excel descargado.

Plantilla con datos de ejemplo

Si quieres ver un ejemplo de cómo se cumplimenta el Excel:

1. Accede a Configuración > Importaciones rápidas.
2. Haz clic en Operaciones > Exportar plantilla con datos de ejemplo.
3. Abre el documento Excel descargado.

Consejo

Es la misma plantilla vacía pero con filas de ejemplo cumplimentadas. Útil como referencia visual cuando estás aprendiendo a usar la herramienta.

Cómo cumplimentar el Excel

1. Abre el Excel de la plantilla que quieras cumplimentar. Si la descarga se realiza con vista protegida, haz clic en Habilitar edición.
2. Cumplimenta los datos en las pestañas que quieras importar.
3. Guarda el Excel en tu equipo.

Reglas generales de cumplimentación

Estas reglas aplican a todas las pestañas y son la causa más frecuente de errores cuando se omiten:

Precaución

Los campos en blanco también modifican datos. Si dejas un campo en blanco para un registro que ya existe en SmartOSH y dicho campo sí estaba cumplimentado en el programa, la importación borra el contenido existente, dejándolo vacío.

Recomendación: cuando modifiques un registro existente, cumplimenta el máximo número de campos opcionales que ya tuviera, aunque no quieras cambiarlos.

Nota

• Las pestañas que no quieras importar y no sean obligatorias las puedes eliminar o dejar en blanco.
• Las columnas obligatorias están indicadas en color azul oscuro en la plantilla.
• Las columnas opcionales están indicadas en color azul claro.
• Algunas columnas tienen notas integradas en la propia plantilla con el detalle de cómo cumplimentarlas.

Consejo

• Para las pestañas Empleados y Asignaciones, cárgalas siempre en la misma importación. Si no vas a cargar esa información, elimina ambas pestañas del Excel.
• Cuando una pestaña dependa de otras (por ejemplo, Asignaciones referencia a empresas, centros, secciones, puestos y empleados), copia y pega los códigos identificativos de las otras pestañas para evitar discrepancias por errores tipográficos.

El campo «Operacion»

Casi todas las pestañas incluyen una columna Operacion con dos posibles valores:

• Modificación: añade el registro si no existe o lo modifica si ya existía.
• Eliminar o Baja (según pestaña): elimina definitivamente el registro.

Precaución

Para los empleados, si quieres marcarlos como inactivos sin eliminarlos, indica Modificación en el campo Operacion y cumplimenta el campo FechaBaja en la pestaña Asignaciones.

El campo «Codigo»

Cuando una columna se llama Codigo, CodigoEmpresa, CodigoCentro, etc., el valor debe ser idéntico al ya existente en SmartOSH si el registro ya está dado de alta.

Precaución

El código distingue caracteres exactos. Por ejemplo, si en SmartOSH el código está dado de alta como 01, indicar 1 se considera un código distinto y la importación creará un registro nuevo en lugar de actualizar el existente.

Pestaña «Empresas»

Columna	Descripción
Operacion	Modificación para añadir/modificar; Eliminar para borrar definitivamente.
Codigo	Código del registro. Debe coincidir exactamente con el de SmartOSH si la empresa ya existe.
Nombre	Razón social o nombre identificativo de la empresa.
TipoIdentificacion	0 (CIF), 1 (NIF), 2 (NRT), 99 (Otros).
Identificador	Número identificador correspondiente al tipo (CIF, NIF, NRT u Otros).
Observaciones	Observaciones a incluir en la pantalla detalle de la empresa.
EMail	Correo electrónico de la pantalla detalle.
DescripcionActividad	Actividades que se incluirán en Descripción y clasificación.
DescripcionInstalaciones	Instalaciones que se incluirán en Descripción y clasificación.
Telefono	Teléfono que se incluirá en la pestaña Teléfonos.
Activo	X para mantener la empresa activa.
Etiquetas	Etiquetas a añadir en la pantalla detalle.
CodigoCNAE	Código de la Clasificación Nacional de Actividades Económicas que se incluirá en Descripción y clasificación.

Pestaña «Centros»

Columna	Descripción
Operacion	Modificación para añadir/modificar; Baja para eliminar definitivamente.
CodigoEmpresa	Código de la empresa a la que pertenece el centro. Debe coincidir exactamente con el de SmartOSH.
CodigoCentro	Código del centro. Debe coincidir exactamente si ya existe.
Nombre	Nombre identificativo del centro.
Activo	X para mantener el centro activo.
Direccion	Se incluirá en el campo Calle de la pantalla detalle.
Ciudad	Se incluirá en el campo Población.
Pais	Se incluirá dentro del campo Dirección.
Telefono	Teléfono que se incluirá en la pestaña Teléfonos.
DescripcionActividad	Actividades a incluir en Descripción y clasificación.
DescripcionInstalaciones	Instalaciones a incluir en Descripción y clasificación.
CNAE	Código CNAE a incluir en Descripción y clasificación.
CCSS	Cuenta de Cotización a la Seguridad Social a incluir en Descripción y clasificación.
Email	Correo electrónico de la pantalla detalle del centro.
Etiquetas	Etiquetas a añadir en la pantalla detalle.
Latitud	Latitud a añadir en Descripción y clasificación.
Longitud	Longitud a añadir en Descripción y clasificación.
TecnicoPRL	Identificador del empleado que se añadirá como Técnico PRL principal en la pestaña Modalidades preventivas.
ListaTecnicosPRL	Identificadores adicionales de técnicos PRL. Separa varios empleados con ;.
Observaciones	Observaciones a incluir en la pantalla detalle del centro.

Pestaña «Secciones»

Columna	Descripción
CodigoEmpresa	Código de la empresa a la que pertenece la sección. Debe coincidir exactamente con el de SmartOSH.
Operacion	Modificación para añadir/modificar; Baja para eliminar definitivamente.
CodigoCentro	Código del centro al que pertenece la sección. Debe coincidir exactamente.
CodigoSeccion	Código de la sección. Debe coincidir exactamente si ya existe.
Nombre	Nombre identificativo de la sección.
DescripcionActividad	Actividades a incluir en la pestaña Descripción.
DescripcionInstalaciones	Instalaciones a incluir en la pestaña Descripción.
Etiquetas	Etiquetas a añadir en la pantalla detalle.
Activo	X para mantener la sección activa.
Observaciones	Observaciones a incluir en la pantalla detalle.

Pestaña «Puestos»

Columna	Descripción
CodigoEmpresa	Código de la empresa. Debe coincidir exactamente con el de SmartOSH.
CodigoCentro	Código del centro. Debe coincidir exactamente.
Operacion	Modificación para añadir/modificar; Baja para eliminar definitivamente.
CodigoSeccion	Código de la sección. Debe coincidir exactamente.
CodigoPuesto	Código del puesto. Debe coincidir exactamente si ya existe.
Nombre	Nombre identificativo del puesto.
DescripcionFuncion	Descripción de las funciones del puesto, a incluir en la pestaña Descripción.
CNO	Código de la Clasificación Nacional de Ocupación a incluir en la pestaña Descripción.
Etiquetas	Etiquetas a añadir en la pantalla detalle.
Activo	X para mantener el puesto activo.

Pestaña «Empleados»

La pestaña Empleados existe en las dos plantillas con un comportamiento ligeramente distinto:

• Plantilla vacía: contiene los datos personales del empleado y se complementa con la pestaña Asignaciones para los puestos.
• Plantilla carga empleados: contiene los datos personales y los datos de asignación a puesto en la propia pestaña.

Precaución

Cumplimenta el máximo número de campos opcionales cuando modifiques un empleado existente. Si dejas un campo vacío y ese campo ya tenía datos en SmartOSH, la importación borra el contenido.

Columnas comunes a ambas plantillas

Columna	Descripción
Operacion	Modificación para añadir/modificar; Baja para eliminar. Para marcar un empleado como inactivo sin eliminarlo, usa Modificación y cumplimenta FechaBaja en la pestaña Asignaciones (plantilla vacía) o en la propia pestaña Empleados (plantilla carga empleados).
Codigo	Código del registro. Campo libre y debe ser único.
Nombre	Nombre del empleado.
Apellido 1	Primer apellido.
Apellido 2	Segundo apellido.
TipoIdentificacion	0 (NIF/NIE), 1 (Cass), 99 (Otros).
Identificacion	Número identificador correspondiente al tipo.
Email	Correo electrónico del empleado.
FechaNacimiento	Fecha de nacimiento en formato DD/MM/AAAA.
Sexo	M (Masculino) o F (Femenino).
Sensibilidad	EM (Embarazada), ES (Especial Sensibilidad), LA (Lactancia), MY (Mayor). Separa varias sensibilidades con ;. La sensibilidad «Menor» se calcula automáticamente con la fecha de nacimiento.
Direccion	Calle del campo Dirección de la pantalla detalle.
Ciudad	Población del campo Dirección.
Provincia	Provincia del campo Dirección.
CP	Código postal del campo Dirección.
Pais	País del campo Dirección.
Telefono	Teléfono que se incluirá en la pestaña Teléfonos.
NASS	Número de afiliación a la Seguridad Social.
TipoEmpleado	0 (Interno), 1 (Externo), 2 (Autónomo), 3 (ETT).

Precaución

La sensibilidad «Menor» (ME) NO se debe añadir manualmente: el programa la calcula automáticamente a partir de la FechaNacimiento.

Columnas específicas de la plantilla vacía

Estas columnas están solo en la pestaña Empleados de la plantilla vacía:

Columna	Descripción
Observaciones	Observaciones a incluir en la pantalla detalle del empleado.
IdentificacionResponsable	DNI o identificador del empleado supervisor jerárquico. El supervisor debe existir previamente o haberse cargado en una fila anterior del mismo Excel.
FechaUltimoReconocimiento	Fecha del último reconocimiento médico (formato DD/MM/AAAA). Se incluirá en Aptitudes médicas y renuncias.
CaducidadCertificado	Fecha de caducidad del certificado médico (formato DD/MM/AAAA). Se incluirá como Fecha próximo reconocimiento médico empleado.
Idioma	ca-ES (Catalán), es-ES (Español), en-GB (Inglés), fr-FR (Francés).
Etiquetas	Etiquetas a añadir en la pantalla detalle.
Nacionalidad	Código de la nacionalidad según la norma ISO 3166.
EnviarEmailsAlSupervisor	X para que los correos del empleado se envíen a su supervisor PRL. Marca por defecto el check Enviar todos los emails del empleado a través del supervisor PRL. Excepción: los correos de formación y vigilancia de la salud nunca se envían al supervisor.
DocBienvenidaEnviado	X si NO quieres que se envíen los correos de documentos de bienvenida. Marca el check Documento/s de bienvenida enviado/s.
ResumenAptitud	0 (Sin definir), 1 (No apto), 2 (Apto sin restricciones), 3 (Apto con restricciones), 4 (Apto Parcial), 5 (Renuncia). Cumplimenta el campo Resumen aptitud médica en Aptitudes médicas y renuncias.
TeleTrabajo	X para marcar el empleado en modalidad de teletrabajo.

Columnas específicas de la plantilla carga empleados

En esta plantilla, la pestaña Empleados incluye los datos de asignación al puesto, evitando tener que rellenar la pestaña Asignaciones manualmente:

Columna	Descripción
CodigoEmpresa	Código de la empresa a la que se asigna el empleado. Debe coincidir exactamente con el de SmartOSH.
CodigoCentro	Código del centro. Debe coincidir exactamente.
CodigoSeccion	Código de la sección. Debe coincidir exactamente.
CodigoPuesto	Código del puesto. Debe coincidir exactamente.
FechaAlta	Fecha inicial de la asignación al puesto (formato DD/MM/AAAA).
FechaBaja	Fecha final de la asignación al puesto (formato DD/MM/AAAA).

Consejo

La pestaña Asignaciones de la plantilla carga empleados está protegida y no es editable: se cumplimenta automáticamente a partir de los datos que indiques en la pestaña Empleados.

Precaución

Si usas la importación para cambiar la asignación de puesto de un empleado, la nueva asignación no sustituye a la anterior. Ambas permanecen asignadas al empleado y la más antigua queda marcada con el check «Puesto principal». Si necesitas cerrar la anterior, hazlo manualmente o cumplimentando su FechaBaja.

Pestaña «Asignaciones»

La pestaña Asignaciones vincula a cada empleado con su puesto de trabajo dentro de la estructura organizativa. Su comportamiento depende de la plantilla utilizada.

Plantilla vacía

En la plantilla vacía, la pestaña Asignaciones es editable y debes cumplimentarla manualmente.

Precaución

Esta pestaña debe contener datos identificativos que coincidan exactamente con los de las demás pestañas (Empresas, Centros, Secciones, Puestos, Empleados). Para mayor seguridad, copia y pega los códigos desde las otras pestañas en lugar de teclearlos.

Columna	Descripción
Operacion	Modificación para añadir/modificar; Baja para eliminar. Para marcar la asignación como inactiva, usa Modificación y cumplimenta FechaBaja.
CodigoEmpresa	Código de la empresa. Debe coincidir exactamente con el de SmartOSH.
CodigoCentro	Código del centro. Debe coincidir exactamente.
CodigoSeccion	Código de la sección. Debe coincidir exactamente.
CodigoPuesto	Código del puesto. Debe coincidir exactamente.
Identificacion	Número identificador del empleado (CIF, NIF, NRT u Otros).
FechaAlta	Fecha inicial de la asignación (formato DD/MM/AAAA).
FechaBaja	Fecha final de la asignación (formato DD/MM/AAAA).
TipoContrato	Nombre del tipo de contrato del empleado. Se añade en la pestaña Asignaciones de la pantalla detalle del empleado.
SituacionProfesional	Nombre de la situación profesional del empleado.
RegimenSS	Nombre del régimen de la Seguridad Social.
TextoConvenio	Nombre del texto convenio aplicable.
CodigoEmpresExterna	Código de la empresa externa a la que pertenece el empleado, si aplica.
HorasTrabajadas	Número de horas trabajadas para esa asignación.
Principal	X para marcar esta asignación como puesto principal del empleado.

Plantilla carga empleados

En la plantilla carga empleados, la pestaña Asignaciones está protegida y no es editable.

Consejo

La pestaña se cumplimenta automáticamente a partir de los datos de CodigoEmpresa, CodigoCentro, CodigoSeccion, CodigoPuesto, FechaAlta y FechaBaja que hayas indicado en la pestaña Empleados de esa misma plantilla.

Si necesitas controlar campos avanzados de la asignación (tipo de contrato, situación profesional, horas trabajadas, etc.), utiliza la plantilla vacía, que sí permite cumplimentar todas las columnas.

Cómo cargar el Excel

Una vez tengas el Excel cumplimentado, el último paso es subirlo a SmartOSH y supervisar el resultado.

Pasos

1. Accede a Configuración > Importaciones rápidas.
2. Haz clic en Nuevo y cumplimenta los campos del registro.
3. Haz clic en Guardar.
4. Haz clic en Importar.

Campos del registro de importación

Campo	Descripción
Nombre	Nombre identificativo de la importación. Por ejemplo: «Empleados diciembre 2021».
Archivo	Documento Excel con los datos a importar.
Estado	Por defecto No iniciado. El programa lo modifica automáticamente al avanzar el proceso.
Fecha última carga (o reintento)	Vacío inicialmente. El programa lo cumplimenta automáticamente al ejecutar la importación.
Usuario	Lo cumplimenta el programa automáticamente con el usuario que crea el registro.

Precaución

El formato del Excel debe ser .xls o .xlsx. Si subes cualquier otro formato, aunque el sistema indique que se ha cargado correctamente, no se realizará ninguna importación.

Cómo monitorizar el progreso

Tras hacer clic en Importar, el sistema gestiona la importación en segundo plano:

1. El Estado cambia a Iniciada en el momento de empezar.
2. La Fecha última carga (o reintento) se cumplimenta al instante.
3. Espera un tiempo prudencial y actualiza la página para ver el progreso.
4. Cuando termine, el Estado pasará a uno de estos dos valores:
   • Finalizada correctamente: todos los registros se han cargado sin errores.
   • Finalizada con errores: ha habido al menos un problema con algún registro.

Consejo

Si tienes muchos registros que cargar, no te quedes pendiente de la pantalla. La importación puede tardar y la página se actualiza solo al recargarla manualmente.

Comportamiento en caso de errores

Nota

Si la importación contiene múltiples registros y se encuentra un error, el programa sí carga los registros correctos que haya procesado hasta ese momento. No revierte los cambios anteriores al error.

Tienes dos formas de obtener el detalle del error:

• Desde el correo electrónico que envía el sistema cuando la importación finaliza con errores: contiene un enlace al log de errores.
• Desde el log de la propia importación rápida en SmartOSH.

Consejo

Cuando una importación falla, el log indica la fila concreta y el motivo del error, lo que te permite corregir solo lo necesario y volver a cargar el Excel.

Recordatorio final

Precaución

Las importaciones rápidas afectan a datos directos de la estructura organizativa y de los empleados. Antes de hacer clic en Importar:

• Revisa los datos del Excel.
• Verifica que los códigos coincidan con los de SmartOSH.
• Comprueba que no has dejado campos vacíos en registros existentes que ya tenían datos.
• Asegúrate del formato del archivo (.xls o .xlsx).

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Fuente: PR-SO-21-023 «Importaciones rápidas», versión 1.1, 12/04/2022.