Convocatorias, actas y recordatorios

Smart OSH permite gestionar todos los comunicados asociados a una reunión o charla: la convocatoria, los recordatorios automáticos y el envío del acta.

Enviar la convocatoria de reunión/charla

1. Accede a Liderazgo y participación de los empleados → Reuniones y charlas.
2. Selecciona la reunión y pulsa Operaciones → Enviar convocatoria de reunión/charla ahora.

Consejo

Esta operación también está disponible desde dentro de la propia reunión/charla.

Nota

• Si algún asistente no tiene email, el programa te lo informa.
• Los asistentes no integrados en la empresa (registrados libremente) también reciben el correo.
• El correo se envía en el mismo momento de ejecutar la operación.
• Aunque no se cumplimenten Descripción, Lugar u Orden del día, esos campos aparecen en el contenido del correo (en blanco si no hay datos).
• Los adjuntos añadidos a la reunión no se envían en este correo de convocatoria.
• Los asistentes registrados de forma libre reciben el mismo correo que el resto, pero sin el apartado de acceso a Smart OSH.

Avisos del programa al enviar la convocatoria

Al ejecutar la operación, el programa puede mostrarte:

• Cambios guardados correctamente: los cambios pendientes se han guardado de forma automática.
• Convocatoria enviada: la convocatoria se ha enviado correctamente a los asistentes.
• Convocatoria no enviada: uno o varios asistentes no tienen email cumplimentado y no han recibido la convocatoria.

Enviar los emails del acta de reunión/charla

1. Accede a Liderazgo y participación de los empleados → Reuniones y charlas.
2. Selecciona la reunión y pulsa Operaciones → Enviar todos los emails del acta de reunión/charla ahora.

Consejo

Esta operación también está disponible desde dentro de la propia reunión/charla.

Nota

• Si algún asistente no tiene email, el programa te lo informa.
• Los asistentes no integrados en la empresa también reciben el correo.
• El correo se envía en el mismo momento de ejecutar la operación.
• Solo lo reciben los asistentes que hayan asistido a la reunión.
• Los adjuntos añadidos a la reunión sí se incluyen en este correo.
• Los asistentes registrados de forma libre reciben el correo sin el apartado «Documentos a firmar»: en su lugar reciben un enlace al acta dentro del apartado Documentos adjuntos.

Avisos del programa al enviar el acta

• Cambios guardados correctamente: los cambios pendientes se han guardado de forma automática.
• Acta enviada: los emails del acta se han enviado correctamente a los asistentes.
• Acta no enviada: uno o varios asistentes no tienen email cumplimentado y no han recibido el acta.

Configurar el correo recordatorio automático

El correo recordatorio se envía automáticamente sin necesidad de ejecutar ninguna operación, siempre que se haya configurado la antelación.

1. Accede a Liderazgo y participación de los empleados → Reuniones y charlas.
2. Entra en la reunión y abre la pestaña Opciones configuración.
3. Indica el número de horas en Antelación recordatorio (en horas).
4. Pulsa Guardar.

Nota

Ejemplo: si la reunión es a las 09:00 h y configuras una antelación de 24 horas, el programa enviará un recordatorio 24 h antes (09:00 h del día anterior) y otro 12 h antes (21:00 h). Si la reunión cae en lunes, el recordatorio se enviará el domingo.

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Fuente: M-SO-20-12-01 «Manual de uso – Liderazgo y participación de los empleados», versión 1, 08/09/2020.