Crear una subcontratación

Si tu actividad en cliente no la realizas con recursos propios y la subcontratas o trabajas con una empresa que te acompaña, puedes crear una subcontratación dependiente de tu coordinación. Esto te permite delegar parte de la gestión documental y de recursos en la propia subcontrata, manteniendo la trazabilidad bajo tu coordinación.

Acceder al asistente de subcontratación

Para iniciar el proceso, pulsa Crear subcontratación en la cabecera de tu coordinación o subcontratación.

El asistente se abre como un flujo guiado en varios pasos, similar al asistente de coordinación.

Paso 1 · Datos generales

Rellena los datos generales de la subcontratación. Asegúrate de completar, como mínimo, los campos obligatorios.

Indicar la empresa externa

Cuando tengas que indicar la empresa externa de la subcontratación:

Pulsa Crear empresa externa.
Introduce el NIF, CIF o identificación equivalente en el campo Identificación.
Si la empresa ya existe en el sistema, sus datos se cargarán automáticamente.
Si la empresa no existe, deberás informar manualmente todos los campos como empresa nueva.

Paso 2 · Responsable externo

Indica quién será el responsable externo de la subcontratación.

Si hay más de un responsable, puedes añadir responsables adicionales.

Responsable genérico de empresa externa

Si quieres dar de alta un responsable genérico asociado a la empresa (sin personalizarlo en empleados concretos), se recomienda configurarlo así:

Identificación: CIF o NIF de la empresa externa.
Email: correo del gestor CAE de esa empresa externa.
Nombre: nombre de la empresa externa.
Apellido 1: un guion medio -.
Teléfono: preferiblemente el teléfono del gestor CAE.
Predefinir como responsable CAE: marcar siempre este check.

Pasos 3 a 6 · Recursos y configuración

Los pasos 3 a 6 del asistente cubren los recursos de la subcontratación. Cómo los uses depende de quién gestione la documentación:

Si gestionas tú mismo la documentación de la subcontrata, completa cada paso como harías en una coordinación normal.
Si la propia subcontrata se encarga de su gestión, puedes saltarte la mayoría de pasos y dejar solo lo imprescindible para que ellos asignen recursos.

Paso 3 · Empleados

Si no gestionas tú la documentación, omite este paso y deja que la subcontrata cree y asigne sus propios empleados.

Si te preguntan, puedes facilitarles estos tutoriales:

Paso 4 · Vehículos y máquinas

Si no gestionas tú la documentación, omite este paso y deja que la subcontrata gestione sus propios vehículos y máquinas.

Tutoriales que puedes facilitarles:

Paso 5 · Puestos de trabajo CAE

Aunque no gestiones tú la documentación, te recomendamos dejar creados los puestos de trabajo CAE que apliquen, si los hay. Así la subcontrata solo tendrá que asignarlos a cada empleado.

Consulta cómo hacerlo en Añadir puestos de trabajo CAE a la coordinación.

Paso 6 · Trabajos especiales y riesgos

De la misma forma, te recomendamos dejar creados los trabajos especiales y riesgos que apliquen. La subcontrata solo necesitará vincularlos a cada empleado.

Consulta cómo hacerlo en Añadir trabajos especiales / riesgos a la coordinación.

Finalizar la subcontratación

Cuando hayas terminado de incluir y configurar los recursos, pulsa Finalizar.

El sistema verificará que has pasado por todos los pasos obligatorios. Según el resultado, la subcontratación quedará en uno de estos dos estados:

✅ En curso: todo está correcto. La subcontratación queda activa.
⚠️ Pendiente de datos: faltan elementos obligatorios (por ejemplo, empleados sin asignar a un puesto de trabajo CAE). Revisa los pasos y completa lo que falte.

Fuente: Documentación interna de Smartosh «Creación de una subcontratación», disponible en Scribe.