Conceptos del módulo

Acceder a Smart OSH

Para entrar en la plataforma, el usuario administrador debe facilitarte: enlace, usuario y contraseña (o link para establecerla).

Cómo recuperar la contraseña

Si dispones de un usuario y no recuerdas la contraseña, usa la opción Olvidé mi contraseña desde la pantalla de acceso:

1. Accede a Smart OSH y haz clic en Olvidé mi contraseña.
2. Cumplimenta solo uno de los dos campos: Usuario o Dirección de correo electrónico.
3. Haz clic en Enviar datos.
4. Si el programa dispone de tu correo, recibirás de forma inmediata un email para establecer la nueva contraseña.

Consejo

Si no recibes el correo en los siguientes 5 minutos, contacta con tu responsable.

Estructura del módulo

Desde el módulo de Gestión del cambio puedes dar de alta los cambios necesarios y concretar todas las intervenciones del proceso.

Menú principal

El módulo se compone del siguiente menú:

• Gestión del cambio: menú principal que da acceso a Cambios y Configuración.
• Cambios: pantalla principal para dar de alta los cambios, gestionarlos y consultar los existentes.
• Configuración: menú que permite dar de alta el contenido de los campos configurables.

Tipos de pantalla

• Pantalla detalle: pantalla de creación o consulta de un registro. Contiene los campos obligatorios, los no obligatorios y las pestañas con información adicional. Ejemplos: Cambios, Departamentos, Emplazamientos, Ubicaciones, Tipos de afectación, Afectaciones, Comprobaciones, Listas de distribución y Tipos de coste.
• Pantalla listado: muestra todos los registros dados de alta. También se denomina pantalla de relación. En este módulo dispones de la pantalla listado de Cambio.
• Pestaña: apartado dentro de una pantalla detalle que permite ver más contenido, crear registros nuevos o enlazar registros existentes. Pestañas disponibles: Ámbito, Afectaciones, Consultas, Documentación, Autorizaciones, Comprobaciones, Envíos, Anotaciones, Costes, Informes, Adjuntos y SmartStatus.

Tipos de campos

• Campos de texto libre: se cumplimentan libremente.
• Campos de selección: seleccionas una de las opciones disponibles.
• Campos de búsqueda: permiten buscar desde una pantalla listado.
• Campos calculados: los rellena el programa de forma automática.

Nota

• Si el título de un campo contiene un asterisco, el campo es de cumplimentación obligatoria.
• Si el título de un campo aparece subrayado y está cumplimentado, al hacer clic te lleva a la pantalla detalle del registro asociado.

Acciones más comunes

En las pantallas y pestañas encontrarás iconos de acción para: dar de alta, eliminar, guardar, guardar y salir, salir sin guardar, actualizar, generar informe, enlazar registros, vaciar campos, seleccionar de una lista, mostrar ayuda contextual, acceder a ajustes, descargar a Excel, exportar a PDF/Excel, desvincular registros y descargar PDF.

Precaución

Si el icono de una acción aparece en gris, esa acción no está activa y no puede ejecutarse.

Operaciones por pestaña

Algunas pestañas de la pantalla detalle del Cambio disponen de operaciones específicas:

Pestaña	Operación
Documentación	Adjuntar documento
Autorizaciones	Autorizar cambio
Comprobaciones	Gestionar comprobaciones
Envíos	Forzar envío diferido ahora · Registrar acuse ficha de riesgos
Informes	Actualizar informe · Descargar informes en bloque
Adjuntos	Descargar adjuntos en bloque · Firmar adjunto · Cambiar fechas en bloque · Registrar acuse ficha de riesgos
SmartStatus	Abrir · Ignorar

Para ejecutar una operación: selecciona el registro, haz clic en Operaciones y elige la operación que necesites.

Informes

El módulo dispone del Informe de gestión del cambio, que el programa genera y actualiza automáticamente en función de las acciones de los responsables.

Precaución

No se recomienda generarlo manualmente salvo que necesites firmarlo a mano.

Para generarlo manualmente:

• Desde la pantalla listado: selecciona el registro y haz clic en Generar informe.
• Desde la pantalla detalle: haz clic en Generar informe.

Al generarlo aparecen las siguientes opciones:

• Modelo del informe: modelo a generar.
• Notificarme por correo cuando el informe esté generado: envía aviso al finalizar.
• Firmar el informe digitalmente: habilita la firma digital.
• Enviar el informe vía email: envío diferido a quien aplique.
• Ámbitos de distribución: destinatarios cuando el informe esté firmado por todos.
• Firmas: personas a las que se enviará para firmar.

Estados de la gestión del cambio

Toda gestión del cambio recorre cinco estados diferenciados, encadenados según las acciones de los responsables:

#	Estado	Etapa	Acción principal
1	Borrador	Inicio	Se da de alta la petición; los responsables reciben el correo para autorizar el cambio.
2	Creado	Decisión	Los responsables reciben la solicitud de autorización de planificación y pueden autorizar y firmar o rechazar (vuelve a Borrador).
3	Planificación	Planificación	Los responsables reciben el documento a validar y la solicitud de autorización de ejecución.
4	Ejecución	Ejecución	Los responsables reciben la solicitud de comprobaciones y la de puesta en marcha.
5	Puesta en marcha	Realización	Los responsables reciben el correo para autorizar la puesta en marcha.

Nota

• A excepción del paso de Borrador a Creado, todas las transiciones de estado son automáticas: no se recomienda modificarlas manualmente.
• Todos los envíos de correo se realizan en envío diferido.

Fuente: M-SO-20-16-01 «Manual de uso Gestión del cambio», versión v.1, 18/05/2020.