Gestión de autorizaciones de empleado con tipos configurables

Visión general

La funcionalidad de gestión de autorizaciones de empleado con tipos configurables permite administrar de forma estructurada las autorizaciones asociadas a cada empleado, sustituyendo el modelo anterior basado en texto libre por un sistema configurable, trazable y orientado a la generación documental.

Con esta mejora, Smart OSH incorpora:

• Un maestro de tipos de autorización configurable.
• La gestión de autorizaciones individuales por empleado.
• Una pantalla global para consultar y mantener autorizaciones de toda la organización.
• La generación de informes vinculados a cada autorización.
• La vinculación documental entre la autorización y la ficha del empleado.
• Soporte para carga masiva mediante Excel en el maestro de tipos.

Para qué sirve

Esta funcionalidad está pensada para:

• Estandarizar la gestión de autorizaciones.
• Controlar la vigencia de cada autorización mediante fechas.
• Permitir múltiples autorizaciones del mismo tipo para un mismo empleado.
• Generar documentación usando plantillas asociadas al tipo de autorización.
• Consultar autorizaciones transversalmente desde un listado global.
• Mantener trazabilidad documental desde la autorización y desde el empleado.

Tipos de autorización disponibles

Además de los tipos ya existentes, se incorporan nuevos tipos de autorización para su uso en el sistema.

Entre los nuevos tipos contemplados se incluyen:

• Autorización para trabajos en espacios confinados
• Autorización para trabajos en altura
• Autorización para manipulación de productos químicos

Nota

El sistema parte de un conjunto inicial de tipos ya existentes y permite crear nuevos tipos desde el maestro, sin necesidad de desarrollo adicional.

Requisitos y consideraciones previas

Antes de utilizar esta funcionalidad, conviene tener en cuenta lo siguiente:

• Deben existir tipos de autorización configurados en el maestro.
• Para generar informes, el tipo de autorización debe tener una plantilla de informe asociada.
• La visibilidad de menús y operaciones depende de los permisos del usuario.
• La gestión de autorizaciones se realiza tanto desde la ficha del empleado como desde un menú global.
• La fecha fin no puede ser anterior a la fecha inicio.
• No se permite eliminar un tipo de autorización si está siendo utilizado por alguna autorización.

Precaución

Si un usuario no dispone de permisos, no verá el menú ni las operaciones relacionadas con esta funcionalidad.

Maestro de tipos de autorización

Qué es

El maestro de tipos de autorización es la configuración base desde la que se definen los distintos modelos de autorización disponibles en la plataforma.

Permite parametrizar:

• El código del tipo.
• El nombre de la autorización.
• El título de la autorización.
• La plantilla de informe asociada.
• Las condiciones y observaciones.
• La descripción de la autorización.

Dónde se encuentra

Ruta de menú:

Organización | Configuración | Tipos de autorización

Qué se puede hacer

En esta pantalla se dispone de operaciones estándar:

• Nuevo
• Editar
• Eliminar

Campos del detalle

Cada tipo de autorización puede incluir los siguientes campos:

• Código: obligatorio y único.
• NombreAutorización: obligatorio.
• TituloAutorizacion
• Plantilla de informe
• Condiciones y observaciones
• Descripción de la autorización

Cómo crear un tipo de autorización

1. Accede a Organización | Configuración | Tipos de autorización.
2. Pulsa Nuevo.
3. Informa el código del tipo.
4. Informa el nombre de la autorización.
5. Completa, si procede, el título, la plantilla de informe, la descripción y las condiciones y observaciones.
6. Guarda el registro.

Cómo editar un tipo existente

1. Accede al listado de Tipos de autorización.
2. Selecciona el registro que deseas modificar.
3. Pulsa Editar.
4. Actualiza los campos necesarios.
5. Guarda los cambios.

Cómo eliminar un tipo

1. Accede al listado de Tipos de autorización.
2. Selecciona el tipo.
3. Pulsa Eliminar.
4. Confirma la operación si el sistema lo solicita.

Precaución

No se puede eliminar un tipo de autorización que ya esté asociado a autorizaciones existentes.

Consejo

Define correctamente la plantilla, el título y los textos base en el maestro para reducir tareas manuales al crear autorizaciones de empleado.

Gestión de autorizaciones en la ficha del empleado

Cambio principal en la ficha

La antigua pestaña Datos para autorizaciones pasa a denominarse Autorizaciones.

El cambio funcional más importante es que desaparecen los campos de texto libre y se sustituyen por una grid estructurada.

Qué muestra la pestaña Autorizaciones

La grid de autorizaciones del empleado incluye estas columnas:

• Código
• Título autorización
• Fecha inicio autorización
• Fecha fin autorización

Operaciones disponibles:

• Nuevo
• Eliminar
• Generar informe

Alta o edición de una autorización

Al crear o editar una autorización se abre un formulario con estos campos:

• Tipo de autorización
• Título autorización
• Fecha inicio
• Fecha fin
• Plantilla de informe
• Descripción de la autorización
• Condiciones y observaciones

Además, existe una pestaña adicional:

• Informes y adjuntos

En ella se puede:

• Consultar el informe generado.
• Almacenar un fichero adjunto asociado.

Autocompletado desde el tipo de autorización

Al seleccionar un tipo de autorización, el sistema rellena automáticamente:

• Título autorización
• Plantilla de informe
• Descripción
• Condiciones y observaciones

Estos valores se obtienen del maestro de tipos de autorización.

Cómo crear una autorización para un empleado

1. Accede a la ficha del empleado.
2. Entra en la pestaña Autorizaciones.
3. Pulsa Nuevo.
4. Selecciona el tipo de autorización.
5. Revisa los campos autocompletados.
6. Informa o ajusta las fechas de inicio y fin.
7. Completa o corrige, si procede, el título, la descripción, la plantilla o las condiciones.
8. Guarda el registro.

Cómo editar una autorización de empleado

1. Accede a la ficha del empleado.
2. Entra en Autorizaciones.
3. Abre la autorización que deseas modificar.
4. Realiza los cambios necesarios.
5. Guarda.

Cómo eliminar una autorización de empleado

1. Accede a la pestaña Autorizaciones del empleado.
2. Selecciona el registro correspondiente.
3. Pulsa Eliminar.
4. Confirma la operación.

Cómo generar el informe de una autorización

1. Accede a la autorización del empleado.
2. Pulsa Generar informe.
3. El sistema utilizará la plantilla asociada a la autorización.
4. El documento generado quedará vinculado a la autorización y al empleado.

Nota

Se pueden crear varias autorizaciones del mismo tipo para un mismo empleado. No existe restricción por tipo repetido.

Precaución

Si la autorización no dispone de plantilla asociada, la generación del informe mostrará un mensaje controlado y no podrá completarse.

Gestión global de autorizaciones

Qué es

Además de la gestión desde la ficha del empleado, Smart OSH incorpora una vista centralizada para consultar y mantener todas las autorizaciones de la organización.

Dónde se encuentra

Ruta de menú:

Organización | Autorizaciones de empleado

Qué muestra el listado global

La pantalla global muestra autorizaciones de todos los empleados con columnas principales como:

• Código
• Identificación
• Empleado
• Tipo autorización
• Fecha inicio autorización
• Fecha final autorización

Filtros disponibles

La grid permite filtrar por:

• Ámbito
• Activo
• Tipo de empleado
• Cargo

Operaciones disponibles

Desde esta pantalla se puede:

• Nuevo
• Eliminar
• Generar informe

Su funcionamiento es equivalente al de la pestaña de autorizaciones del empleado, con la diferencia de que aquí la autorización se gestiona desde una vista transversal.

Detalle de la autorización global

La pantalla de detalle contiene:

• Los mismos campos que la autorización de empleado.
• Un campo adicional obligatorio de relación con el empleado.

Cómo crear una autorización desde el listado global

1. Accede a Organización | Autorizaciones de empleado.
2. Pulsa Nuevo.
3. Selecciona el empleado.
4. Selecciona el tipo de autorización.
5. Revisa los campos autocompletados.
6. Informa las fechas y el resto de datos necesarios.
7. Guarda el registro.

Cómo localizar autorizaciones concretas

1. Accede al listado global.
2. Utiliza los filtros disponibles según tu necesidad.
3. Ejecuta la búsqueda.
4. Revisa los registros resultantes.
5. Accede al detalle o genera informes si procede.

Consejo

Utiliza la pantalla global para localizar rápidamente qué empleados disponen de una autorización determinada o cuáles tienen autorizaciones dentro de un rango de vigencia concreto.

Generación de informes

Cómo funciona

Cada autorización puede tener una plantilla de informe asociada. Cuando se genera el informe, el sistema usa automáticamente la plantilla vinculada al tipo o a la autorización concreta, según la configuración disponible.

Qué datos utiliza

El informe generado toma los datos de:

• La autorización
• El empleado
• La plantilla asociada

Vinculación documental

Qué ocurre al generar un informe

Cuando se genera un informe desde una autorización, el sistema:

• Lo almacena en la propia autorización.
• Lo almacena también en informes y adjuntos del empleado.

Qué aporta esta vinculación

• Trazabilidad completa
• Acceso desde ambos contextos
• Conservación documental centralizada

Adjuntos

Además del informe generado, la autorización permite almacenar ficheros adjuntos relacionados.

Carga masiva mediante Excel

Qué permite

El maestro Tipos de autorización se incorpora a los procesos de carga masiva por Excel.

Esto permite:

• Insertar nuevos tipos
• Actualizar tipos existentes
• Validar campos obligatorios

Objetivo de la carga masiva

• Facilitar la parametrización inicial
• Reducir tareas manuales repetitivas
• Mantener el maestro de forma más eficiente

Cómo utilizarla

1. Descarga la plantilla de carga masiva correspondiente.
2. Añade nuevos tipos o modifica los existentes.
3. Verifica que los campos obligatorios están informados.
4. Ejecuta la carga en Smart OSH.
5. Revisa el resultado y corrige los posibles errores de validación.

Precaución

Si el Excel contiene códigos duplicados o faltan campos obligatorios, el sistema devolverá errores de validación y no completará la carga de esos registros.

Reglas funcionales clave

Repetición de tipos

• Se permite registrar varias autorizaciones del mismo tipo para un mismo empleado.

Vigencia

• La vigencia de la autorización queda delimitada por fecha de inicio y fecha de fin.

Integridad del maestro

• No se puede guardar un tipo con código duplicado.
• No se puede eliminar un tipo que ya esté en uso.

Relación obligatoria con empleado

• En la gestión global, no se puede guardar una autorización sin asociarla a un empleado.

Validación de fechas

• No se permite una fecha fin anterior a la fecha inicio.

Casos de uso habituales

Emitir una autorización estándar a un empleado

1. Se configura previamente el tipo de autorización en el maestro.
2. Se accede a la ficha del empleado.
3. Se crea una nueva autorización seleccionando ese tipo.
4. El sistema completa automáticamente los textos base y la plantilla.
5. Se guardan las fechas.
6. Se genera el informe.

Resultado: la autorización queda registrada y documentada con trazabilidad.

Consultar qué empleados tienen una autorización concreta

1. Accede a Organización | Autorizaciones de empleado.
2. Filtra por el tipo de autorización que deseas consultar.
3. Revisa el listado resultante.

Resultado: obtienes una visión global de empleados y vigencia de sus autorizaciones.

Mantener un histórico de renovaciones

1. Crea una autorización inicial para el empleado.
2. Cuando sea necesario, crea una nueva autorización del mismo tipo con nuevas fechas.
3. Conserva ambas en el sistema.

Resultado: se mantiene un histórico de autorizaciones sin sobrescribir registros previos.

Consideraciones sobre permisos, auditoría y rendimiento

La funcionalidad contempla:

• Control de permisos por rol
• Auditoría de creación, modificación y eliminación
• Validaciones homogéneas entre popup y detalle
• Compatibilidad con la exportación estándar de grids

Nota

Si en tu entorno observas diferencias en algún campo o filtro respecto a esta documentación, prevalecerá la configuración y versión implantada en ese entorno.

Beneficios principales

Esta funcionalidad aporta:

• Autonomía de configuración
• Estandarización documental
• Control histórico
• Gestión estructurada
• Búsqueda transversal
• Escalabilidad futura
• Mejor trazabilidad y auditoría

Resumen

La gestión de autorizaciones de empleado con tipos configurables transforma la administración de autorizaciones en Smart OSH hacia un modelo más sólido y mantenible.

Permite:

• Configurar tipos desde un maestro
• Gestionar autorizaciones desde el empleado o desde una vista global
• Generar y almacenar informes
• Asociar documentación a cada registro
• Controlar la vigencia y mantener histórico

Se trata de una mejora clave para organizaciones que necesitan un control formal, auditable y escalable de las autorizaciones asociadas a sus empleados.

Ref. SO-3423