CAE como empresa externa

Guía operativa para responsables CAE de empresa externa en Smartosh. Resume el manual oficial; no sustituye todos los matices ni filtros avanzados.

Objetivo

Gestionar en un solo sitio la coordinación de actividades empresariales (CAE): datos de tu empresa, empleados y vehículos/máquinas, asignación a coordinaciones, intercambio de documentación (solicitada, pendiente de validar, caducidades) y notificaciones CAE frente a la empresa principal.

Primer acceso

Recibirás un correo de bienvenida con la URL, el usuario y un enlace para cambiar la contraseña.
Crea la contraseña en ese enlace (el sistema confirmará el cambio).
Entra por Acceso a SmartOSH e inicia sesión con usuario y contraseña.

Panel CAE (accesos rápidos)

Desde el menú superior, Panel CAE concentra lo habitual:

Acceso	Para qué sirve
Documentos pendientes de aceptar o revisar	Revisar y, si toca, aceptar y firmar como responsable CAE. El número bajo el título indica pendientes.
Documentos solicitados	Documentos que la contrata ha pedido; aquí adjuntas archivos.
Todos los documentos	Ver documentación ya aceptada y el resto si cambias filtros (p. ej. estado).
Empresas externas	Revisar datos de tu empresa y dar de alta empleados para asignarlos a coordinaciones.
Coordinaciones	Consulta (sin editar cabecera): participantes, estado documental, Notificaciones CAE hacia la empresa principal.
Subcontratas	Ver empresas subcontratadas que cuelgan de tu organización.
Manual CAE	Enlace al manual completo en documento.
Notificaciones CAE	Ver y responder avisos con la empresa principal.

Control de accesos (desde Inicio): comprobar el estado de la documentación de trabajadores de empresas externas; el empleado es criterio obligatorio de búsqueda.

Rutas alternativas

Muchas pantallas se repiten desde el módulo CAE (por ejemplo CAE → Empresas externas en lugar de Panel CAE).

1. Revisar o editar datos de tu empresa

Panel CAE → Empresas externas (o CAE → Empresas externas).
Pulsa los tres puntos junto al nombre de tu empresa y abre el detalle.
Verifica o corrige datos; si cambias algo, usa Guardar y cerrar.

Para dar de alta empresas subcontratadas debes coordinarlo con el administrador CAE de la empresa principal (no es un alta libre desde aquí).

2. Empleados: alta, datos opcionales y baja

Misma ruta hasta el detalle de Empresa externa.
Pestaña Empleados → Nuevo.
Cumplimenta como mínimo Nombre, Apellido 1 e Identificación (DNI/NIE, etc.); confirma con Aceptar y Guardar en la pantalla anterior. Los obligatorios van marcados con asterisco.
Autónomos: marca Autónomo si no son plantilla; conviene rellenar NASS cuando aplique.
Fechas de alta/baja en la empresa externa: abre el empleado, completa el pop-up y Aceptar + Guardar (aún no implica estar asignado a una coordinación).

Baja de empleado: en la pestaña Empleados, selección → Dar de baja empleados (fecha propuesta editable). Eso desasigna al empleado de todas las coordinaciones e inactiva las necesidades de documento ligadas a él. Solo podrás dar de baja en coordinaciones donde seas responsable.

Reactivar un empleado inactivo: pestaña Empleados → Enlazar → buscar persona → Aceptar → comprobar fechas → Guardar. Luego debes volver a asignarlo a las coordinaciones que correspondan.

3. Asignar o quitar empleados de una coordinación

Sin salir de Empresa externa | Empleados:

Asignar: selecciona el empleado → Asignar/Desasignar → Asignar a coordinaciones → marca coordinaciones → Aceptar → Guardar en empresa externa.
Desasignar: mismo menú → Desasignar de coordinaciones → marcar → Aceptar → Guardar y cerrar en empresa externa.

Cuando los empleados queden asociados, empezarán a generarse solicitudes de documentación según la configuración de la coordinación.

4. Vehículos y máquinas

Empresa externa → pestaña Vehículos/máquinas → Nuevo.
Mínimo: Tipo y Matrícula/Nº de serie; Aceptar y Guardar. Si falta un tipo en el catálogo, contacta con la empresa principal.
Asignar/desasignar de coordinaciones: igual que con empleados, desde Asignar/Desasignar en esa pestaña.
Para eliminar el vínculo del vehículo con tu empresa externa: seleccionar fila → Eliminar (según manual).

5. Documentación: pendientes, solicitados y estados

Pendiente de aceptar o revisar

Panel CAE → Documentos pendientes… → sobre la fila, Validar el documento (o Operaciones → Ir a la página de validación). Descarga el archivo, revisa y Aceptar y Firmar si procede. Si eres validador, podrás indicar caducidad y expedición. La firma digital puede hacerse en un recuadro con el ratón si el flujo lo exige.

Si el ítem no aparece con reborde azul, el responsable del documento puede ser otra empresa externa.

Documentos solicitados

Panel CAE → Documentos solicitados → Subir el documento o Operaciones → Adjuntar documentos. Eliges archivo, Fecha de expedición y Aceptar. Solo un archivo por petición: si van varios, combínalos o comprímelos en un zip. La fecha de caducidad indicada condiciona la resolicitud automática; suele haber avisos 14 y 7 días antes.

Plantilla: si aplica, descarga la plantilla (plataforma o correo), rellénala, virtualízala y súbela con Adjuntar documento.

Todos los documentos

Por defecto verás Aceptado; amplía con el filtro Documento para otros estados.

Estados útiles (resumen): Solicitado (adjuntar o reenvío tras rechazo), Pendiente de aceptar/revisar, Aceptado, Rechazado, Anulado/No aplica. Si te rechazan, recibirás correo al responsable CAE con motivo.

Caducidad y cambio de adjunto

A punto de caducar: avisos previos; tras caducar, llegará una nueva solicitud para subir el documento renovado. Mientras tanto el documento anterior puede seguir considerándose aceptado según reglas del flujo (ver manual).
Cambiar adjunto solo si el estado sigue Pendiente de aceptar/revisar en destino: Panel CAE → Todos los documentos → filtros según manual → Operaciones → Cambiar el archivo adjunto actual.

Documento «No aplica»

Desde Subir el documento, opción No aplica: motivo y confirmar. Pasa a validación de la empresa principal; si la rechazan, se vuelve a solicitar. Si validas tú un documento entrante y no aplica, el manual prevé flujo No aplica desde la validación hasta dejar la necesidad en Anulado/No aplica.

6. Descarga masiva

CAE → Documentos: selecciona registros → Operaciones → Descargar los documentos en bloque (activos, inactivos o ambos; en el zip los activos pueden ir marcados con (A) según el manual).

7. Filtros y listados (idea general)

En Documentos, Coordinaciones, Empresas externas, etc. hay filtros superiores (estado, caducidad, clase, tipo de coordinación…). Puedes afinar con Selector de columnas (clic derecho en cabeceras) y filtro por embudo en columnas, o buscador de texto. Los filtros de cabecera son de una opción cada uno; puedes combinar varios filtros distintos.

8. Subcontratas

Si trabaja una subcontrata bajo tu responsabilidad, la empresa principal debe dar de alta el acceso tras recibir NIF, razón social y datos del responsable CAE (nombre, DNI, correo). En Panel CAE → Subcontratas ves el listado. Para ver documentos de subcontrata en listados, añade la columna Subcontrata (selector de columnas).

9. Notificaciones CAE

Listado: Panel CAE → Notificaciones CAE (el número indica no leídas).
Crear: Panel CAE → Coordinaciones → abre la coordinación → pestaña Notificaciones CAE → Nuevo → cumplimenta obligatorios (*).
Enviar: en el listado de notificaciones, selecciona → Operaciones → Enviar notificación (solo si no está marcado Notificación enviada; para reenviar, desmarca Enviado según manual). La respuesta de la empresa principal aparece en la columna Respuesta.

10. Consultar documentación de un empleado

Inicio → Control de accesos → criterios (el empleado es obligatorio) → Buscar documentos. Los responsables externos y adicionales ven según alcance su empresa y subcontratas (detalle en manual).

*Fuente: M-SO-21-09 «Manual de uso CAE para empresa externa», versión 17.1, 19/05/2025.