Flujo de autorizaciones del cambio

Esta página describe, en orden, el ciclo completo que sigue un cambio una vez creado: cómo se solicitan las autorizaciones, qué hacen los responsables y cómo gestionar las incidencias (anotaciones y rechazos).

1. Solicitar la autorización para la planificación

Cuando el cambio dispone de toda la información, se solicita la autorización de la planificación.

Cómo iniciar la solicitud

Accede al módulo Gestión del cambio → Cambios → entra en el cambio.
Modifica el campo Estado de Borrador a Creado.

Cómo forzar el envío diferido

Por defecto los correos salen al día siguiente. Para enviarlos al momento:

Desde el cambio, accede a la pestaña Envíos.
Selecciona el registro a enviar.
Pulsa Operaciones → Forzar envío diferido ahora.

El programa envía de forma inmediata el correo a los responsables.

Qué recibe el responsable

El responsable recibe un correo de Notificaciones SmartOSH con un enlace Ver documento.

Cómo consultar el documento

Accede a la bandeja de entrada y abre el correo Notificaciones SmartOSH.
Haz clic en Ver documento.
Se muestra una página para consultar y descargar el documento, y ejecutar la acción que corresponda.

Opciones del responsable

El responsable de autorizar la planificación dispone de tres opciones:

Autorizar y firmar: abre la pantalla de firma. Tras firmar, el cambio pasa a estado Planificación y se genera automáticamente el envío (en diferido) de la solicitud de documentación.
Añadir anotaciones: abre una pantalla para escribir las anotaciones. El cambio vuelve a Borrador y el responsable del cambio recibe un aviso para gestionarlas.
Rechazar: abre una pantalla para indicar el motivo. El cambio pasa a Rechazado y el programa envía un email informativo al responsable del cambio, a los responsables de autorizar y a los empleados de la lista de distribución.

2. Gestionar anotaciones

Si un responsable de autorizar planificación añade anotaciones, debes resolverlas para continuar el proceso:

Accede al módulo Gestión del cambio → Cambios → entra en el cambio.
En la pestaña Anotaciones, selecciona la anotación correspondiente. Marca el check Aplicadas si procede, cumplimenta el campo Comentarios aplicación y pulsa Aceptar.
Modifica la información del cambio según las anotaciones, si lo consideras oportuno.
Cambia el estado del cambio de Borrador a Creado para que se vuelva a generar automáticamente el envío de solicitud de autorización para la planificación.

3. Gestionar rechazos

Si un responsable rechaza el cambio en cualquier fase:

Cambia el estado del cambio de Rechazado a Borrador y modifica la información según el motivo del rechazo, si lo consideras oportuno.
Cambia el estado de Borrador a Creado para reiniciar el ciclo y volver a generar automáticamente el envío de solicitud de autorización que corresponda.

4. Solicitar la documentación

Cuando todos los responsables de autorizar la planificación han firmado, se genera automáticamente un envío (en diferido) de solicitud de documentación a los responsables que la deben aportar.

Cómo forzar el envío diferido

Desde el cambio → pestaña Envíos → selecciona el registro → Operaciones → Forzar envío diferido ahora. El programa envía el correo a los responsables de la documentación.

Qué recibe el responsable de documentación

Un correo de Notificaciones SmartOSH con el enlace para adjuntar el documento.

Cómo adjuntar la documentación

Accede al correo Notificaciones SmartOSH.
Haz clic en Adjuntar documento.
En la página que se abre, usa Escoger ficheros a adjuntar y pulsa Aceptar.

5. Solicitar la autorización para la ejecución

El envío de la solicitud de autorización para la ejecución se genera automáticamente cuando todos los responsables han adjuntado su documentación. La aplicación crea en Envíos tantos registros como responsables de autorizar ejecución haya.

Cómo forzar el envío diferido

Desde el cambio → pestaña Envíos → selecciona el registro → Operaciones → Forzar envío diferido ahora.

Qué recibe el responsable

Un correo de Notificaciones SmartOSH con el enlace Ver documento.

Cómo consultar el documento

Accede al correo Notificaciones SmartOSH.
Haz clic en Ver documento.
Se muestra la página para autorizar el documento, descargarlo si es necesario y ejecutar la acción correspondiente.

Opciones del responsable

Autorizar y firmar: abre la pantalla de firma. Tras firmar, el cambio pasa a estado Ejecución y se genera automáticamente el envío (en diferido) de comprobaciones.
Rechazar: abre una pantalla para indicar el motivo. El cambio pasa a Rechazado y el programa envía un email informativo a todos los implicados (responsable del cambio + responsables de autorizar + lista de distribución).

Autorizar el cambio desde Smart OSH

Como responsable también puedes autorizar la ejecución directamente desde la aplicación, sin pasar por el correo:

Accede al módulo Gestión del cambio → Cambios → entra en el cambio → pestaña Autorizaciones.
Selecciona el empleado correspondiente, haz clic en Operaciones → Autorizar cambio.
Pulsa Autorizar y firmar o Rechazar.

6. Solicitar las comprobaciones

El envío de la solicitud de comprobaciones se genera automáticamente cuando todos los responsables han autorizado la ejecución. La aplicación crea en Envíos tantos registros como responsables de comprobaciones haya en la pestaña Autorizaciones.

Cómo forzar el envío diferido

Desde el cambio → pestaña Envíos → selecciona el registro → Operaciones → Forzar envío diferido ahora.

Qué recibe el responsable

Un correo de Notificaciones SmartOSH con el enlace Gestionar comprobaciones.

Cómo consultar las comprobaciones

Accede al correo Notificaciones SmartOSH.
Haz clic en Gestionar comprobaciones.
Se muestra una página para aceptar las comprobaciones pertinentes.

Acciones disponibles

Escoger fichero a adjuntar: para aportar un documento de soporte.
Check Realizada: marca la comprobación como ejecutada.
Aceptar: confirma la gestión de la comprobación.
Cancelar: sale sin realizar ninguna acción.

Gestionar comprobaciones desde Smart OSH

Como responsable también puedes gestionar las comprobaciones directamente en la aplicación:

Accede al módulo Gestión del cambio → Cambios → entra en el cambio → pestaña Comprobaciones.
Selecciona la comprobación, haz clic en Operaciones → Gestionar comprobaciones.
Realiza las mismas acciones que desde el correo electrónico.

7. Solicitar la autorización para la puesta en marcha

El envío de la solicitud de puesta en marcha se genera automáticamente cuando todos los responsables han aceptado las comprobaciones. La aplicación crea en Envíos tantos registros como responsables de autorización de puesta en marcha haya.

Cómo forzar el envío diferido

Desde el cambio → pestaña Envíos → selecciona el registro → Operaciones → Forzar envío diferido ahora.

Qué recibe el responsable

Un correo de Notificaciones SmartOSH con el enlace Ver documento.

Cómo consultar el documento

Accede al correo Notificaciones SmartOSH.
Haz clic en Ver documento.
Se muestra la página para Autorizar y firmar o Rechazar la puesta en marcha.

Opciones del responsable

Autorizar y firmar: el responsable autoriza la puesta en marcha y firma.
Rechazar: el cambio pasa a estado Rechazado y el programa envía un email informativo a todos los implicados (responsable del cambio + responsables de autorizar + lista de distribución).

Fuente: M-SO-20-16-01 «Manual de uso Gestión del cambio», versión v.1, 18/05/2020.