Funcionamiento de los documentos de bienvenida

Los documentos de bienvenida permiten que los empleados que se asignan por primera vez a un ámbito reciban automáticamente, por correo electrónico, toda la información definida como «Documento de bienvenida».

Existen dos formas de configurarlos:

Desde la pestaña Detalles de un adjunto.
Desde la pestaña Ámbitos de distribución (dentro de Firmas y distribución) de un adjunto.

Configuración desde la pestaña «Detalles»

Cuando configuras el documento de bienvenida desde Detalles, debes tener en cuenta que:

El correo de entrega solo se envía a empleados que no tengan marcado el check Documento/s de bienvenida enviado/s en la pestaña Documentos de bienvenida de su ficha.
Si desmarcas ese check en la ficha del empleado, el programa volverá a enviarle un correo con todos los documentos de bienvenida que le apliquen, los hubiera recibido antes o no.

Tienes dos comportamientos posibles según el tipo de documento:

Comportamiento	Detalle
Descargar el documento	El empleado recibe el correo con el documento a modo de descarga.
Descargar y firmar el documento	El empleado recibe el correo, debe consultar el documento y además firmarlo.

Configurar un documento solo de descarga

Crea el adjunto que actuará como documento de bienvenida. Por ejemplo: Organización → Centros → [centro] → pestaña Adjuntos → Nuevo.
Cumplimenta el campo Nombre descriptivo.
Adjunta el archivo en el campo Archivos mediante Examinar.
Marca el check Documento de bienvenida.
Pulsa Aceptar.

Configurar un documento de descarga y firma

Crea el adjunto que actuará como documento de bienvenida (por ejemplo, desde Organización → Centros → [centro] → Adjuntos → Nuevo).
Cumplimenta el campo Nombre descriptivo.
Adjunta el archivo en el campo Archivos mediante Examinar.
Marca los checks Documento de bienvenida y Firmar el documento de bienvenida.
Pulsa Aceptar.

Configuración desde la pestaña «Ámbitos de distribución»

Esta opción no es exclusiva de documentos de bienvenida: te permite enviar cualquier adjunto a un ámbito concreto y marcarlo como documento de bienvenida. Es útil para reenviar un documento de bienvenida sin tener que reenviar también los anteriores.

Crea el adjunto que quieres enviar como documento de bienvenida (por ejemplo, Organización → Centros → [centro] → Adjuntos → Nuevo).
Cumplimenta el campo Nombre descriptivo y adjunta el archivo mediante Examinar.
Accede a la pestaña Firmas y distribución y entra en Ámbitos de distribución.
Pulsa Nuevo.
Selecciona el ámbito al que enviar el documento (por ejemplo, Empresa y Centro).
Marca los checks Distribuir para empleados futuros y Documento de bienvenida.
Pulsa Aceptar.
Vuelve a pulsar Aceptar en la pantalla del adjunto y Guardar en la pantalla del ámbito en el que te encuentres.

Qué recibe el empleado

Cuando se configura desde «Detalles»

El destinatario recibe al día siguiente un correo electrónico con:

Asunto: Entrega de documentos de bienvenida a la empresa «NNNNN».
Cuerpo del mensaje: a quién va dirigido, el título Documento de bienvenida, un apartado para los documentos de solo descarga (con sus enlaces) y otro apartado para los documentos de descarga y firma (con sus enlaces).

Si el documento es solo de descarga:

Accede al enlace del documento. Se abrirá una nueva página con el contenido.
Visualiza el documento y cierra la página una vez consultado.

Si el documento requiere firma:

Accede al enlace del documento.
Descárgalo (si lo precisas) o visualízalo por pantalla y pulsa Aceptar y firmar.
Realiza la firma y pulsa Firmar.

Cuando se configura desde «Ámbitos de distribución»

El destinatario recibe al día siguiente un correo electrónico con:

Asunto: Notificaciones SmartOSH - DD-MM-AAAA HH:HH.
Cuerpo del mensaje: a quién va dirigido, el título Documentos pendientes de aceptación y, a continuación, el título del documento con un enlace Ver documento.

Pasos del empleado:

Accede al enlace Ver documento.
Descárgalo (si lo precisas) o visualízalo por pantalla y pulsa Aceptar y firmar.
Realiza la firma y pulsa Firmar.

Diferencias entre «Detalles» y «Ámbitos de distribución»

Aspecto	Detalles	Ámbitos de distribución
Asunto del correo	Entrega de documentos de bienvenida a la empresa «NNNNN»	Notificaciones SmartOSH - DD-MM-AAAA HH:HH
Queda registrado en la pestaña «Documentos de bienvenida» del empleado	Sí	No
Interfiere el check «Documento/s de bienvenida enviado/s» del empleado	Sí	No
Interfiere el campo «Fecha envío documento/s de bienvenida» del empleado	Sí	No
Pestañas «Envíos» y «Control de distribución»	Solo si se solicita firmar el documento, podrá verse el estado del envío.	Siempre podrá verse el estado del envío.

Conclusión: ambos métodos sirven para enviar los documentos de bienvenida, por primera vez, a empleados nuevos o con una nueva asignación. La diferencia está en los requisitos:

Desde Detalles: el empleado debe tener el check Documento/s de bienvenida enviado/s sin marcar. Si lo desmarcas, el programa reenviará todos los adjuntos marcados como documento de bienvenida.
Desde Ámbitos de distribución: es necesario marcar el check Distribuir para empleados futuros al configurar el adjunto.

Dónde consultar los documentos de bienvenida enviados

Dispones de tres formas para consultar los documentos enviados:

Desde el módulo «Organización»

Accede a Organización → Empleados y entra en el empleado.
Accede a la pestaña Formación e información → Plan de acogida.

Desde el módulo «Documentación»

Accede a Documentación → Envíos de documento y busca por el nombre descriptivo del documento.

Desde el módulo «Formación e información»

Accede a Formación e información → Planes de acogida.

Fuente: DM-SO-22-048 «Funcionamiento de los Documentos de bienvenida», versión 2.1, 12/11/2025.