Planificar, asignar tareas y duplicar medidas

Asignar el responsable de implantación

1. Accede a la pantalla detalle de la medida y abre la pestaña Responsable de implantación.
2. Selecciona el cargo y busca el nombre de la persona responsable.
3. Haz clic en Guardar.

Consejo

• Puedes cumplimentar Cargo implantación y Responsable implantación, o solo Responsable implantación.
• Si seleccionas un cargo, aparecerá automáticamente la persona configurada para él en el módulo Organización.
• Si en un mismo cargo hay varios empleados, puedes elegir el que corresponda.

Reasignar el responsable

Tienes dos opciones:

Desde cualquier pestaña “Medidas”:

1. Entra en la pantalla detalle del registro padre.
2. En la pestaña Medidas, selecciona los registros y abre Operaciones > Reasignar responsable.

Desde la pantalla listado “Medidas” del módulo “Riesgos”:

1. Accede a Riesgos > Medidas y selecciona los registros.
2. Abre Operaciones > Reasignar responsable.

En ambos casos:

3. Marca Reasignar a mí, Cambiar cargo o Cambiar empleado y elige al nuevo responsable.
4. Haz clic en Aceptar.

Precaución

• El responsable no se cambia si la medida tiene estado de implantación Cerrado o Anulado.
• Si el nuevo responsable no tiene permisos de usuario para gestionar medidas, aparecerá una notificación.

Asignar y gestionar observadores en una medida

Asignar observadores

1. Accede a Riesgos > Medidas y entra en el registro.
2. Abre la pestaña Observadores y haz clic en Enlazar.
3. Selecciona los trabajadores y haz clic en Aceptar.
4. Guarda los cambios.

Cambiar observadores en bloque

1. Accede a Riesgos > Medidas y selecciona los registros con observadores asignados.
2. Abre Operaciones > Reasignar observador.
3. Selecciona los observadores a cambiar, busca al nuevo y haz clic en Aceptar.

Eliminar observadores en bloque

1. Selecciona los registros y abre Operaciones > Eliminar observadores en bloque.
2. Selecciona los observadores y haz clic en Aceptar.

Cómo planificar la implantación de las medidas

Para que las medidas aparezcan en los informes de Planificación de la actividad preventiva y Seguimiento de la actividad preventiva es necesario indicar una Fecha fin planificada.

1. Accede a la pantalla detalle de la medida.
2. Abre la pestaña Planificación y cumplimenta:
   • Fecha inicio: día de registro de la medida.
   • Fecha vencimiento: fecha máxima recomendada para cerrar la medida. Si está asociada a un factor de riesgo, se rellena automáticamente con la valoración del riesgo y la fecha de inicio.
   • Fecha fin planificada: fecha prevista de cierre. Se recomienda que sea anterior o coincida con la de vencimiento.
   • Fecha finalización: fecha real de cierre.

Consecuencias de cerrar la medida

• La fecha de finalización se rellena con el día actual en la medida y sus tareas (respetando tareas ya cerradas).
• El factor de riesgo, no conformidad, oportunidad u objetivo asociado pasa a Pendiente de cierre (si la medida es única o la última que se cierra).
• Se notifica el cambio a los responsables.
• Si está activo el circuito de verificación, el estado pasa a Pendiente verificación eficacia.

Precaución

Si está activo el circuito de aprobación, no podrás cerrar la medida hasta que su estado de aprobación sea Aprobado.

Replanificar las fechas de una medida

1. Accede a Riesgos > Medidas y selecciona los registros.
2. Abre Operaciones > Cambiar fechas.
3. Marca el check Cambiar fecha… que corresponda, selecciona la fecha deseada y haz clic en Aceptar.
4. (Opcional) Para que la fecha fin planificada coincida con la de vencimiento, marca Cambiar fecha fin planificada y Copiar fecha de vencimiento a fecha fin planificada.

Nota

• La fecha de aprobación o rechazo solo cambia en medidas con circuito de aprobación activo y estado de implantación No iniciado.
• La fecha de verificación de la eficacia solo cambia en medidas con circuito activo y estado Cerrado.
• La fecha fin planificada se borra si estaba cumplimentada.
• Los cambios se notifican a los responsables.

Crear medidas periódicas

Útil para acciones recurrentes (por ejemplo, simulacros de emergencia).

1. Accede a la pantalla detalle de la medida.
2. Marca Medida periódica.
3. En la pestaña Planificación, indica la Periodicidad para la generación y el Intervalo (días, meses, años).
4. Haz clic en Guardar.

Consejo

Por ejemplo, para que una medida se genere anualmente, indica periodicidad 1 e intervalo Años.

Nota

Una vez creada la nueva medida periódica, esta no se actualiza si se modifica la medida anterior.

Gestionar y asociar tareas a una medida

1. Accede al registro de la medida y comprueba que Medida que NO genera tareas esté desmarcado.
2. Abre la pestaña Tareas y haz clic en Nuevo o Editar.
3. Cumplimenta los campos necesarios en la pantalla detalle de la tarea.
4. Haz clic en Guardar.

Nota

• Si Medida que NO genera tareas está desmarcado, automáticamente se crea una tarea con el mismo título de la medida al crearla. La tarea hereda título, fecha de inicio, fecha de vencimiento y ámbito.
• Las tareas que añadas comparten el ámbito de la medida.
• La fecha de inicio de la tarea no podrá ser superior a la fecha de vencimiento de la medida.
• Cada tarea puede tener responsables distintos.

Gestionar el avance

1. Accede al registro de la tarea y dirígete al campo % Cumplimiento.
2. Indica un porcentaje del desplegable.

Precaución

Al cumplimentar la Fecha de finalización de la tarea, cambiar el estado a Cerrado o poner el % de cumplimiento al 100 %:

• Se rellena la fecha de finalización con el día actual en la medida y sus tareas.
• El estado de la tarea pasa a Cerrado y el % al 100 %.
• La medida pasa a Pendiente de verificar (si la tarea es única o la última que se cierra).
• Se notifica el cambio a los responsables.

Consejo

Si una medida no tiene tareas, su grado de avance será del 100 % cuando esté Cerrada.

Cómo copiar una medida

1. Accede a Riesgos > Medidas y selecciona el registro.
2. Haz clic en Duplicar.
3. Modifica y cumplimenta la información de la nueva medida.

Precaución

• No es posible duplicar varios registros a la vez.
• Por defecto se duplica toda la información asociada (incluida la tarea asociada si Medida que NO genera tareas no está marcado).
• La nueva medida duplicada no aparecerá asociada a ningún factor de riesgo.