Cuadro de mando de Tareas
El cuadro de mando de Tareas te ofrece una visión global del estado de todas las tareas de tu organización: cuántas hay, cuántas siguen pendientes, cuáles han vencido y cómo evoluciona la carga de trabajo a lo largo del tiempo.
Solo verás las tareas a las que tienes acceso según tu perfil de usuario. Dos personas distintas pueden ver cifras diferentes en el mismo cuadro de mando, y eso es lo esperado.
Conceptos clave
Sección titulada «Conceptos clave»Antes de repasar cada elemento, conviene tener claros tres conceptos que se usan en todo el cuadro de mando:
Tarea abierta y tarea cerrada. Cada estado de tarea de tu organización, aunque tenga un nombre personalizado, equivale a uno de los seis estados oficiales del sistema: No iniciado, En curso, Pausado, En espera, Cerrado o Anulado. El cuadro de mando considera cerrada toda tarea cuyo estado equivale a Cerrado o Anulado; los otros cuatro cuentan como abierta.
Tarea vencida. Una tarea está vencida cuando sigue abierta y su fecha prevista de finalización ya ha pasado (es anterior a hoy). Las tareas cerradas nunca cuentan como vencidas, aunque se cerraran tarde. Las tareas sin fecha prevista de finalización tampoco cuentan como vencidas.
Filtros encadenados. Todos los filtros del cuadro de mando se aplican a la vez sobre todos los gráficos y tablas. Si seleccionas un centro y un responsable, todo lo que ves en pantalla se recalcula solo con las tareas de ese centro y ese responsable.
Filtros
Sección titulada «Filtros»En la parte superior y el lateral izquierdo encontrarás los filtros. Todos permiten selección múltiple y la mayoría incluyen un buscador para localizar valores rápidamente.
| Filtro | Qué permite acotar |
|---|---|
| Estado de la tarea | Uno o varios estados concretos (pendiente, en curso, finalizada…). |
| Fecha | El periodo de tiempo, según la fecha de inicio de las tareas. |
| Responsable | Las tareas asignadas a determinadas personas. |
| Observador | Las tareas en las que determinadas personas figuran como observadores. |
| Empleado observado | Las tareas asociadas a determinados empleados observados. |
| Proyecto | Las tareas que pertenecen a determinados proyectos. |
| Ámbito | La estructura organizativa, en forma de árbol: empresa → centro → sección → puesto. Puedes seleccionar cualquier nivel; por ejemplo, un centro completo o un puesto concreto. Solo se muestran los elementos activos de la organización. |
| Actividad | Las tareas asociadas a determinadas actividades (solo actividades activas). |
| Equipo | Las tareas asociadas a determinados equipos de trabajo (solo equipos activos). |
| Empresa externa | Las tareas relacionadas con determinadas empresas externas (solo empresas activas). |
| Etiqueta y Etiqueta de tarea | Las tareas marcadas con determinadas etiquetas. |
| Tipo de origen | El elemento que generó la tarea: una reunión, un cuestionario, un estudio ergonómico, una investigación de accidentes, un simulacro, un plan de emergencia o una medición (iluminación, ruido o temperatura). |
Tarjetas de indicadores
Sección titulada «Tarjetas de indicadores»En la zona central hay tres tarjetas con los indicadores principales. Cada una muestra un valor grande y, debajo, los datos de referencia con los que se compara.
Tareas abiertas vs. totales
Sección titulada «Tareas abiertas vs. totales»Muestra cuántas tareas siguen abiertas frente al total de tareas del periodo y los filtros seleccionados.
- Valor principal: número de tareas abiertas (todas las que no están finalizadas ni anuladas).
- Valor de referencia: número total de tareas, abiertas y cerradas.
- Porcentaje: qué proporción del total sigue abierta.
Cada tarea se cuenta una sola vez, aunque tenga varios participantes o aparezca en varios contextos.
Tareas vencidas vs. abiertas
Sección titulada «Tareas vencidas vs. abiertas»Muestra cuántas de las tareas abiertas ya han superado su fecha prevista de finalización.
- Valor principal: tareas abiertas cuya fecha prevista de finalización es anterior a hoy.
- Valor de referencia: total de tareas abiertas.
- Porcentaje: qué proporción de lo que está abierto se encuentra vencido.
Es el indicador de alerta del cuadro de mando: un porcentaje alto significa que se está acumulando trabajo fuera de plazo.
Duración media
Sección titulada «Duración media»Muestra cuántos días se tarda, de media, en completar una tarea.
- Se calcula solo con las tareas en estado equivalente a Cerrado (las anuladas no se tienen en cuenta).
- Para cada tarea se cuentan los días transcurridos entre su fecha de inicio y su fecha de finalización, y se calcula la media de todas ellas.
El resultado se muestra redondeado en días.
Gráficos de anillo
Sección titulada «Gráficos de anillo»Tareas por estado
Sección titulada «Tareas por estado»Reparte todas las tareas (abiertas y cerradas) según su estado actual. Cada porción del anillo es un estado, y la etiqueta indica el nombre del estado, el número de tareas y el porcentaje que representa sobre el total.
Sirve para ver de un vistazo cómo se distribuye el trabajo: cuánto está pendiente, cuánto en curso y cuánto ya terminado.
También funciona como filtro: al hacer clic en una porción, el resto del cuadro de mando se acota a las tareas de ese estado.
Tareas vencidas por estado
Sección titulada «Tareas vencidas por estado»Es el mismo tipo de gráfico, pero solo con las tareas vencidas (abiertas y con la fecha prevista de finalización ya superada). Reparte esas tareas vencidas según el estado en que se encuentran.
Permite identificar en qué punto del flujo de trabajo se están quedando atascadas las tareas fuera de plazo: por ejemplo, si la mayoría de las vencidas siguen en estado “pendiente” o si están “en curso”.
Tabla: Tareas por centro
Sección titulada «Tabla: Tareas por centro»Es un ranking de los centros de trabajo según su porcentaje de cierre de tareas. Las tareas que no tienen centro asignado se agrupan en una fila propia llamada “Tareas sin centro”.
| Columna | Qué muestra | Cómo se calcula |
|---|---|---|
| Posición | El puesto del centro en el ranking. | Se ordena de mayor a menor porcentaje de cierre. Si dos centros empatan, comparten posición. |
| Centro | El nombre del centro de trabajo. | — |
| % Cierre | El porcentaje de tareas completadas. | Tareas cerradas del centro divididas entre el total de tareas del centro. Se acompaña de una barra de progreso: cuanto más llena, mejor va el centro. |
| Totales | Todas las tareas del centro. | Recuento de tareas, abiertas y cerradas. |
| Abiertas | Las tareas aún sin cerrar. | Recuento de tareas que no están finalizadas ni anuladas. |
| Vencidas | Las tareas abiertas fuera de plazo. | Recuento de tareas abiertas con fecha prevista de finalización anterior a hoy. |
La tabla también es interactiva: puedes seleccionar una o varias filas para acotar el resto del cuadro de mando a esos centros.
Gráficos de evolución temporal
Sección titulada «Gráficos de evolución temporal»Los dos gráficos de la derecha muestran cómo evoluciona el trabajo mes a mes. En ambos, la serie de un color representa las tareas abiertas (según su fecha de inicio) y la del otro las tareas cerradas (según su fecha de finalización). Solo se muestran meses hasta el mes actual; no se proyectan datos a futuro.
Tareas abiertas y cerradas acumuladas
Sección titulada «Tareas abiertas y cerradas acumuladas»Muestra, para cada mes, el total acumulado desde el principio del periodo:
- La línea de abiertas acumuladas suma todas las tareas iniciadas hasta ese mes incluido.
- La línea de cerradas acumuladas suma todas las tareas finalizadas hasta ese mes incluido.
La lectura es sencilla: la distancia vertical entre las dos líneas es el trabajo pendiente en cada momento. Si las líneas se separan, se está abriendo trabajo más rápido de lo que se cierra; si se acercan, se está recuperando terreno.
Tareas abiertas y cerradas por mes
Sección titulada «Tareas abiertas y cerradas por mes»Muestra lo mismo pero mes a mes, sin acumular:
- Cuántas tareas se iniciaron en cada mes.
- Cuántas tareas se cerraron en cada mes.
Sirve para detectar picos de actividad, meses con mucha apertura de tareas o periodos en los que el ritmo de cierre cayó.
Preguntas frecuentes
Sección titulada «Preguntas frecuentes»¿Por qué la suma de las porciones de un anillo no coincide con la tarjeta de totales? Comprueba los filtros activos. Cada gráfico responde a todos los filtros a la vez, incluidos los clics hechos sobre otros gráficos o sobre la tabla.
¿Por qué una tarea cerrada con retraso no aparece como vencida? Porque “vencida” describe una situación actual: solo cuenta lo que sigue abierto y fuera de plazo. Una vez cerrada, la tarea deja de estar vencida.
¿Por qué veo “Tareas sin centro” en la tabla? Son tareas que no tienen un centro de trabajo asignado. Se agrupan en esa fila para que no desaparezcan del análisis.
¿Por qué mis cifras no coinciden con las de un compañero? El cuadro de mando aplica los permisos de ámbito de cada usuario: solo se incluyen las tareas de las empresas, centros o secciones a los que tienes acceso. Dos usuarios con permisos distintos verán cifras distintas.
¿Una tarea con varios observadores o varias etiquetas cuenta varias veces? No. Internamente la tarea aparece asociada a cada uno de sus observadores y etiquetas (para que los filtros funcionen), pero todos los recuentos del cuadro de mando cuentan tareas únicas, así que cada tarea suma una sola vez.