Cómo generar y firmar un informe

SmartOSH permite generar y firmar informes desde varios módulos siguiendo un flujo común: generar el informe desde el listado o detalle, configurar firmantes y distribución, y firmar desde el correo electrónico que reciben los destinatarios.

Esta página cubre el flujo para Cuestionarios y Accidentes, que es prácticamente idéntico, e indica qué hacer para Formación e información.

Flujo común para generar un informe

El proceso de generación es el mismo en todos los módulos. Lo que varía es dónde se inicia y qué plantillas de informe hay disponibles.

Pasos

1. Accede al módulo correspondiente y selecciona el registro del que quieres generar el informe.
2. Haz clic en Generar informe.
3. Selecciona el modelo de informe que deseas generar.
4. Revisa los campos del formulario y ajústalos si es necesario.
5. Haz clic en Aceptar.

Consejo

La acción de Generar informe puede ejecutarse tanto desde la pantalla listado del módulo (seleccionando el registro) como desde dentro del propio registro.

Nota

La primera vez que generas un informe, los campos aparecen cumplimentados con lo parametrizado en Configuración > Plantillas de informe. A partir de la segunda vez que generas el mismo informe sobre el mismo registro, el programa recupera las condiciones de la generación anterior.

Campos del formulario de generación

Campo	Descripción
Notificarme por correo cuando el informe esté generado	Al marcarlo, el programa te notifica por correo electrónico cuando el informe esté generado.
Firmar el informe digitalmente	Debe estar siempre marcado para que el informe se envíe a las personas que firman.
Enviar el informe vía email	Debe estar siempre marcado para que el informe se envíe a las personas que firman.
Firmas	Personas que deben firmar el informe. Se cumplimenta automáticamente si la plantilla seleccionada dispone de esta información; en caso contrario, debes añadirlas manualmente.
Ámbitos de distribución	Personas que deben recibir el acuse de recibo una vez el informe esté firmado por todos los firmantes. Se cumplimenta automáticamente si la plantilla lo prevé.

Precaución

Los checks Firmar el informe digitalmente y Enviar el informe vía email deben estar siempre marcados. Si están desmarcados, el informe no se envía a las personas que aplican.

Cómo añadir personas al apartado «Firmas»

Si el apartado Firmas no se cumplimenta automáticamente:

1. Haz clic en Nuevo.
2. En el campo Nombre, indica el título que quieres que aparezca delante del nombre del firmante (por ejemplo «Aprobado por», «Firmado por»).
3. Busca y selecciona la persona en el campo Persona.
4. Haz clic en Aceptar.

Consejo

Si rellenas el campo Cargo, igualmente debes seleccionar el empleado concreto para que se envíe el informe. Al seleccionar el cargo, solo aparecerán los empleados que ocupen ese cargo, y en el informe se incluirá el nombre del cargo en el apartado de la firma.

Cómo configurar los ámbitos de distribución

Al añadir contenido en Ámbitos de distribución (un ámbito, equipo / instalación, actividad, cargo o empleado), el programa enviará el informe en diferido a quien corresponda cuando esté firmado por todas las personas indicadas en Firmas.

Precaución

Los correos con los informes se generan en diferido: no se envían al momento, sino tras el proceso nocturno. Los destinatarios los recibirán al día siguiente de la generación del informe.

Flujo común para firmar un informe

Una vez generado el informe, los firmantes lo reciben por correo electrónico y siguen estos pasos:

1. Entra en el buzón de correo electrónico y haz clic en Ver documento.
2. Haz clic en Aceptar y firmar.
3. Realiza la firma directamente en el recuadro y haz clic en Firmar.

SmartOSH mostrará un aviso indicando que la operación ha quedado registrada.

Consejo

En la pantalla de firma también puedes visualizar el documento desde la propia pantalla o descargarlo antes de firmarlo.

Particularidades por módulo

Los siguientes apartados destacan únicamente las diferencias específicas de cada módulo respecto al flujo común descrito arriba.

Cuestionarios

Acceso: Cuestionarios > Cuestionarios > [seleccionar el cuestionario] > Generar informe.

Modelos de informe disponibles:

• Impresión de cuestionario con acciones.
• Impresión de cuestionario con portada.
• Informe de Evaluación de riesgos por cuestionario.

Consejo

Configuración habitual de un informe de cuestionario: en el apartado Firmas se incluye a las personas que han interactuado en la gestión del cuestionario (incluido el responsable), y en Ámbitos de distribución únicamente al responsable.

Accidentes

Acceso: Accidentes > Investigaciones de accidente / incidente > [seleccionar la investigación] > Generar informe.

Modelo de informe disponible:

• Investigación de accidente / incidente (es el único modelo).

Consejo

Configuración habitual de un informe de investigación: en el apartado Firmas se incluyen las personas que han participado en la gestión de la investigación (por ejemplo, la persona que la ha investigado y la persona afectada), y en Ámbitos de distribución únicamente la persona que ha realizado la investigación.

Formación e información

Para firmar el certificado de realización de una acción formativa, el flujo se gestiona desde el módulo de Formación e información, que tiene su propio procedimiento específico.

Nota

Consulta la documentación del módulo de Formación e información para los pasos detallados del certificado de realización de acción formativa.

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Fuente: DM-SO-23-008 «Cómo generar y firmar un informe», versión 1, 14/04/2023.