Informes y adjuntos del módulo de EPIS

El módulo de EPIS dispone de tres informes y de un sistema común de adjuntos con firma y distribución que se reutiliza en todas las pantallas que lo incorporan.

Tipos de informe

Justificante de entrega de EPI

Se genera automáticamente al cambiar el estado de la necesidad de EPI a «Entregado». Contiene la información básica del empleado y sus puestos de trabajo, del EPI entregado y de las condiciones de uso y particulares.

Aparece por defecto el apartado de firma del empleado: no necesitas crear la firma manualmente. Puede firmarse:

• Vía correo electrónico.
• Vía web, mediante la operación Firmar justificante de entrega.
• En papel.

Justificante de entrega de EPI (tabla)

Idéntico al anterior en cuanto al momento de generación y a las opciones de firma, pero con la información presentada en formato de tabla y sin las condiciones de uso y particulares.

Justificante de entrega de EPIS por empleado

Se genera manualmente desde la pantalla detalle o listado de Empleados del módulo de Organización. Recoge la información básica del empleado, sus puestos de trabajo y todos los EPIs entregados y firmados hasta el momento (en sus versiones más actuales). Recupera las firmas digitalizadas del empleado.

Cómo generar un informe

Los tres informes comparten el mismo flujo de generación.

Justificante de entrega de EPI / Justificante de entrega de EPI (tabla)

Puedes generarlo desde dos sitios:

• Pantalla listado «Necesidades de EPI»: selecciona el registro y haz clic en Generar informe.
• Pantalla detalle «Necesidad de EPI»: haz clic en Generar informe.

Las opciones disponibles al generar son:

• Modelo de informe: selecciona Justificante de entrega de EPI o Justificante de entrega de EPI (tabla) según corresponda.
• Notificarme por correo cuando el informe esté generado: recibirás un correo cuando el informe se haya generado.
• Firmar el informe digitalmente: permite que el informe se firme digitalmente.
• Enviar el informe vía email: el programa realiza un envío en diferido del informe al empleado.
• Ámbitos de distribución y Firmas: no aplican para estos informes.

Justificante de entrega de EPIS por empleado

Se genera desde el módulo de Organización:

• Pantalla listado «Empleados»: selecciona uno o varios empleados y haz clic en Generar informe.
• Pantalla detalle «Empleado»: haz clic en Generar informe.

Solo aplican las opciones Modelo de informe y Notificarme por correo cuando el informe esté generado. La aplicación recupera las firmas del empleado para las necesidades con estado «Completado» más actuales.

Comportamiento de los adjuntos

Desde cualquier pestaña Adjuntos del módulo puedes:

• Adjuntar imágenes y/o documentos que aporten información al registro.
• Consultar adjuntos generados automáticamente o añadidos manualmente.
• Crear firmas y ámbitos de distribución sobre cualquier adjunto en formato PDF.

Cómo adjuntar imágenes o documentos

1. Accede a la pestaña Adjuntos y haz clic en Nuevo.
2. Indica el Nombre descriptivo y selecciona el archivo desde Examinar.
3. Haz clic en Aceptar y luego en Guardar.

Nota

Para la acción de adjuntar, el resto de campos no son obligatorios.

Cómo consultar adjuntos

1. Accede a la pestaña Adjuntos.
2. Haz clic en el icono de descargar del registro correspondiente.

El archivo se descarga automáticamente a tu equipo.

Cómo crear firmas sobre un adjunto PDF

1. Accede a la pestaña Adjuntos y haz clic en Nuevo.
2. Indica el Nombre descriptivo y selecciona el documento PDF desde Examinar.
3. Una vez adjuntado, haz clic en Firmas > Nuevo.
4. Cumplimenta el campo Nombre (título de la persona que firmará: «Aprobado por», «Elaborado por», «Firmado por», etc.) e indica quién firma. Haz clic en Aceptar.
5. Haz clic en Guardar en la pantalla del registro.

Consejo

• El campo Cargo envía el documento a firmar a todos los empleados con ese cargo.
• El campo Persona envía el documento al empleado seleccionado.
• El campo Orden (autocumplimentado a 1) define el orden de firma. Para que todos los firmantes lo reciban a la vez, deja el valor en 1.
• Al indicar las personas que deben firmar, el programa marca automáticamente Firmar el informe digitalmente y Enviar el informe vía email, y genera un envío en diferido.

Precaución

El check Firma con aceptación/rechazo permite al firmante aceptar y firmar o rechazar el documento indicando un motivo. Si se rechaza:

• Se cancelan las firmas siguientes.
• Se inactiva el adjunto.
• Se genera un aviso SmartStatus a quien adjuntó el documento para que vuelva a adjuntar uno nuevo.

Cómo distribuir un documento firmado

Una vez configuradas las firmas:

1. Haz clic en Ámbitos de distribución > Nuevo.
2. Cumplimenta el ámbito de distribución y haz clic en Aceptar.
3. Haz clic en Guardar.

El programa enviará el documento automáticamente a las personas del ámbito una vez se haya firmado por todos los indicados.

Consejo

El check Distribuir para empleados futuros distribuye el documento automáticamente a los nuevos empleados (la aplicación considera nuevo empleado a aquel que se asigna a un puesto de trabajo).

Cómo seleccionar un circuito de firmas

Si tu organización tiene circuitos de firma predefinidos:

1. En Adjuntos > Nuevo, indica Nombre descriptivo y selecciona el documento PDF.
2. Haz clic en Firmas y selecciona el Circuito de firmas que quieras usar.
3. Haz clic en Aceptar y luego en Guardar.

El programa cumplimentará automáticamente las pestañas Firmas y Ámbitos de distribución.

Composición de los adjuntos

Toda pestaña Adjuntos contiene los siguientes apartados:

• Tipo de documento: clasifica el adjunto, también para uso en el módulo CAE.
• Nombre descriptivo: título del adjunto.
• Archivo: la imagen o documento.
• Notas: comentarios sobre el adjunto.
• Firmar el informe digitalmente y Enviar el informe vía email: checks de acción.
• Pestañas Detalles, Solicitudes, Envíos, CAE, Firmas, Plantillas donde incluir, Informes, Audit, Ámbitos de distribución, Personas a las que debe distribuirse.
• SmartStatus: avisos generados automáticamente para este adjunto.

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Fuente: M-SO-20-19-01 «Manual de uso EPIS», versión 1, 21/12/2020.